PAGE高中部學(xué)籍檔案制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)高中部學(xué)籍檔案管理，保證學(xué)籍檔案的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確與安全，維護(hù)學(xué)校正常的教育教學(xué)秩序，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及教育部門相關(guān)規(guī)定，結(jié)合本校實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校高中部全體學(xué)生的學(xué)籍檔案管理工作，包括學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)整個學(xué)習(xí)階段的學(xué)籍信息記錄與管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：學(xué)籍檔案所記錄的信息必須真實(shí)反映學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活等實(shí)際情況，嚴(yán)禁虛假信息錄入。2.完整性原則：全面收集學(xué)生各方面的信息資料，確保學(xué)籍檔案內(nèi)容涵蓋學(xué)生學(xué)習(xí)過程的各個環(huán)節(jié)，不遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)學(xué)生學(xué)籍檔案信息的安全與隱私，未經(jīng)授權(quán)，任何人不得擅自查閱、傳播或泄露檔案內(nèi)容。4.規(guī)范性原則：學(xué)籍檔案管理工作應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序、標(biāo)準(zhǔn)和格式進(jìn)行操作，保證檔案的規(guī)范性和一致性。二、學(xué)籍檔案內(nèi)容（一）學(xué)生基本信息1.個人資料：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌等。2.家庭信息：父母姓名、工作單位、聯(lián)系方式、家庭住址等。（二）入學(xué)信息1.錄取信息：錄取學(xué)校、錄取批次、錄取專業(yè)等。2.入學(xué)時間：具體入學(xué)日期、年級、班級等。（三）學(xué)習(xí)成績記錄1.各學(xué)期考試成績：包括語文、數(shù)學(xué)、英語、物理、化學(xué)、生物、政治、歷史、地理等各科成績，以及期中、期末考試成績和學(xué)年總評成績。2.學(xué)業(yè)水平測試成績：記錄學(xué)生參加學(xué)業(yè)水平測試的各科成績及等級。（四）獎懲情況1.獎勵記錄：包括學(xué)校、教育部門及其他機(jī)構(gòu)頒發(fā)的各類獎項，如三好學(xué)生、優(yōu)秀學(xué)生干部、學(xué)科競賽獲獎等，詳細(xì)記錄獎勵名稱、頒獎單位、頒獎時間。2.違紀(jì)處分記錄：對學(xué)生在校期間違反校規(guī)校紀(jì)的行為給予的處分記錄，包括處分原因、處分種類（警告、嚴(yán)重警告、記過、留校察看、開除學(xué)籍）、處分時間及解除處分時間（如適用）。（五）綜合素質(zhì)評價1.思想道德：對學(xué)生思想品質(zhì)、道德觀念、行為規(guī)范等方面的評價。2.學(xué)業(yè)水平：綜合學(xué)生學(xué)習(xí)成績、學(xué)習(xí)能力、學(xué)習(xí)態(tài)度等方面進(jìn)行評價。3.身心健康：包括學(xué)生的身體素質(zhì)、心理素質(zhì)、體育鍛煉情況等方面的評價。4.藝術(shù)素養(yǎng)：對學(xué)生藝術(shù)特長、藝術(shù)鑒賞能力等方面的評價。5.社會實(shí)踐：記錄學(xué)生參加社會實(shí)踐活動、社團(tuán)活動、志愿服務(wù)等情況及表現(xiàn)。（六）學(xué)籍異動記錄1.轉(zhuǎn)學(xué)：記錄學(xué)生轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)入學(xué)校名稱、轉(zhuǎn)學(xué)時間及轉(zhuǎn)學(xué)原因。2.休學(xué)與復(fù)學(xué)：休學(xué)時間、休學(xué)原因、復(fù)學(xué)時間及復(fù)學(xué)審批情況。3.退學(xué)：退學(xué)時間、退學(xué)原因及相關(guān)審批手續(xù)。（七）畢業(yè)信息1.畢業(yè)時間：學(xué)生畢業(yè)的具體日期。2.畢業(yè)證書編號：學(xué)生畢業(yè)證書上的唯一編號。3.畢業(yè)去向：如升學(xué)、就業(yè)等情況記錄。