PAGE團(tuán)組織檔案保管制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)團(tuán)組織檔案管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)各級(jí)團(tuán)組織檔案的管理。（三）定義1.團(tuán)組織檔案：指本公司/組織內(nèi)各級(jí)團(tuán)組織在工作活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。2.檔案保管：對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、存儲(chǔ)、保護(hù)等一系列工作，以維護(hù)檔案的真實(shí)性、完整性和可用性。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：團(tuán)組織檔案由公司/組織指定的專(zhuān)門(mén)部門(mén)或人員集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映團(tuán)組織的工作活動(dòng)情況，不得篡改、偽造檔案。3.完整性原則：全面收集、整理團(tuán)組織在各個(gè)階段形成的各類(lèi)檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：對(duì)涉及黨和國(guó)家機(jī)密、公司/組織商業(yè)秘密以及團(tuán)員個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格保密，防止泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理部門(mén)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)公司/組織設(shè)立專(zhuān)門(mén)的團(tuán)組織檔案管理室，負(fù)責(zé)團(tuán)組織檔案的集中管理。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.建立健全檔案管理制度，制定檔案保管期限表，對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全。3.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱登記和催還工作，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。4.對(duì)破損、褪色、變質(zhì)等檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的可讀性和完整性。5.參與檔案的鑒定和銷(xiāo)毀工作，對(duì)已到保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)后實(shí)施銷(xiāo)毀。6.負(fù)責(zé)檔案管理信息化建設(shè)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和利用水平。7.開(kāi)展檔案編研工作，根據(jù)工作需要，編寫(xiě)檔案參考資料，為公司/組織的決策和工作提供參考依據(jù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)團(tuán)組織下發(fā)的文件、通知、指示、批復(fù)等。2.本公司/組織各級(jí)團(tuán)組織的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.團(tuán)組織開(kāi)展各類(lèi)活動(dòng)的方案、記錄、照片、視頻、音頻等資料。4.團(tuán)員花名冊(cè)、團(tuán)員檔案（包括入團(tuán)申請(qǐng)書(shū)、入團(tuán)志愿書(shū)、團(tuán)員證等）。5.團(tuán)干部任免文件、考核材料、培訓(xùn)記錄等。6.團(tuán)組織表彰獎(jiǎng)勵(lì)和處分的文件、材料。7.與其他單位團(tuán)組織的往來(lái)信函、合作協(xié)議等。8.其他具有保存價(jià)值的團(tuán)組織檔案資料。（二）收集要求1.各部門(mén)和團(tuán)員個(gè)人應(yīng)及時(shí)將應(yīng)歸檔的文件材料移交檔案管理部門(mén)，不得據(jù)為己有或拖延移交。2.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，不得隨意裁剪、涂改、損毀。3.對(duì)收集到的零散文件材料，應(yīng)進(jìn)行初步整理，確保其齊全、完整，并按照一定的邏輯順序排列。（三）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案的形成來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素，將檔案分為文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等類(lèi)別。文書(shū)檔案可進(jìn)一步細(xì)分為上級(jí)文件、本級(jí)文件、下級(jí)文件等；業(yè)務(wù)檔案可根據(jù)不同的業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行分類(lèi)，如組織建設(shè)、團(tuán)員管理、活動(dòng)開(kāi)展等；聲像檔案可按照載體形式分為照片檔案、視頻檔案、音頻檔案等；實(shí)物檔案可根據(jù)物品類(lèi)別分為證書(shū)、獎(jiǎng)牌、紀(jì)念品等。2.編號(hào)：對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則。例如，文書(shū)檔案編號(hào)可采用年度保管期限流水號(hào)的形式，如“2023永久001”表示2023年形成的永久保管的第1份文書(shū)檔案。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項(xiàng)目，以便于查閱和檢索。檔案目錄應(yīng)打印成冊(cè)，并建立電子目錄，方便利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行查詢(xún)。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，不得損壞文件內(nèi)容。對(duì)于紙張規(guī)格不一致的文件，應(yīng)進(jìn)行折疊或粘貼處理，使其大小一致。5.裝盒：將裝訂好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類(lèi)別、編號(hào)、年度等信息。檔案盒應(yīng)按照編號(hào)順序排列上架，便于存放和查找。四、檔案的保管與保護(hù)（一）保管環(huán)境1.檔案管理室應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠的房間作為庫(kù)房。庫(kù)房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)防鼠設(shè)施等，確保檔案的安全保管。3.檔案架應(yīng)堅(jiān)固耐用，排列整齊有序，便于檔案的存放和查找。檔案架應(yīng)與墻壁保持一定距離，以利于通風(fēng)和防潮。（二）檔案存放1.按照檔案的類(lèi)別、編號(hào)順序，將檔案存放在檔案架上。不同類(lèi)別的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，不得混放。2.對(duì)珍貴、易損的檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專(zhuān)柜存放、密封保存、定期檢查等。3.電子檔案應(yīng)按照存儲(chǔ)介質(zhì)的類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)存放，并建立相應(yīng)的存儲(chǔ)目錄和索引，便于查找和管理。電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案保護(hù)措施1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，一般每年至少進(jìn)行一次全面檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等。2.對(duì)破損、褪色、變質(zhì)等檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。修復(fù)檔案應(yīng)采用科學(xué)合理的方法，確保檔案內(nèi)容不受損害。復(fù)制檔案應(yīng)保證與原件內(nèi)容一致，并注明復(fù)制日期、復(fù)制人員等信息。3.做好檔案的防蟲(chóng)、防鼠工作，定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行清掃，保持庫(kù)房清潔衛(wèi)生。在庫(kù)房?jī)?nèi)放置防蟲(chóng)、防鼠藥品，但應(yīng)注意避免對(duì)檔案造成污染。4.加強(qiáng)對(duì)檔案管理室的安全保衛(wèi)工作，安裝防盜門(mén)窗、監(jiān)控設(shè)備等，防止檔案被盜、被搶。