PAGE工程檔案管理制度套裝一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工程檔案管理，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為公司工程建設(shè)、運(yùn)營管理及維護(hù)提供可靠依據(jù)，特制定本工程檔案管理制度套裝。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程項(xiàng)目從項(xiàng)目立項(xiàng)、規(guī)劃設(shè)計(jì)、施工建設(shè)、竣工驗(yàn)收至項(xiàng)目運(yùn)營維護(hù)全過程中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：工程檔案應(yīng)如實(shí)反映工程建設(shè)活動(dòng)的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋工程建設(shè)各個(gè)環(huán)節(jié)的文件資料，保證檔案的全面性和系統(tǒng)性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)、文字表述等符合規(guī)范要求。4.規(guī)范性原則：遵循國家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行檔案的整理、歸檔和保管。5.及時(shí)性原則：工程建設(shè)過程中形成的檔案資料應(yīng)及時(shí)收集、整理和歸檔，確保檔案的時(shí)效性。（四）管理職責(zé)1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善工程檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的工程檔案管理工作。集中統(tǒng)一管理公司工程檔案，建立工程檔案數(shù)據(jù)庫，確保檔案的安全存儲(chǔ)和有效利用。組織工程檔案的整理、歸檔、鑒定、銷毀等工作。2.項(xiàng)目建設(shè)部門負(fù)責(zé)本部門工程項(xiàng)目檔案資料的收集、整理和初步審核，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確。按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將整理好的檔案資料移交歸檔。配合檔案管理部門做好工程檔案的驗(yàn)收、檢查等工作。3.勘察設(shè)計(jì)單位在工程勘察設(shè)計(jì)過程中，負(fù)責(zé)形成和整理相關(guān)的技術(shù)文件、圖紙等檔案資料，并確保其符合國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。按照合同要求，向項(xiàng)目建設(shè)部門和檔案管理部門提供完整的勘察設(shè)計(jì)檔案資料。4.施工單位負(fù)責(zé)施工過程中各類文件資料的收集、整理和歸檔，包括施工技術(shù)資料、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、工程變更記錄等。對施工檔案資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，按照規(guī)定的時(shí)間和要求向項(xiàng)目建設(shè)部門移交檔案資料。5.監(jiān)理單位負(fù)責(zé)對工程建設(shè)過程中的檔案資料進(jìn)行監(jiān)督和檢查，確保施工單位及時(shí)、準(zhǔn)確地收集和整理檔案資料。審核施工單位提交的檔案資料，簽署審核意見，并向項(xiàng)目建設(shè)部門和檔案管理部門提交監(jiān)理過程中形成的檔案資料。二、工程檔案的分類與歸檔范圍（一）前期文件1.項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告及相關(guān)審批文件。2.環(huán)境影響評價(jià)報(bào)告、水土保持方案及批復(fù)文件。3.建設(shè)用地規(guī)劃許可證、土地使用證等相關(guān)證件。4.工程勘察報(bào)告、設(shè)計(jì)文件（初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等）及審查意見。（二）施工文件1.施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底記錄。2.工程測量、定位記錄，地基處理記錄。3.原材料、構(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件及檢驗(yàn)報(bào)告。4.隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄。5.工程變更通知、工程洽商記錄。6.施工日志、工程進(jìn)度報(bào)表。7.安全、質(zhì)量事故處理記錄。（三）監(jiān)理文件1.監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則。2.監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要。3.工程質(zhì)量評估報(bào)告、監(jiān)理工作總結(jié)。4.監(jiān)理通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單。（四）竣工驗(yàn)收文件1.工程竣工驗(yàn)收報(bào)告、竣工驗(yàn)收備案表。2.工程質(zhì)量保修書。3.竣工圖（包括建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、給排水等專業(yè)竣工圖）。4.工程竣工結(jié)算報(bào)告及審核意見。（五）項(xiàng)目運(yùn)營維護(hù)文件1.設(shè)備維護(hù)記錄、運(yùn)行日志。2.設(shè)施改造、維修記錄。3.項(xiàng)目運(yùn)營過程中的各類監(jiān)測數(shù)據(jù)、分析報(bào)告。三、工程檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)工程檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、有效，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并與紙質(zhì)文件保持一致。（二）整理原則1.遵循工程建設(shè)程序和文件形成規(guī)律，按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。2.保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.每份文件應(yīng)編制頁碼，圖紙應(yīng)折疊成A4幅面并加蓋竣工圖章。（三）整理方法1.按照檔案分類目錄，對收集的文件資料進(jìn)行分類。2.同一類文件按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列。