PAGE航空工業(yè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司航空工業(yè)檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，充分發(fā)揮檔案在公司生產、經營、科研、管理等各項活動中的作用，依據國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門、各單位在航空工業(yè)產品研制、生產、經營、管理等活動中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統一管理原則公司檔案實行集中統一管理，由公司檔案管理部門歸口負責，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則檔案應如實反映公司各項活動的真實情況，保證檔案內容的真實性和可靠性。3.完整性原則全面收集、整理公司在各項活動中形成的各類檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、商業(yè)秘密等重要檔案進行保密管理，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案服務質量，便于公司內部各部門及相關人員查閱和利用檔案。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門公司設立專門的檔案管理部門，負責公司檔案管理工作的統籌規(guī)劃、組織協調、監(jiān)督指導和具體實施。其主要職責包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定和完善公司檔案管理制度。2.負責公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎工作。3.建立健全公司檔案管理信息系統，實現檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務水平。4.定期對公司檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案的質量和安全。5.負責組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識和業(yè)務水平。6.提供檔案查閱、借閱、咨詢等服務，積極開發(fā)利用檔案信息資源，為公司生產、經營、科研、管理等活動提供支持。（二）各部門、各單位檔案管理人員各部門、各單位應指定專人負責本部門、本單位檔案的收集、整理、移交等工作，并對檔案的真實性、完整性和準確性負責。其主要職責包括：1.按照公司檔案管理部門的要求，做好本部門、本單位各類檔案的收集、整理工作，確保檔案資料齊全、完整。2.定期將整理好的檔案移交公司檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.配合公司檔案管理部門開展檔案管理工作，提供必要的協助和支持。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為以下十大類：1.黨群工作類包括黨組織建設、黨員管理、思想政治工作、企業(yè)文化建設等方面的檔案。2.行政管理類涵蓋公司行政事務管理、辦公自動化、會議管理、公文處理等方面的檔案。3.經營管理類涉及公司經營決策、市場營銷、財務管理、人力資源管理、物資管理等方面的檔案。4.生產管理類包含公司生產計劃、生產調度、質量管理、設備管理、安全生產等方面的檔案。5.技術管理類主要有公司科研項目管理、技術研發(fā)、工藝設計、技術改造等方面的檔案。6.產品檔案類包括公司航空工業(yè)產品的設計圖紙、技術文件、工藝規(guī)程、質量檢驗報告等方面的檔案。7.基本建設類涉及公司基本建設項目的立項審批、設計文件、施工圖紙、竣工驗收等方面的檔案。8.科研項目類包括公司承擔的各類科研項目的立項申報、研究過程、成果鑒定、知識產權等方面的檔案。9.設備儀器類涵蓋公司設備儀器的購置、安裝調試、使用維護、報廢處置等方面的檔案。10.會計檔案類包括公司會計憑證、會計賬簿、財務報表、審計報告等方面的檔案。（二）檔案編號為便于檔案的管理和查詢，對每類檔案進行編號。編號采用“大類代碼+流水號”的方式，具體編號規(guī)則如下：1.黨群工作類：DQ2.行政管理類：XZ3.經營管理類：JY4.生產管理類：SC5.技術管理類：JS6.產品檔案類：CP7.基本建設類：JS8.科研項目類：KY9.設備儀器類：SB10.會計檔案類：KJ流水號為四位數字，從0001開始依次編號。例如，行政管理類的第一份檔案編號為XZ0001。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍各部門、各單位應按照公司檔案管理部門的要求，及時收集本部門、本單位在各項活動中形成的具有保存價值的文件材料，包括紙質文件、電子文件、圖表、聲像資料等。具體收集范圍如下：1.上級機關下發(fā)的與本公司有關的文件、指示、通知等。2.公司制定的各類規(guī)章制度、工作計劃、工作總結、報告、請示、批復等。3.公司在生產、經營、科研、管理等活動中形成的各類合同、協議、訂單、報表、統計數據等。4.公司航空工業(yè)產品的設計圖紙、技術文件、工藝規(guī)程、質量檢驗報告、試驗記錄等。5.公司基本建設項目的立項審批文件、設計圖紙、施工記錄、竣工驗收報告等。6.公司科研項目的立項申報書、研究報告、成果鑒定證書、知識產權證書等。7.公司設備儀器的購置合同、安裝調試記錄、使用維護手冊、報廢處置文件等。8.公司員工的人事檔案、培訓記錄、考核材料、獎勵處罰文件等。9.公司開展的各類會議、活動的文件、資料、照片、錄像等。10.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門、各單位應明確檔案收集責任人，確保檔案收集工作的及時、準確。2.檔案收集責任人應定期對本部門、本單位的文件材料進行清理和收集，防止文件材料的散失。3.對收集到的文件材料，應進行初步整理，確保文件材料的齊全、完整，并按照檔案分類要求進行分類。4.對于電子文件，應按照公司檔案管理部門規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行整理和存儲，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理方法檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯系，便于保管和利用。