PAGE檔案管理組工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本工作制度。（二）適用范圍本制度適用于公司檔案管理組全體工作人員，以及公司各部門涉及檔案管理工作的相關(guān)人員。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案管理組負(fù)責(zé)對(duì)公司各類檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則全面收集公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，保證檔案的完整性。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理組職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度，制定檔案管理工作規(guī)劃和年度計(jì)劃。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀等工作。3.建立健全公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。4.開展檔案利用工作，為公司各項(xiàng)工作提供檔案信息支持，做好檔案查閱、借閱登記和服務(wù)工作。5.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。6.參與公司重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案資料的完整和準(zhǔn)確。7.負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行考核評(píng)估。（二）部門檔案管理員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門各類文件材料的收集、整理和初步歸檔工作，確保文件材料的齊全、完整和準(zhǔn)確。2.按照公司檔案管理組的要求，定期將本部門歸檔的文件材料移交檔案管理組，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理組開展檔案利用工作，提供本部門檔案查閱、借閱等相關(guān)信息。4.負(fù)責(zé)本部門檔案管理設(shè)備的日常維護(hù)和管理，確保檔案保管環(huán)境的安全。5.接受檔案管理組的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，提高本部門檔案管理工作水平。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括但不限于：行政管理文件：公司的規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、請(qǐng)示報(bào)告、通知通報(bào)等。業(yè)務(wù)管理文件：合同協(xié)議、項(xiàng)目文檔、市場(chǎng)調(diào)研資料、客戶信息等。財(cái)務(wù)管理文件：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。人力資源管理文件：?jiǎn)T工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核文件等。技術(shù)研發(fā)文件：科研項(xiàng)目文檔、技術(shù)方案、設(shè)計(jì)圖紙、實(shí)驗(yàn)報(bào)告等。其他具有保存價(jià)值的文件材料。2.公司外部接收的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的文件材料，如上級(jí)主管部門文件、合作單位往來文件、行業(yè)協(xié)會(huì)資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、準(zhǔn)確地收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞或丟失。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照公司規(guī)定的格式和存儲(chǔ)方式進(jìn)行收集，并確保電子文件的真實(shí)性和完整性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價(jià)值，進(jìn)行分類整理。3.便于保管和利用，按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)和編號(hào)方法進(jìn)行排列和編號(hào)。（四）整理方法1.分類根據(jù)文件材料的性質(zhì)和內(nèi)容，將公司檔案分為行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、財(cái)務(wù)管理類、人力資源管理類、技術(shù)研發(fā)類等類別。在每一大類下，再根據(jù)具體情況進(jìn)一步細(xì)分小類，如行政管理類可分為綜合管理、文秘工作、檔案管理等小類。2.編號(hào)為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查找和管理。編號(hào)方法可采用“年度+類別代碼+流水號(hào)”的形式，例如：2023XM001，表示2023年業(yè)務(wù)管理類的第1份檔案。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份裝訂在檔案盒內(nèi)，另一份單獨(dú)成冊(cè)，便于查閱。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在每年年底前，將本年度形成的應(yīng)歸檔文件材料整理完畢，并移交檔案管理組歸檔。2.對(duì)于重大項(xiàng)目或特殊事項(xiàng)形成的文件材料，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或事項(xiàng)辦理完畢后及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理員按照檔案整理要求，對(duì)本部門文件材料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目后，填寫《檔案移交清單》，一式兩份。2.檔案管理組對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，核對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與移交部門溝通，要求補(bǔ)充或更正。3.審核無誤后，檔案管理組在《檔案移交清單》上簽字確認(rèn)，雙方各執(zhí)一份。檔案管理組將接收的檔案按照編號(hào)順序裝入檔案盒，并上架存放。（三）保管期限1.根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案：反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如公司章程、重大決策文件、重要合同協(xié)議等。長(zhǎng)期保管的檔案：在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為15年至50年，如一般性業(yè)務(wù)文件、年度工作計(jì)劃與總結(jié)等。短期保管的檔案：在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為5年以下，如臨時(shí)性文件、一般性通知等。2.檔案保管期限的確定應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況進(jìn)行，如有疑問，可咨詢檔案管理組或上級(jí)主管部門。（四）保管要求1.檔案管理組應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案保管環(huán)境安全、整潔、有序。2.檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，濕度控制在45%60%之間。3.對(duì)不同保管期限、不同密級(jí)的檔案應(yīng)分類存放，并有明顯的標(biāo)識(shí)。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)、復(fù)制等措施，確保檔案的安全和完整。5.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，并定期進(jìn)行檢查和更新，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失。五、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理組應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀價(jià)值。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理組負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。3.鑒定工作應(yīng)依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行全面分析，判斷檔案是否仍具有保存價(jià)值。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案管理組填寫《檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)檔案鑒定小組審核簽字后，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理組專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。銷毀過程中，應(yīng)確保檔案信息徹底銷毀，無法恢復(fù)。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告公司主管領(lǐng)導(dǎo)。5.《檔案銷毀清單》應(yīng)與檔案目錄一同保存，以備查考。六、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱、借閱本部門及相關(guān)部門的檔案。2.公司員工因個(gè)人學(xué)習(xí)、工作等原因，可查閱本人檔案及與工作相關(guān)的檔案資料。3.外部單位因工作需要，經(jīng)公司批準(zhǔn)，可查閱、借閱公司相關(guān)檔案，但必須嚴(yán)格遵守公司的保密規(guī)定。（二）利用程序1.查閱公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理組辦理查閱手續(xù)。檔案管理組根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案，并在檔案查閱登記簿上記錄查閱人姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。查閱檔案應(yīng)在檔案管理組指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案庫房，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換或損壞檔案。2.借閱公司內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理組負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理組根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案，并在檔案借閱登記簿上記錄借閱人姓名、部門、借閱時(shí)間、借閱內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理組應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。3.外部單位查閱、借閱外部單位查閱、借閱公司檔案，應(yīng)提前向公司提交書面申請(qǐng)，注明查閱、借閱目的、查閱、借閱內(nèi)容、查閱、借閱時(shí)間等信息，并提供單位介紹信和查閱、借閱人員的有效身份證件。公司主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審批，同意后，檔案管理組按照公司規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)，并要求外部單位查閱、借閱人員簽訂保密協(xié)議。外部單位查閱、借閱檔案應(yīng)在公司指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理組專人陪同，查閱、借閱人員不得擅自將檔案帶出公司，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換或損壞檔案。查閱、借閱結(jié)束后，檔案管理組應(yīng)及時(shí)收回檔案，并檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，為公司各部門提供便捷的檔案信息服務(wù)，促進(jìn)公司各項(xiàng)工作的開展。（二）數(shù)字化檔案采集1.對(duì)公司現(xiàn)存的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.數(shù)字化檔案應(yīng)按照檔案整理要求進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，并建立相應(yīng)的電子目錄數(shù)據(jù)庫，便于檢索和查詢。3.對(duì)電子文件應(yīng)按照公司規(guī)定的格式和存儲(chǔ)方式進(jìn)行收集和整理，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）檔案信息系統(tǒng)管理1.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化流程。2.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，及時(shí)準(zhǔn)確地錄入檔案信息，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。3.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。4.加強(qiáng)對(duì)檔案信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，對(duì)不同級(jí)別的用戶授予相應(yīng)的操作權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問和修改檔案信息。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理組定期對(duì)公司各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等方面的工作情況。2.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)向相關(guān)部門發(fā)出整改通知，要求限期整改，并跟蹤整改落實(shí)情況。3.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)，檢查檔案管理工作是否符合國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度的要求，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出審計(jì)意見和建議。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立檔案管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)公司各部門檔案管理工作進(jìn)行年度考核評(píng)價(jià)?？己嗽u(píng)價(jià)內(nèi)容包括檔案管理工作制度執(zhí)行情況、檔案管理工作質(zhì)量、檔案利用效果等方面。2.考核評(píng)價(jià)結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格