PAGE建業(yè)集團檔案管理制度一、總則（一）目的為加強建業(yè)集團檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在集團各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于建業(yè)集團總部及所屬各子公司、分公司。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指建業(yè)集團在各項經營、管理活動中直接形成的，對集團具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則集團檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由集團綜合管理部負責統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調和監(jiān)督指導集團檔案管理工作。各子公司、分公司應設立相應的檔案管理機構或配備專人負責檔案管理工作，并接受集團綜合管理部的業(yè)務指導。2.真實性原則檔案應如實反映集團各項活動的真實情況，確保檔案內容的真實性和可靠性。3.完整性原則檔案管理應涵蓋集團經營、管理活動的全過程，保證檔案資料的全面、完整，避免遺漏重要信息。4.安全性原則加強檔案的安全保護措施，確保檔案實體和信息的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.便于利用原則檔案管理應便于檔案的收集、整理、保管和查閱利用，提高檔案的利用效率，為集團各項工作提供有效的支持。二、檔案管理機構及職責（一）集團綜合管理部1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定集團檔案管理制度和工作規(guī)劃，并組織實施。2.負責集團各類檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、整理、保管和統(tǒng)計集團總部及所屬各單位移交的檔案資料。3.指導和監(jiān)督各子公司、分公司的檔案管理工作，定期組織檔案工作檢查和考核。4.負責檔案信息資源的開發(fā)利用，為集團各項工作提供檔案查詢、借閱等服務。5.組織開展檔案信息化建設，推進檔案管理的現(xiàn)代化、數字化進程。6.負責檔案管理人員的業(yè)務培訓和繼續(xù)教育，提高檔案管理隊伍的整體素質。（二）各子公司、分公司檔案管理機構1.貫徹執(zhí)行集團檔案管理制度，制定本單位檔案管理實施細則，并組織實施。2.負責收集、整理、保管和統(tǒng)計本單位在各項經營、管理活動中形成的檔案資料，定期向集團綜合管理部移交應歸檔的檔案。3.為本單位各項工作提供檔案查詢、借閱等服務，積極開發(fā)利用檔案信息資源。4.配合集團綜合管理部做好檔案工作檢查、考核及其他相關工作。（三）檔案管理人員職責1.認真貫徹執(zhí)行檔案管理法律法規(guī)和集團檔案管理制度，嚴格遵守檔案管理工作紀律。2.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案的完整、準確和系統(tǒng)。3.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管狀況，采取有效措施防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.積極開展檔案信息資源開發(fā)利用工作，為集團各項工作提供及時、準確的檔案信息服務。5.負責檔案管理系統(tǒng)的操作和維護，確保檔案數據的安全和完整。6.參與檔案鑒定、銷毀等工作，按照規(guī)定程序做好相關記錄。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類建業(yè)集團檔案分為以下十大類：1.行政管理類包括集團行政公文、會議文件、工作計劃與總結、規(guī)章制度、證照印章、大事記等。2.人力資源類涵蓋員工招聘、培訓、考核、薪酬福利、勞動合同、人事檔案等方面的文件資料。3.財務審計類包含財務預算、決算、會計憑證、賬簿、審計報告、稅務資料等。4.市場營銷類涉及市場調研、營銷策劃、廣告宣傳、客戶資料、銷售合同等檔案。5.工程管理類包括工程項目規(guī)劃、設計圖紙、施工組織設計、工程變更、竣工驗收等文件。6.物資采購類有物資采購計劃與合同、供應商資料、采購招投標文件、物資驗收記錄等。7.質量管理類涵蓋質量標準、質量檢驗報告、質量事故處理記錄等檔案。8.安全管理類包括安全管理制度、安全檢查記錄、安全事故報告與處理等文件。9.企業(yè)文化類涉及企業(yè)發(fā)展歷程、榮譽獎項、文化活動資料、企業(yè)形象宣傳資料等。10.其他類不屬于上述九類的其他檔案，如特殊項目資料、臨時交辦任務形成的文件等。（二）檔案編號1.檔案編號采用“年度類別流水號”的結構。2.年度：用四位阿拉伯數字表示，如“2023”。3.類別：用大寫字母表示檔案分類中的大類，如“A”代表行政管理類，“B”代表人力資源類等。4.流水號：用四位阿拉伯數字表示，從“0001”開始依次編號。例如，2023年行政管理類的第一份檔案編號為“2023A0001”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.集團總部及所屬各單位在各項經營、管理活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等材料。2.集團與外部單位簽訂的各類合同、協(xié)議、合作項目文件等。3.上級主管部門下發(fā)的與集團相關的文件、通知、指示等。4.集團內部各部門之間往來的文件、函件等。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責文件資料的收集工作，確保文件資料的及時、完整收集。2.對重要文件資料應實行雙套制收集，即同時保存紙質文件和電子文件。