PAGE通信管道工程檔案制度一、總則（一）目的為加強通信管道工程檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為通信管道工程建設(shè)、維護、管理及相關(guān)決策提供依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司承擔(dān)的所有通信管道工程檔案的管理，包括新建、改建、擴建通信管道工程以及相關(guān)附屬設(shè)施建設(shè)項目檔案的管理。（三）基本原則1.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映通信管道工程建設(shè)全過程的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：涵蓋工程從規(guī)劃、設(shè)計、施工到竣工驗收等各個環(huán)節(jié)形成的各類文件資料，保證檔案的全面性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案記錄應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)、圖表、文字等信息應(yīng)清晰、規(guī)范，符合工程實際。4.系統(tǒng)性原則：對檔案進行科學(xué)分類、整理和編目，使其具有內(nèi)在的邏輯性和連貫性，便于查找和利用。5.及時性原則：工程建設(shè)過程中形成的各類文件資料應(yīng)及時收集、整理和歸檔，確保檔案的時效性。（四）管理職責(zé)1.公司檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善通信管道工程檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。指導(dǎo)、協(xié)調(diào)各部門做好工程檔案的收集、整理、歸檔工作。負(fù)責(zé)通信管道工程檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的接收、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.工程建設(shè)部門負(fù)責(zé)組織本部門人員學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)規(guī)定，明確工程建設(shè)過程中各環(huán)節(jié)的檔案管理職責(zé)。負(fù)責(zé)督促、檢查工程建設(shè)項目各參建單位的檔案收集、整理工作，確保檔案資料的及時、準(zhǔn)確和完整。負(fù)責(zé)審核、匯總本部門形成的工程檔案，并按時向公司檔案管理部門移交。3.工程設(shè)計部門負(fù)責(zé)收集、整理工程設(shè)計階段形成的各類文件資料，包括設(shè)計任務(wù)書、初步設(shè)計、施工圖設(shè)計等文件。對設(shè)計變更文件進行及時整理和歸檔，并確保變更內(nèi)容與原設(shè)計文件的關(guān)聯(lián)性和準(zhǔn)確性。按規(guī)定向公司檔案管理部門移交設(shè)計檔案。4.工程施工部門負(fù)責(zé)在工程施工過程中及時收集、整理施工過程中形成的各類文件資料，包括施工組織設(shè)計、施工日志、技術(shù)交底、工程變更通知、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件等。負(fù)責(zé)將施工過程中形成的檔案資料按要求分類整理，確保檔案的完整性和規(guī)范性。在工程竣工后，將整理好的施工檔案移交至公司檔案管理部門。5.工程監(jiān)理部門負(fù)責(zé)對工程建設(shè)全過程進行監(jiān)理，并形成相應(yīng)的監(jiān)理檔案，包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報、監(jiān)理日志、工程質(zhì)量評估報告等。監(jiān)督檢查各參建單位的檔案管理工作，對不符合檔案管理要求的行為及時提出整改意見。在工程竣工后，將監(jiān)理檔案移交至公司檔案管理部門。二、檔案的收集與整理（一）收集要求1.全面性：各部門應(yīng)按照檔案管理要求，全面收集通信管道工程建設(shè)過程中形成的各類文件資料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等。2.準(zhǔn)確性：收集的文件資料應(yīng)真實、準(zhǔn)確反映工程實際情況，數(shù)據(jù)、圖表、簽字蓋章等應(yīng)齊全、有效。3.及時性：在工程建設(shè)過程中，各部門應(yīng)及時收集本部門形成的文件資料，并在規(guī)定時間內(nèi)移交至相關(guān)部門或公司檔案管理部門。（二）收集范圍1.工程前期文件項目立項批復(fù)、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等。建設(shè)用地規(guī)劃許可證、土地使用證等相關(guān)土地手續(xù)文件。工程勘察報告、設(shè)計委托書等設(shè)計前期文件。2.工程設(shè)計文件初步設(shè)計文件、施工圖設(shè)計文件及設(shè)計變更文件。設(shè)計會審記錄、設(shè)計交底文件等。3.工程施工文件施工組織設(shè)計、施工方案、施工技術(shù)交底記錄。施工日志、工程進度報表、工程質(zhì)量檢驗記錄。材料設(shè)備的質(zhì)量證明文件、檢驗報告、產(chǎn)品說明書等。工程變更通知、工程洽商記錄、隱蔽工程驗收記錄。施工單位資質(zhì)證書、人員資質(zhì)證書等相關(guān)文件。4.工程監(jiān)理文件監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報、監(jiān)理日志。工程質(zhì)量監(jiān)理文件、工程進度監(jiān)理文件、工程費用監(jiān)理文件。監(jiān)理工作總結(jié)、工程質(zhì)量評估報告等。5.工程竣工驗收文件工程竣工驗收申請報告、竣工驗收備案表。工程竣工驗收報告、工程質(zhì)量檢驗報告、工程竣工決算報告。工程竣工圖（包括管道平面圖、剖面圖、系統(tǒng)圖等）。工程質(zhì)量保修書、使用說明書等相關(guān)文件。（三）整理要求1.分類科學(xué)：按照通信管道工程檔案的形成階段、文件性質(zhì)等進行科學(xué)分類，一般可分為工程前期文件、工程設(shè)計文件、工程施工文件、工程監(jiān)理文件、工程竣工驗收文件等類別。2.編號規(guī)范：對每一份檔案文件進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編號可采用分類編號與流水編號相結(jié)合的方式，如“GDQQ001”，其中“GD”表示通信管道工程，“QQ”表示工程前期文件類別，“001”表示該類別下的第1份文件。3.裝訂整齊：對紙質(zhì)文件進行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字，便于查閱。4.