PAGE子公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)子公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在子公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于子公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指子公司在各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、圖紙、信函、會(huì)議記錄、聲像資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：子公司檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映子公司的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則：全面收集子公司各項(xiàng)工作中形成的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便公司內(nèi)部各部門及人員查閱利用檔案。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度，制定子公司檔案管理的具體實(shí)施細(xì)則。2.負(fù)責(zé)組織、指導(dǎo)和監(jiān)督子公司各部門的檔案工作，定期開(kāi)展檔案工作檢查和考核。3.負(fù)責(zé)收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等檔案日常管理工作，建立健全檔案檢索體系。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的建設(shè)、管理和維護(hù)，確保檔案存放安全。5.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序進(jìn)行檔案的銷毀處理。6.負(fù)責(zé)組織開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和管理，提高檔案利用效率。7.負(fù)責(zé)提供檔案查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，對(duì)檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。8.負(fù)責(zé)組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高子公司員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，并接受綜合管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。2.按照檔案管理要求，對(duì)本部門形成的各類文件材料進(jìn)行及時(shí)分類、整理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確。3.定期將本部門整理好的檔案移交至綜合管理部門，并辦理交接手續(xù)。4.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。5.根據(jù)工作需要，及時(shí)向綜合管理部門提出檔案查閱、借閱申請(qǐng)，并按照規(guī)定使用檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與子公司有關(guān)的文件、指示、通知等。2.子公司在經(jīng)營(yíng)決策、生產(chǎn)管理、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、市場(chǎng)營(yíng)銷等各項(xiàng)工作中形成的文件、合同、報(bào)表、記錄等。3.子公司召開(kāi)的各類會(huì)議形成的會(huì)議文件、會(huì)議記錄、紀(jì)要等。4.子公司對(duì)外交往中形成的信函、傳真、協(xié)議、合同等文件。5.子公司員工個(gè)人在工作中形成的重要文件、報(bào)告、總結(jié)等。6.子公司的各類證照、資質(zhì)證書、榮譽(yù)證書等。7.子公司的基本建設(shè)項(xiàng)目、技術(shù)改造項(xiàng)目形成的項(xiàng)目文件，包括項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等各個(gè)階段的文件。8.子公司的設(shè)備儀器采購(gòu)、安裝、調(diào)試、維修等過(guò)程中形成的文件。9.子公司的產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量控制等方面形成的文件。10.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門形成的各類文件材料，確保檔案的完整性和及時(shí)性。2.對(duì)于重要文件和緊急文件，應(yīng)在形成后及時(shí)收集并移交綜合管理部門。3.檔案收集責(zé)任人應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文件材料的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)不符合要求的文件應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充或修正。4.各部門應(yīng)積極配合綜合管理部門的檔案收集工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、組卷合理、排列有序、編號(hào)規(guī)范。（四）整理方法1.文書檔案整理按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類。對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫文件目錄。將文件材料按照分類順序進(jìn)行排列，依次裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、起止件號(hào)等信息。2.科技檔案整理按照項(xiàng)目進(jìn)行分類，每個(gè)項(xiàng)目下再按照文件形成階段進(jìn)行細(xì)分，如項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工文件、竣工驗(yàn)收文件等。對(duì)每份科技文件進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫科技文件目錄。將科技文件材料按照分類順序進(jìn)行排列，依次裝入檔案袋或檔案盒，并在檔案袋或檔案盒上標(biāo)明項(xiàng)目名稱、文件形成階段、起止件號(hào)等信息。3.會(huì)計(jì)檔案整理按照會(huì)計(jì)年度、保管期限進(jìn)行分類，如會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等。對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫會(huì)計(jì)檔案目錄。將會(huì)計(jì)檔案材料按照分類順序進(jìn)行排列，依次裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明會(huì)計(jì)年度、保管期限、類別、起止件號(hào)等信息。4.電子檔案整理按照電子文件的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存儲(chǔ)。建立電子文件的命名規(guī)則，確保文件名準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容和性質(zhì)。對(duì)電子文件進(jìn)行元數(shù)據(jù)著錄，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，便于檢索和利用。四、檔案的保管（一）保管期限劃分檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限分為30年、10年。