3.收集的文件資料應保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或銷毀。（三）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和手工檢索。（四）整理方法1.文書檔案的整理按照年度保管期限機構（問題）進行分類。對每份文件進行編號、編目，填寫文件目錄。將文件材料按照順序排列，裝訂成冊，并在每份文件首頁加蓋歸檔章。2.科技檔案的整理按照項目進行分類，每個項目下再按照文件形成階段進行排列。對項目文件進行編號、編目，繪制項目文件目錄和歸檔圖。建立項目檔案卷內目錄和備考表。3.會計檔案的整理按照會計年度進行分類，分為會計憑證、會計賬簿、財務報告等類別。對會計憑證進行裝訂，填寫憑證封面和脊背。對會計賬簿、財務報告等進行整理，編制目錄。五、檔案的保管（一）保管場所1.集團應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護設施。2.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.檔案應按照分類編號順序上架存放，便于查找和管理。2.對紙質檔案應采用密集架存放，對電子檔案應進行備份存儲，并定期進行數據維護。3.對重要、珍貴的檔案應采取特殊的保管措施，如專柜存放、復制備份等。（三）保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案集團年度財務決算報表。集團重要會議記錄、決議、決定等文件。集團重大項目的立項、審批、驗收等文件。集團與外部單位簽訂的具有長期法律效力的合同、協(xié)議等。2.長期保管的檔案集團一般性會議文件、工作計劃與總結等。集團員工人事檔案。集團財務審計報告、稅務資料等。集團市場營銷、工程管理、物資采購等方面的重要文件。保管期限為30年。3.短期保管的檔案集團一般性文件、臨時性通知等。集團內部各部門之間往來的一般性函件。保管期限為10年。（四）檔案清查1.集團綜合管理部應定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，每季度進行一次局部清查。2.清查內容包括檔案的數量、質量、保管狀況等，對清查中發(fā)現(xiàn)的問題應及時進行處理。3.清查結束后應編制檔案清查報告，上報集團領導。六、檔案的利用（一）利用范圍1.集團內部各部門因工作需要查閱檔案。2.集團員工因個人權益維護等需要查閱本人人事檔案。3.外部單位因工作需要查閱集團相關檔案，須經集團綜合管理部批準并辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱集團內部人員查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。外部單位查閱檔案，須持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請表》，經集團綜合管理部負責人批準后，方可查閱。2.借閱因工作需要借閱檔案的人員，應填寫《檔案借閱申請表》，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、偽造或擅自銷毀檔案。3.復制如需復制檔案，應填寫《檔案復制申請表》，經檔案管理部門負責人批準后，由檔案管理人員進行復制。復制的檔案應加蓋檔案管理部門印章，并注明用途。（三）利用登記檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復制等情況進行詳細記錄，包括利用時間、利用人姓名、部門、利用內容、歸還時間等。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應遵循全面審查、區(qū)別對待、準確判定的原則，確保鑒定結果的科學性和準確性。（二）鑒定組織集團成立檔案鑒定工作小組，由集團綜合管理部負責人擔任組長，成員包括檔案管理人員、相關業(yè)務部門人員等。檔案鑒定工作小組負責制定檔案鑒定標準和工作方案，組織開展檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對每份檔案進行逐件審查，根據檔案的內容、來源、價值等因素，確定其保管期限和存毀價值。2.分析判斷法對檔案進行綜合分析，結合集團發(fā)展戰(zhàn)略、業(yè)務需求等因素，判斷檔案的現(xiàn)實利用價值和歷史保存價值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行審核，提出銷毀意見，報集團領導批準。2.經批準銷毀的檔案，應編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、編號、數量、保管期限等內容。3.檔案銷毀應在指定地點進行，由檔案管理部門和相關業(yè)務部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。4.銷毀后的檔案應及時在檔案管理系統(tǒng)中進行注銷，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。八、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門應及時將形成的電子文件收集整理，按照檔案分類編號規(guī)則進行分類和編號。2.電子文件應采用通用格式存儲，確保其可讀性和可利用性。3.對電子文件應進行元數據采集，包括文件的題名、日期、作者、格式等信息，以便于管理和檢索。（二）電子檔案的存儲與備份1.電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，確保存儲環(huán)境的安全可靠。2.對重要的電子檔案應進行備份，備份方式可采用磁帶備份、光盤備份、異地存儲等。3.定期對電子檔案進行數據維護，檢查數據的完整性和可用