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守安全管理制度，不得擅自離崗，確保檔案管理室的安全。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱團(tuán)組織檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門(mén)查閱。2.涉及黨和國(guó)家機(jī)密、公司/組織商業(yè)秘密以及團(tuán)員個(gè)人隱私的檔案，查閱時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定辦理審批手續(xù)，經(jīng)公司/組織保密部門(mén)或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。3.外單位人員因工作需要查閱本公司/組織團(tuán)組織檔案的，應(yīng)持單位介紹信，填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照、傳播檔案內(nèi)容。（二）借閱手續(xù)1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱團(tuán)組織檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案一般不得超過(guò)規(guī)定的期限，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，不得拖延。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、污損，不得擅自復(fù)制、拍照、傳播檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門(mén)，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.外單位人員因工作需要借閱本公司/組織團(tuán)組織檔案的，除按照上述查閱手續(xù)辦理審批外，還應(yīng)與檔案管理部門(mén)簽訂《檔案借閱保密協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保檔案的安全和保密。（三）查閱、借閱登記檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案查閱、借閱登記制度，對(duì)查閱、借閱檔案的人員、時(shí)間、內(nèi)容、期限等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄，并定期進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和核對(duì)。查閱、借閱登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢(xún)。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。2.鑒定檔案價(jià)值時(shí)，應(yīng)從檔案的形成背景、內(nèi)容、形式等方面進(jìn)行綜合考慮，既要考慮檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值，也要考慮其歷史保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員、檔案管理人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷(xiāo)毀范圍。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)每一份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、形式等因素，判斷其價(jià)值大小和保管期限。2.分析比較法：將檔案與同類(lèi)檔案進(jìn)行比較分析，了解其在同類(lèi)檔案中的地位和作用，從而確定其價(jià)值。3.效益評(píng)估法：從檔案利用的實(shí)際效益出發(fā)，評(píng)估檔案的價(jià)值，對(duì)于利用率極低、無(wú)保存價(jià)值的檔案，可考慮予以銷(xiāo)毀。（四）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映本公司/組織主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本公司/組織、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。如本公司/組織的重要文件、重大活動(dòng)記錄、重要人事任免文件、長(zhǎng)期合同協(xié)議等。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。凡是在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)本公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，可列為定期保管。如一般性的文件材料、短期的工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。（五）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，對(duì)已到保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，注明檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。2.《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底、安全。監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在銷(xiāo)毀現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，并在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。4.檔案銷(xiāo)毀后，應(yīng)將《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》永久保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立團(tuán)組織檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。2.通過(guò)信息化手段，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，為公司/組織內(nèi)部人員提供便捷的檔案查閱和利用服務(wù)。（二）數(shù)字化處理1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于300dpi，確保掃描圖像清晰可讀。掃描后的圖像應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，統(tǒng)一存儲(chǔ)為PDF格式。2.對(duì)電子檔案進(jìn)行整理和分類(lèi)，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，錄入檔案的基本信息，如編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等，以便于查詢(xún)和檢索。3.對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和恢復(fù)測(cè)試，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。（三）信息系統(tǒng)功能1.檔案錄入：檔案管理人員可通過(guò)信息系統(tǒng)錄入檔案的基本信息、掃描圖像等，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理。2.檢索查詢(xún)：用戶(hù)可通過(guò)信息系統(tǒng)輸入關(guān)鍵詞、檔案編號(hào)、題名等信息，快速檢索到所需的檔案。信息系統(tǒng)應(yīng)提供多種檢索方式和檢索途徑，如全文檢索、分類(lèi)檢索、組合檢索等，以滿足不同用戶(hù)的查詢(xún)需求。3.借閱管理：信息系統(tǒng)應(yīng)具備借閱登記、續(xù)借、催還等功能，檔案管理人員可通過(guò)系統(tǒng)對(duì)借閱檔案的人員、時(shí)間、期限等信息進(jìn)行管理和跟蹤。4.權(quán)限管理：信息系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置不同的用戶(hù)權(quán)限，根據(jù)用戶(hù)的工作職責(zé)和權(quán)限范圍，可以查閱、借閱、修改、刪除相應(yīng)的檔案信息。權(quán)限管理應(yīng)嚴(yán)格按照公司/組織的規(guī)定進(jìn)行設(shè)置，確保檔案信息的安全和保密。5.統(tǒng)計(jì)分析：信息系統(tǒng)應(yīng)具備統(tǒng)計(jì)分析功能，可對(duì)檔案的數(shù)量、類(lèi)別、保管期限、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類(lèi)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為檔案管理決策提供