PAGE電廠檔案管理制度一、總則（一）目的為加強電廠檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在電廠生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于電廠各部門、各崗位在工作活動中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指電廠在生產(chǎn)、建設(shè)、經(jīng)營、管理等活動中直接形成的，對國家、社會和電廠具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則電廠檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由電廠綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映電廠各項工作的實際情況，保證檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則全面收集和整理電廠在各個階段、各個方面形成的檔案，確保檔案的完整性。4.安全性原則采取有效措施，確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機構(gòu)與職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以電廠廠長為組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)電廠檔案管理工作，研究解決檔案管理工作中的重大問題。（二）綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善電廠檔案管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)電廠各類檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用電廠各部門形成的檔案。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案工作，對兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核。4.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化。5.參與電廠重大活動和重要項目的檔案管理工作，確保檔案的完整與準(zhǔn)確。（三）各部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案管理工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門檔案的收集、整理和移交工作。2.各部門應(yīng)指定一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門日常檔案的收集、整理、保管和移交等工作，并接受綜合管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。3.各部門在工作活動中應(yīng)嚴(yán)格按照檔案管理要求，及時形成和積累檔案資料，確保檔案的真實、完整和準(zhǔn)確。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、宣傳教育、紀(jì)檢監(jiān)察、工會工作、共青團工作等方面形成的文件材料。2.行政管理類：包括電廠行政事務(wù)管理、人力資源管理、財務(wù)管理、審計管理、物資管理、安全管理、質(zhì)量管理、環(huán)境保護管理等方面形成的文件材料。3.生產(chǎn)技術(shù)類：包括電廠規(guī)劃、設(shè)計、施工、運行、檢修、技術(shù)改造、科技創(chuàng)新等方面形成的文件材料。4.經(jīng)營管理類：包括電廠市場營銷、合同管理、招投標(biāo)管理、成本核算、經(jīng)濟活動分析等方面形成的文件材料。5.設(shè)備儀器類：包括電廠各類設(shè)備、儀器的購置、安裝、調(diào)試、運行、維護、檢修、報廢等方面形成的文件材料。6.基本建設(shè)類：包括電廠新建、擴建、改建等工程項目的可行性研究、立項審批、設(shè)計文件、施工圖紙、竣工驗收等方面形成的文件材料。7.科研項目類：包括電廠承擔(dān)的各類科研項目的立項申請、研究報告、成果鑒定、專利申報等方面形成的文件材料。8.外事工作類：包括電廠對外交流合作、外事接待、出國考察等方面形成的文件材料。9.其他類：包括電廠在其他工作活動中形成的具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本部門在工作活動中形成的各類文件材料，并定期移交綜合管理部門。2.收集的文件材料應(yīng)齊全完整、真實準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對重要文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，確保檔案的安全性。（三）整理原則1.遵循文件材料形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（四）整理方法1.分類按照檔案的形成領(lǐng)域和性質(zhì)，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、經(jīng)營管理類、設(shè)備儀器類、基本建設(shè)類、科研項目類、外事工作類、其他類等九大類。2.編號對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和檢索。3.文件排列按照文件的形成時間、重要程度等順序進(jìn)行排列，確保文件排列的邏輯性和系統(tǒng)性。4.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，目錄應(yīng)清晰準(zhǔn)確，便于查閱。四、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品、防盜報警裝置等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃2４℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具，對檔案進(jìn)行分類存放。2.檔案裝具應(yīng)堅固耐用，便于移動和管理。（三）檔案存放1.按照檔案的類別、編號等順序，將檔案存放在檔案裝具中，并在檔案柜、檔案架上標(biāo)明檔案類別、編號等信息。2.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)安全可靠，并定期進(jìn)行檢查和維護。（四）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案是指對電廠具有重要歷史價值和長遠(yuǎn)利用價值的檔案；長期保管的檔案是指對電廠一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年；短期保管的檔案是指對電廠短期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下。3.檔案保管期限的劃分應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和電廠實際情況進(jìn)行確定，并在檔案整理過程中予以標(biāo)注。（五）檔案鑒定與銷毀1.定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和價值。2.對已到保管期限且無保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀前應(yīng)編制銷毀清冊，經(jīng)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.銷毀清冊應(yīng)永久保存。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和電廠檔案管理制度，確保檔案利用的合法性和規(guī)范性。2.服務(wù)大局原則檔案利用應(yīng)圍繞電廠生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等中心工作，為電廠發(fā)展提供有力支持。3.方便利用原則簡化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，為利用者提供便捷的服務(wù)。（二）利用范圍1.電廠內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案的。2.外單位因工作需要查閱電廠檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.個人因特殊原因需要查閱本人檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.電廠內(nèi)部各部門查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門查閱。2.外單位查閱電廠檔案，應(yīng)提前向電廠綜合管理部門提出申請，說明查閱目的、內(nèi)容和范圍等，經(jīng)電廠檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，并由專人陪同。3.個人查閱本人檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)綜合管理部門審核同意后，方可查閱。（四）利用方式1.查閱利用者可在檔案庫房內(nèi)查閱檔案原件，也可根據(jù)需要復(fù)印、拍照等，但應(yīng)確保檔案的安全和完整。2.借閱對確需借閱檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過[X]個工作日。借閱期間，利用者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、損毀檔案。（五）利用登記綜合管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、單位、查閱時間、查閱內(nèi)容、利用方式等，以便對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計和分析。六、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立電廠檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為電廠生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項工作提供及時、準(zhǔn)確的檔案信息支持。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對電廠現(xiàn)存的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理，提高檔案管理工作的自動化水平。3.檔案信息安全保障建立檔案信息安全保障體系，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備完善的功能模塊，滿足檔案管理工作的實際需求。2.檔案數(shù)字化應(yīng)保證掃描圖像清晰、完整，數(shù)據(jù)錄入準(zhǔn)確無誤。3.加強檔案信息安全管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，防止檔案信息的泄露和非法使用。4.定期對檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行維護和升級，確保系統(tǒng)運行穩(wěn)定、安全可靠。七、檔案管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機構(gòu)電廠檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)對電廠檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案管理機構(gòu)和人員的配備情況。3.檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作情況。4.檔案信息化建設(shè)情況。5.檔案安全保障情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查每年定期對電廠檔案管