3.編制檔案目錄，包括文件題名、日期、編號(hào)、責(zé)任者等信息。4.對于圖紙，應(yīng)在圖簽欄外空白處加蓋竣工圖章，注明“竣工圖”字樣及繪制日期、責(zé)任人等。四、工程檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.項(xiàng)目建設(shè)部門應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收后[X]個(gè)月內(nèi)，將整理好的工程檔案資料移交檔案管理部門歸檔。2.歸檔的檔案資料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，符合檔案整理規(guī)范要求。3.檔案管理部門應(yīng)對移交的檔案進(jìn)行審核，對不符合要求的檔案資料，應(yīng)退回原部門補(bǔ)充完善后重新移交。（二）保管期限1.工程檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保存的檔案包括：項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、工程竣工驗(yàn)收報(bào)告、竣工圖等重要文件。長期保存的檔案包括：工程設(shè)計(jì)文件、施工技術(shù)資料、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等，保管期限為[X]年。短期保存的檔案包括：工程進(jìn)度報(bào)表、施工日志等，保管期限為[X]年。2.保管期限的確定應(yīng)根據(jù)國家和行業(yè)相關(guān)規(guī)定以及公司實(shí)際情況進(jìn)行。（三）保管方式1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.對紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找。3.對于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，采用光盤、磁帶等存儲(chǔ)介質(zhì)，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。五、工程檔案的利用與借閱（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工程建設(shè)、運(yùn)營管理、維護(hù)等工作需要，可查閱工程檔案資料。2.外部單位因工作需要查閱工程檔案資料的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）借閱程序1.公司內(nèi)部人員借閱工程檔案，應(yīng)填寫《工程檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.外部單位借閱工程檔案，需提交正式的借閱申請函，說明借閱理由、用途及保密承諾等，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理部門應(yīng)對借閱申請進(jìn)行審核，對符合要求的申請，予以辦理借閱登記，并提供相應(yīng)的檔案資料。4.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案資料，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。2.如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)印。3.查閱和利用檔案資料時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得將檔案資料帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。六、工程檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對工程檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保存價(jià)值與公司實(shí)際需求相適應(yīng)。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、嚴(yán)格審批的原則。（二）鑒定組織成立工程檔案鑒定小組，由檔案管理部門、項(xiàng)目建設(shè)部門、相關(guān)技術(shù)專家等人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對工程檔案的保管期限、保存價(jià)值等進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等進(jìn)行全面審查，分析其對公司工程建設(shè)、運(yùn)營管理及維護(hù)的重要性。2.參考國家和行業(yè)相關(guān)規(guī)定以及公司檔案保管期限表，確定檔案的保管期限和保存價(jià)值。3.對于已超過保管期限且無保存價(jià)值的檔案，填寫《工程檔案銷毀申請表》，提出銷毀意見。（四）銷毀程序1.《工程檔案銷毀申請表》經(jīng)鑒定小組組長簽字、公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)組織檔案銷毀工作，銷毀時(shí)應(yīng)指定專人監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《工程檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將銷毀清冊存檔。七、工程檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的工程檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)工程檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化錄入對紙質(zhì)工程檔案進(jìn)行掃描，形成電子圖像文件。按照檔案整理規(guī)范要求，對電子圖像文件進(jìn)行命名、分類、標(biāo)注等處理，并錄入檔案管理系統(tǒng)。2.檔案信息檢索在檔案管理系統(tǒng)中建立索引數(shù)據(jù)庫，通過關(guān)鍵詞、題名、日期等多種檢索方式，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案信息。3.檔案利用與共享公司內(nèi)部人員可通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)登錄檔案管理系統(tǒng)，查閱和下載授權(quán)范圍內(nèi)的工程檔案資料。根據(jù)工作需要，可設(shè)置不同的用戶權(quán)限，實(shí)現(xiàn)檔案信息的分級共享。（三）信息化安全管理1.建立健全工程檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)措施。2.定期對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維