三、學(xué)籍檔案管理職責(zé)（一）學(xué)校學(xué)籍管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善本校學(xué)籍檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.統(tǒng)籌管理全校學(xué)生的學(xué)籍檔案，建立學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫，確保檔案信息的電子化存儲與安全。3.負(fù)責(zé)學(xué)籍檔案的日常收集、整理、歸檔、保管和查閱工作，保證檔案資料的完整與有序。4.審核學(xué)籍異動申請，辦理相關(guān)手續(xù)，并及時更新學(xué)籍檔案信息。5.協(xié)助學(xué)校各部門及教師做好學(xué)籍檔案相關(guān)信息的查詢與使用工作，提供必要的支持與服務(wù)。（二）年級組職責(zé)1.負(fù)責(zé)本年級學(xué)生學(xué)籍檔案資料的初步收集與整理工作，及時將學(xué)生的各類信息提交給學(xué)校學(xué)籍管理部門。2.協(xié)助學(xué)校學(xué)籍管理部門做好本年級學(xué)生學(xué)籍異動情況的跟蹤與反饋工作，確保信息準(zhǔn)確及時。3.配合學(xué)校學(xué)籍管理部門開展學(xué)籍檔案管理相關(guān)的宣傳與教育工作，提高年級內(nèi)師生對學(xué)籍檔案管理重要性的認(rèn)識。（三）班主任職責(zé)1.負(fù)責(zé)本班學(xué)生學(xué)籍檔案資料的具體收集與整理工作，確保學(xué)生各項信息準(zhǔn)確無誤。2.及時記錄本班學(xué)生的學(xué)習(xí)、生活、獎懲等情況，定期更新學(xué)籍檔案內(nèi)容。3.協(xié)助學(xué)生辦理學(xué)籍異動手續(xù)，負(fù)責(zé)向?qū)W校學(xué)籍管理部門提交相關(guān)申請材料，并跟蹤辦理進(jìn)度。4.向?qū)W生及家長宣傳學(xué)籍檔案管理的相關(guān)規(guī)定和要求，解答疑問，引導(dǎo)學(xué)生重視學(xué)籍檔案。（四）任課教師職責(zé)1.認(rèn)真記錄所授課學(xué)生的學(xué)習(xí)成績、課堂表現(xiàn)等情況，并及時反饋給班主任，以便更新學(xué)籍檔案。2.協(xié)助班主任做好學(xué)生獎懲情況的記錄與核實(shí)工作，提供準(zhǔn)確的信息支持。3.在教學(xué)過程中，發(fā)現(xiàn)學(xué)生學(xué)籍信息存在問題時，及時告知班主任或?qū)W校學(xué)籍管理部門。四、學(xué)籍檔案收集與整理（一）收集要求1.各相關(guān)部門和人員應(yīng)按照職責(zé)分工，定期收集學(xué)生的各類學(xué)籍檔案資料。資料應(yīng)真實(shí)、完整、有效，符合檔案管理的規(guī)范要求。2.對于學(xué)生的考試成績，應(yīng)由任課教師在成績評定后及時報送至班主任處；學(xué)生的獎懲信息、學(xué)籍異動申請等應(yīng)在事件發(fā)生后及時提交。3.學(xué)生本人或家長提供的相關(guān)證明材料，如身份證復(fù)印件、戶口本復(fù)印件等，應(yīng)確保清晰、準(zhǔn)確，并由班主任統(tǒng)一收集整理。（二）整理流程1.班主任負(fù)責(zé)對本班學(xué)生的學(xué)籍檔案資料進(jìn)行初步整理，按照學(xué)籍檔案內(nèi)容的分類，將各項資料進(jìn)行分類排序。2.對收集到的資料進(jìn)行審核，檢查資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與相關(guān)人員核實(shí)并補(bǔ)充完善。3.將整理好的資料裝訂成冊或裝入檔案袋，并在封面上注明學(xué)生姓名、班級、學(xué)籍號等基本信息。4.每學(xué)期末，班主任將整理好的本班學(xué)生學(xué)籍檔案資料提交給年級組，年級組進(jìn)行匯總整理后統(tǒng)一移交至學(xué)校學(xué)籍管理部門。五、學(xué)籍檔案保管（一）保管方式1.學(xué)校設(shè)立專門的學(xué)籍檔案保管室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防潮防蟲設(shè)施等，確保檔案存放安全。2.學(xué)籍檔案采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案按照類別和年度進(jìn)行分類存放，便于查找和管理；電子檔案存儲在學(xué)校專用的服務(wù)器上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.學(xué)生學(xué)籍檔案自學(xué)生入學(xué)起建立，直至學(xué)生畢業(yè)離校后[X]年，按照國家檔案管理規(guī)定進(jìn)行保管。2.對于涉及學(xué)生重要權(quán)益和歷史記錄的檔案資料，如畢業(yè)證書、學(xué)位證書等，應(yīng)長期妥善保管。