編目清晰：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括序號、文件編號、文件題名、日期、頁號、備注等內(nèi)容，確保目錄與檔案內(nèi)容一一對應(yīng)，便于查找和核對。三、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.定期歸檔：各部門應(yīng)在工程建設(shè)過程中按階段及時整理檔案，并在規(guī)定時間內(nèi)歸檔。一般工程前期文件在項目立項后歸檔，工程設(shè)計文件在設(shè)計完成后歸檔，工程施工文件在每月末或每完成一個重要施工節(jié)點后歸檔，工程監(jiān)理文件隨工程進度同步歸檔，工程竣工驗收文件在工程竣工驗收合格后一個月內(nèi)歸檔。2.完整歸檔：歸檔的檔案應(yīng)確保齊全、完整，不得遺漏重要文件資料。對同一文件的不同版本、不同載體形式應(yīng)一并歸檔。3.規(guī)范歸檔：歸檔的檔案應(yīng)按照整理要求進行分類、編號、編目，并填寫檔案移交清單，一式兩份，交接雙方簽字確認(rèn)。（二）保管期限通信管道工程檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：涉及工程建設(shè)重要決策、重大變更、關(guān)鍵技術(shù)資料以及對公司具有長期利用價值的文件資料，如項目立項批復(fù)、可行性研究報告、工程竣工驗收報告、工程竣工圖等，應(yīng)永久保管。2.長期保管：對工程建設(shè)具有一定歷史價值和參考價值，在較長時間內(nèi)仍需利用的文件資料，保管期限一般為3年至10年，如工程設(shè)計變更文件、工程質(zhì)量檢驗記錄、監(jiān)理月報等。3.短期保管：對工程建設(shè)僅在短期內(nèi)具有參考價值的文件資料，保管期限一般為1年至3年，如工程進度報表、施工日志等。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保紙質(zhì)檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.電子檔案保管：建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行分類存儲、備份和管理。電子檔案應(yīng)采用多種存儲介質(zhì)進行備份，如磁帶、光盤、硬盤等，并定期進行檢查和維護，確保電子檔案的可讀性和完整性。同時，應(yīng)制定電子檔案的安全管理制度，防止電子檔案的丟失、損壞和泄密。3.聲像檔案保管：對工程建設(shè)過程中形成聲像資料，如照片、錄像等，應(yīng)進行整理、編目，并刻錄成光盤或存儲在電子檔案管理系統(tǒng)中進行保管。聲像檔案應(yīng)注明拍攝時間、地點、內(nèi)容等信息，以便于查找和利用。四、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定：公司檔案管理部門應(yīng)定期對通信管道工程檔案進行鑒定，一般每5年進行一次全面鑒定。2.價值鑒定：根據(jù)檔案的保管期限、歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行價值評估，確定檔案的存毀。3.集體鑒定：成立檔案鑒定小組，由公司檔案管理部門、工程建設(shè)部門、工程設(shè)計部門、工程監(jiān)理部門等相關(guān)人員組成，對檔案進行集體鑒定，確保鑒定結(jié)果的客觀、公正。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.保管期限已滿且無利用價值的檔案：經(jīng)鑒定小組確認(rèn)，保管期限已滿且在今后工作中不再具有參考價值的檔案，可予以銷毀。2.重復(fù)文件或已被替代的文件：對內(nèi)容重復(fù)、已被新的文件替代且無保存必要的檔案，可進行銷毀。3.失去真實性、完整性或準(zhǔn)確性的檔案：對因保管不善、記錄錯誤等原因?qū)е率フ鎸嵭?、完整性或?zhǔn)確性的檔案，應(yīng)進行銷毀。（三）銷毀程序1.編制銷毀清單：檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一登記，編制銷毀清單，清單應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。2.審批：銷毀清單經(jīng)公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.銷毀實施：經(jīng)批準(zhǔn)后，由公司檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀工作。銷毀紙質(zhì)檔案時，應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進行徹底銷毀；銷毀電子檔案時，應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)刪除軟件進行徹底刪除，并對存儲介質(zhì)進行物理銷毀。4.監(jiān)銷：銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)，確保銷毀工作的徹底性和合規(guī)性。5.記錄存檔：銷毀工作完成后，將銷毀清單及監(jiān)銷記錄等相關(guān)資料進行整理歸檔，以備查考。五、檔案的利用與保密（一）利用原則1.合法合規(guī)：檔案利用應(yīng)遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，確保檔案利用的合法性和合規(guī)性。2.服務(wù)為本：以服務(wù)公司工程建設(shè)、維護、管理及相關(guān)決策為宗旨，積極為公司各部門和人員提供檔案利用服務(wù)。3.規(guī)范有序：建立規(guī)范的檔案利用流程，嚴(yán)格履行檔案查閱、借閱、復(fù)制等手續(xù)，確保檔案利用工作的有序進行。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到公司檔案管理部門查閱。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請表提供相應(yīng)的檔案，并對查閱過程進行監(jiān)督。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案，按時歸還檔案。3.復(fù)制：如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請表，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，由檔案管理部門指定專人進行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明“復(fù)制件”字樣。（三）保密措施1.人員管理：加強對檔案管理人員的保密教育，提高保密意識，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.環(huán)境管理：檔案庫房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進入。檔案查閱、借閱場所應(yīng)相對獨立，并采取必要的保密措