1.永久保管的檔案子公司設(shè)立和解散的文件材料。子公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)形成的文件材料。子公司重要合同、協(xié)議、章程等文件。子公司的年度財(cái)務(wù)報(bào)告、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等。子公司的重大建設(shè)項(xiàng)目、技術(shù)改造項(xiàng)目的立項(xiàng)、可行性研究、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等文件材料。子公司獲得的重要榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書等文件。其他具有重要保存價(jià)值的文件材料。2.定期保管的檔案子公司一般性的文件材料，保管期限為10年。子公司在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的文件材料，保管期限為30年。（二）庫(kù)房管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案存放安全。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材和安全報(bào)警裝置，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。4.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置專門的檔案架（柜），按照檔案分類順序進(jìn)行排列存放，便于查找和管理。5.檔案庫(kù)房應(yīng)建立嚴(yán)格的出入庫(kù)登記制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫(kù)房。（三）檔案保管要求1.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行妥善裝訂、編目、上架，保持檔案的整齊美觀，便于查閱。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)聲像檔案應(yīng)進(jìn)行分類整理，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)及內(nèi)容等信息，并進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)，便于長(zhǎng)期保存和利用。4.對(duì)實(shí)物檔案應(yīng)進(jìn)行妥善保管，建立實(shí)物檔案登記臺(tái)賬，記錄實(shí)物的名稱來(lái)源、保管情況等信息。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況完好。如發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。五、檔案的利用（一）查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。2.查閱檔案應(yīng)在綜合管理部門指定的查閱地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱地點(diǎn)。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.公司外部單位或個(gè)人因工作需要查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明材料，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)子公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。查閱檔案應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行，不得泄露檔案內(nèi)容。4.因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱檔案。5.借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失檔案。6.綜合管理部門應(yīng)對(duì)檔案查閱、借閱情況進(jìn)行登記，記錄查閱、借閱人員姓名、部門、查閱內(nèi)容、借閱期限等信息，以便跟蹤管理。（二）檔案統(tǒng)計(jì)1.綜合管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，如實(shí)反映檔案管理工作的實(shí)際情況。統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)作為檔案管理工作決策和考核的重要依據(jù)。（三）檔案鑒定與銷毀1.綜合管理部門應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。鑒定工作應(yīng)由綜合管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的價(jià)值和保管期限，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出存毀意見(jiàn)。對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保管；對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》。3.《檔案銷毀申請(qǐng)表》應(yīng)經(jīng)子公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行檔案銷毀處理。檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀過(guò)程的安全和徹底。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊(cè)》歸檔保存。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，降低檔案管理成本，為公司各項(xiàng)工作提供及時(shí)、準(zhǔn)確、高效的檔案信息服務(wù)。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，確保檔案信息的安全可靠，防止檔案信息泄露。（二）數(shù)字化采集1.對(duì)紙質(zhì)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等進(jìn)行數(shù)字化掃描或拍攝，將其轉(zhuǎn)換為電子文件格式。2.數(shù)字化采集應(yīng)保證電子文件的圖像清晰、完整，色彩真實(shí)，符合檔案管理要求。3.對(duì)數(shù)字化采集的電子文件應(yīng)進(jìn)行元數(shù)據(jù)著錄，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，便于檢索和利用。（三）存儲(chǔ)與管理1.建立檔案信息化存儲(chǔ)系統(tǒng)平臺(tái)，采用安全可靠的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)技術(shù)，對(duì)電子檔案進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行劃分，建立清晰的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)。3.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在不同的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。4.加強(qiáng)電子檔案的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，對(duì)不同用戶授予不同的訪問(wèn)權(quán)限，防止電子檔案被非法訪問(wèn)、篡改或刪除。（四）檢索與利用1.建立檔案信息化