具體整理方法如下：1.分類按照檔案分類標準，對收集到的文件材料進行分類，將同一類別的文件材料放在一起。2.編號對每一份文件材料進行編號，編號應與檔案編號系統一致，確保文件材料編號的唯一性。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等信息，以便于查閱和檢索。4.裝訂對紙質文件材料進行裝訂時，應拆除金屬物，采用線裝或膠裝等方式，確保文件材料的整齊、牢固。5.裝盒將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、編號、題名等信息。五、檔案的保管與保護（一）保管場所公司應設立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案。檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。（二）保管設備檔案庫房應配備必要的保管設備，如檔案密集架、溫濕度計、空調、除濕機、防蟲藥品、消防器材等，以滿足檔案保管的需要。（三）檔案上架檔案應按照分類編號順序上架存放，便于查找和管理。檔案上架時，應注意保持檔案的整齊、美觀，避免檔案的損壞和丟失。（四）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。具體劃分標準如下：1.永久保管的檔案凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，應列為永久保管。主要包括公司成立以來的重要文件、決議、決定、章程、制度、歷史沿革、大事記、組織沿革、重要會議記錄、重要合同協議、科研項目成果、產品檔案等。2.長期保管的檔案凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內對公司有查考利用價值的檔案，應列為長期保管。保管期限為16年至50年。主要包括公司年度工作計劃、工作總結、統計報表、一般會議記錄、一般合同協議、設備儀器檔案等。3.短期保管的檔案凡是反映公司短期工作活動，在較短時間內對公司有查考利用價值的檔案，應列為短期保管。保管期限為15年以下。主要包括公司臨時性工作文件、一般性通知、簡報等。（五）檔案鑒定與銷毀1.檔案鑒定公司檔案管理部門應定期對保管期滿的檔案進行鑒定，由檔案鑒定小組負責具體工作。檔案鑒定小組應由檔案管理部門、業(yè)務部門和有關領導組成。鑒定時，應根據檔案的保管期限、價值大小等因素，對檔案進行全面審查，確定檔案的存毀。2.檔案銷毀經鑒定確無保存價值的檔案，應填寫檔案銷毀清冊，報公司主管領導批準后，由檔案管理部門會同有關部門進行銷毀。銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。檔案銷毀清冊應永久保存。六、檔案的利用與服務（一）利用范圍公司內部各部門及相關人員因工作需要，可以查閱、借閱公司檔案。查閱、借閱檔案應遵守公司檔案管理制度，辦理相關手續(xù)。（二）利用方式1.查閱公司員工因工作需要查閱檔案時，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應根據查閱申請表提供檔案，并在查閱現場進行監(jiān)督。查閱檔案時，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等。2.借閱公司員工因工作需要借閱檔案時，應填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限等信息，并提供有效擔保，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、摘錄、傳播檔案內容。借閱期滿后，應及時歸還檔案。（三）檔案信息開發(fā)與利用公司檔案管理部門應積極開展檔案信息開發(fā)與利用工作，通過編寫檔案參考資料、舉辦檔案展覽、提供檔案咨詢服務等方式，為公司生產、經營、科研、管理等活動提供支持。同時，應加強與公司內部各部門及相關單位的溝通與協作，及時了解公司對檔案信息的需求，不斷提高檔案服務質量和水平。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標建立健全公司檔案管理信息系統，實現檔案的收集、整理、分類、編目、存儲、檢索、利用等全過程的信息化管理，提高檔案管理效率和服務水平，為公司數字化轉型提供有力支持。（二）信息化系統功能1.檔案錄入功能實現檔案信息的快速錄入，支持多種格式文件的上傳，確保檔案信息的準確、完整。2.檔案檢索功能提供靈活多樣的檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、責任者等進行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.檔案借閱管理功能實現檔案借閱申請、審批、登記、歸還等全過程的信息化管理，提高借閱管理效率和規(guī)范性。4.檔案統計分析功能對檔案的數量、種類、利用情況等進行統計分析，為公司檔案管理決策提供數據支持。5.系統安全管理功能具備完善的安全防護機制，確保檔案信息的安全，防止數據泄露、篡改等情況發(fā)生。（三）數據備份與恢復定期對檔案管理信息系統中的數據進行備份，備份數據應存儲在安全可靠的介質上，并異地存放。建立數據恢復機制，確保在系統出現故障時能夠及時恢復數據，保證檔案管理工作的正常開展。八、檔案管理人員職責與考核（一）檔案管理人員職責1.認真貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，嚴格遵守檔案管理工作紀律。2.負責公司檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管、保護、利用等。3.熟練掌握檔案管理信息系統的操作技能，確保檔案信息的準確錄入、存儲和檢索。4.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的數量、質量和安全。5.積極開展檔案信息開發(fā)與利用工作，為公司提供優(yōu)質的檔案服務。6.參加檔案業(yè)務培訓和學習，不斷提高自身業(yè)務水平和綜合素質。（二）檔案管理人員考核建立檔案管理人員考核制度，對檔案管理人員的工作業(yè)績、業(yè)務能力、職業(yè)道德等方面進行定期考核?？己私Y果作為檔案管理人員晉升、獎勵、處罰的