（三）檔案安全管理1.嚴(yán)格限制檔案保管室的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的學(xué)籍管理工作人員才能進(jìn)入。2.加強(qiáng)對檔案保管室的日常巡查，確保檔案存放環(huán)境安全，無火災(zāi)、水災(zāi)、蟲災(zāi)等隱患。3.定期對電子檔案進(jìn)行維護(hù)和檢查，防止數(shù)據(jù)損壞或丟失。同時，做好網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)工作，防止檔案信息被非法竊取或篡改。4.對于紙質(zhì)檔案的借閱、歸還等操作，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，確保檔案的流轉(zhuǎn)過程可追溯。六、學(xué)籍檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.學(xué)校內(nèi)部工作人員因工作需要查閱學(xué)籍檔案的，應(yīng)填寫《學(xué)籍檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容和查閱期限，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到學(xué)校學(xué)籍管理部門查閱。2.學(xué)生本人或家長因特殊情況需要查閱學(xué)籍檔案的，須提交書面申請，說明查閱理由，經(jīng)學(xué)校學(xué)籍管理部門審核同意后，在規(guī)定時間和地點(diǎn)查閱。查閱時，應(yīng)有學(xué)籍管理工作人員在場進(jìn)行監(jiān)督。（二）借閱規(guī)定1.原則上不允許借閱學(xué)籍檔案。如有特殊情況確需借閱的，須經(jīng)學(xué)校學(xué)籍管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限不得超過[X]個工作日。2.借閱人員必須妥善保管所借檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。借閱期滿后，應(yīng)按時歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）查閱與借閱記錄學(xué)籍管理部門應(yīng)對每次學(xué)籍檔案的查閱與借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱或借閱時間、查閱或借閱人姓名、所在部門、查閱或借閱內(nèi)容、審批情況及歸還時間等信息。記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。七、學(xué)籍檔案信息變更（一）變更申請1.學(xué)生基本信息、學(xué)籍異動等情況發(fā)生變更時，學(xué)生本人或家長應(yīng)向?qū)W校提出書面變更申請，并提交相關(guān)證明材料。2.變更申請應(yīng)詳細(xì)說明變更事項、變更原因及變更后的信息內(nèi)容。（二）審核與辦理1.學(xué)校學(xué)籍管理部門收到變更申請后，對提交的證明材料進(jìn)行審核。審核通過后，按照規(guī)定的程序辦理變更手續(xù)，并及時更新學(xué)籍檔案信息。2.對于涉及學(xué)生重要信息變更的，如姓名、身份證號碼等，學(xué)校學(xué)籍管理部門應(yīng)與相關(guān)部門進(jìn)行核實(shí)，確保變更信息的準(zhǔn)確性和合法性。3.學(xué)籍信息變更后，學(xué)校學(xué)籍管理部門應(yīng)將變更情況及時通知相關(guān)部門和人員，如年級組、班主任等，以便他們做好相應(yīng)的工作調(diào)整。八、學(xué)籍檔案銷毀（一）銷毀條件1.學(xué)籍檔案保管期限屆滿，且按照國家檔案管理規(guī)定無需繼續(xù)保存的，可以進(jìn)行銷毀。2.因不可抗力等特殊原因?qū)е聦W(xué)籍檔案損壞、丟失，無法繼續(xù)使用的，經(jīng)學(xué)校學(xué)籍管理部門核實(shí)后，可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.學(xué)校學(xué)籍管理部門提出學(xué)籍檔案銷毀申請，填寫《學(xué)籍檔案銷毀申請表》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，并說明銷毀原因。2.申請表經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由學(xué)籍管理部門組織實(shí)施銷毀工作。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息。3.學(xué)籍檔案銷毀可采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀記