PAGE軍休所檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)軍休所檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在軍休服務(wù)管理工作中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本軍休所實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于軍休所各類檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：軍休所檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門或指定專人負(fù)責(zé)。2.真實(shí)性原則：確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確地反映軍休所工作和軍休干部的實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集、整理與軍休所工作相關(guān)的各類檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、軍休干部個(gè)人隱私等檔案信息予以保密。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為軍休所工作和軍休干部提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立軍休所檔案管理辦公室，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全所檔案管理工作。其職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本所檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等日常管理工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。4.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全所人員的檔案意識(shí)。5.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案工作，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和考核。（二）檔案管理人員配備專職或兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)具體的檔案管理業(yè)務(wù)。其職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理工作，確保檔案材料齊全、完整、分類準(zhǔn)確。2.做好檔案的保管工作，維護(hù)檔案的安全，防止檔案損壞、丟失。3.按照規(guī)定的程序和要求，提供檔案利用服務(wù)，做好檔案查閱、借閱登記等工作。4.參與檔案的鑒定和銷毀工作，提出鑒定意見和銷毀建議。5.協(xié)助檔案管理部門開展其他相關(guān)工作。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門各類文件材料的形成、積累和整理工作，并定期移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的收集、整理、鑒定、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.軍休干部檔案：包括入伍登記表、履歷表、任免文件、獎(jiǎng)懲材料、工資待遇材料、健康檔案等。2.行政管理檔案：包括所務(wù)會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、請(qǐng)示報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.服務(wù)管理檔案：包括軍休干部接收安置檔案、服務(wù)協(xié)議、走訪慰問(wèn)記錄、醫(yī)療保健檔案、文化活動(dòng)記錄等。4.財(cái)務(wù)檔案：包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。5.基建檔案：包括工程項(xiàng)目立項(xiàng)審批文件、設(shè)計(jì)圖紙、施工記錄、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。6.設(shè)備檔案：包括設(shè)備購(gòu)置合同、說(shuō)明書、維修記錄等。7.其他檔案：與軍休所工作相關(guān)的其他有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、排列有序、編目準(zhǔn)確。（四）整理方法1.分類：按照檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為文書檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案等類別。文書檔案可進(jìn)一步按照年度、保管期限等進(jìn)行分類。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案編制唯一的編號(hào)，便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，如采用數(shù)字編碼等。3.排列：按照分類編號(hào)順序，對(duì)檔案進(jìn)行排列上架。4.編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、年度、保管期限、檔號(hào)、頁(yè)數(shù)等信息，便于查閱和檢索。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等。（二）檔案裝具1.選用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案裝具，如檔案盒、檔案袋等，確保檔案的安全存放。2.檔案裝具應(yīng)標(biāo)注清晰的檔號(hào)、年度、保管期限等信息，便于識(shí)別和查找。（三）檔案保管要求1.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，如修復(fù)破損檔案、更換防蟲藥品等。2.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管，防止數(shù)據(jù)丟失。3.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、損壞或泄密。4.對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行妥善處理，不得擅自銷毀。五、檔案的利用（一）利用范圍1.為軍休所工作提供決策依據(jù)，如查閱歷史文件、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等。2.為軍休干部提供服務(wù)，如查詢個(gè)人檔案、了解政策法規(guī)等。3.滿足上級(jí)部門、其他單位及社會(huì)有關(guān)方面的查閱需求。（二）利用方式1.查閱：軍休所工作人員、軍休干部因工作或個(gè)人需要，可到檔案管理部門查閱檔案。查閱時(shí)應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造檔案。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，可為其提供檔案復(fù)印件。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制用途。（三）利用登記建立檔案利用登記制度，對(duì)每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時(shí)間、利用者姓名、利用目的、查閱或借閱檔案內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合軍休所工作實(shí)際，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面的歷史觀點(diǎn)，從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等方面綜合分析判斷檔案的價(jià)值。3.嚴(yán)格掌握鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值等確定其保管期限。2.分析比較法：將檔案與同類檔案進(jìn)行比較，分析其獨(dú)特價(jià)值和保存意義。3.效益評(píng)估法：評(píng)估檔案對(duì)軍休所工作和軍休干部的利用效益，確定其是否有繼續(xù)保存的必要。（四）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映軍休所主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)軍休所工作、軍休干部權(quán)益有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：分為[X]年、[X]年兩種。對(duì)在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，列為定期保管。（五）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清冊(cè)。2.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案題名、年度、保管期限、檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、銷毀原因等信息，并經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的軍休所檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量，為軍休所工作和軍休干部提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，并進(jìn)行數(shù)據(jù)掛接和整理，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.系統(tǒng)功能開發(fā)：開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，包括檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能模塊，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化流程。3.安全保障體系建設(shè)：建立檔案信息安全保障體系，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、用戶認(rèn)證、訪問(wèn)控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.嚴(yán)格遵守檔案信息安全管理制度，防止檔案信息泄露、篡改等安全事故的發(fā)生。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制建立健全檔案管理監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)自身工作的自查自糾，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)的操作是否符合規(guī)定。2.檔案管理工作的質(zhì)量，如檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性等。3.檔案保管場(chǎng)所和設(shè)備的安全狀況，檔案信息的安全保密情況。4.檔案信息化建設(shè)