PAGE完善檔案資料管理制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案資料管理，確保檔案資料的完整性、準確性、安全性和可利用性，提高公司/組織運營效率和管理水平，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在工作過程中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設立專門的檔案管理部門，對各類檔案資料進行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。2.真實準確原則：檔案資料應如實反映公司/組織各項活動的實際情況，確保內(nèi)容真實、數(shù)據(jù)準確、手續(xù)完備。3.安全保密原則：采取必要的安全防護措施，確保檔案資料的安全，嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案資料泄露。4.方便利用原則：建立科學合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案資料的查詢、借閱和使用，提高檔案資料的利用效率。二、檔案資料管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和公司/組織的檔案資料管理制度。2.制定和完善檔案資料管理的各項規(guī)章制度、工作流程和操作規(guī)范。3.負責公司/組織各類檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計和銷毀等工作。4.建立和維護檔案資料數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案資料的信息化管理，提高檔案資料的檢索和利用效率。5.對各部門檔案資料管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務水平。6.參與公司/組織重大活動和項目的檔案資料管理工作，提供檔案資料方面的支持和服務。7.負責檔案資料的安全保密工作，采取必要的安全防護措施，防止檔案資料的損壞、丟失和泄露。（二）各部門職責1.負責本部門檔案資料的收集、整理和初步分類工作，確保檔案資料的齊全、完整和準確。2.按照公司/組織檔案資料管理制度的要求，定期將本部門的檔案資料移交至檔案管理部門歸檔。3.配合檔案管理部門做好檔案資料的查詢、借閱和利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.負責本部門檔案資料的安全保密工作，指定專人負責檔案資料的管理，防止檔案資料的丟失、損壞和泄露。5.對本部門檔案資料管理工作進行自查自糾，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題，不斷提高檔案資料管理水平。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，具備良好的職業(yè)道德和業(yè)務素質(zhì)。2.負責檔案資料的日常管理工作，包括收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管等，確保檔案資料的有序存放和安全保管。3.熟練掌握檔案管理軟件和信息化設備的操作技能，建立和維護檔案資料數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案資料的信息化管理。4.按照檔案資料的利用規(guī)定，及時為公司/組織內(nèi)部各部門及員工提供檔案資料的查詢、借閱和利用服務，做好檔案資料的借閱登記和歸還工作。5.定期對檔案資料進行清查盤點，核對檔案資料的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取相應措施。6.參與檔案資料的鑒定、統(tǒng)計和銷毀工作，按照規(guī)定程序辦理檔案資料的銷毀手續(xù)。7.保守檔案資料的機密，不得擅自泄露檔案資料的內(nèi)容，確保檔案資料的安全保密。三、檔案資料的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織設立、變更、終止等過程中形成的各類文件、證書、批文等資料。2.公司/組織內(nèi)部各部門在日常工作中形成的文件、報告、報表、合同、協(xié)議、會議記錄、工作計劃、工作總結(jié)等資料。3.公司/組織開展的各類項目、活動形成的項目文件、活動方案、活動記錄、成果報告等資料。4.公司/組織的財務報表、審計報告、稅務資料、統(tǒng)計報表等資料。5.公司/組織的人事檔案、員工培訓記錄、績效考核資料、薪酬福利資料等資料。6.公司/組織的產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等業(yè)務活動中形成的技術文件、產(chǎn)品資料、市場調(diào)研資料等資料。7.公司/組織與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項目文件等資料。8.公司/組織收到的上級文件、下級請示報告、同級單位來函等資料。9.其他與公司/組織業(yè)務活動相關的具有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.檔案資料的收集應遵循真實、準確、完整的原則，不得遺漏重要信息。3.對于紙質(zhì)檔案資料，應收集原件；如無法收集原件，應收集具有同等效力的復印件，并注明原件存放處。4.對于電子檔案資料，應確保其內(nèi)容的完整性和可讀性，按照規(guī)定格式進行存儲，并定期進行備份。5.各部門應在規(guī)定時間內(nèi)將收集到的檔案資料移交至檔案管理部門，不得擅自留存或銷毀。（三）整理方法1.檔案管理部門收到各部門移交的檔案資料后，應按照檔案資料的類別、年度、保管期限等進行分類整理。2.對于紙質(zhì)檔案資料，應進行編號、編目、裝訂等處理，確保檔案資料的整齊、規(guī)范。3.對于電子檔案資料，應按照檔案管理軟件的要求進行分類存儲、命名和標注，建立電子檔案目錄索引，便于查詢和利用。4.檔案資料的整理應遵循便于保管和利用的原則，合理劃分檔案類別和保管期限，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。四、檔案資料的歸檔與保管（一）歸檔原則1.檔案資料應按照分類方案及時歸檔，確保檔案資料的有序存放和有效管理。2.歸檔的檔案資料應齊全、完整、準確，符合檔案管理的要求。3.對于具有長期保存價值的檔案資料，應進行永久或長期歸檔；對于具有短期保存價值的檔案資料，應進行定期歸檔。（二）歸檔程序1.檔案管理人員對整理好的檔案資料進行審核，檢查檔案資料的完整性、準確性和規(guī)范性。2.審核通過后，檔案管理人員按照檔案分類方案將檔案資料存入相應的檔案柜或檔案庫房，并建立檔案目錄索引。3.檔案管理人員對歸檔的檔案資料進行登記，記錄檔案資料的名稱、數(shù)量、來源、歸檔時間等信息。4.檔案管理部門應定期對歸檔的檔案資料進行清查盤點，核對檔案資料的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況，確保檔案資料的安全保管。（三）保管要求1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，并配備必要的安全防護設備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案資料的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合檔案保管的要求。3.檔案資料應分類存放，排列整齊，便于查找和利用。對于重要的檔案資料，應采取專柜存放或特殊保管措施。4.檔案管理人員應定期對檔案資料進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案資料的完好無損。5.對于電子檔案資料，應采取備份存儲、加密保護等措施，防止電子檔案資料的丟失、損壞和泄露。五、檔案資料的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案資料的鑒定應遵循全面審查、客觀公正、定期進行的原則。2.鑒定工作應根據(jù)檔案資料的形成時間、內(nèi)容、價值等因素，綜合判斷其保存價值。3.對于已失去保存價值的檔案資料，應及時進行銷毀處理，確保檔案資料的質(zhì)量和數(shù)量合理。（二）鑒定組織公司/組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成。檔案鑒定工作小組負責對檔案資料進行定期鑒定，提出鑒定意見和銷毀清單。（三）鑒定方法1.檔案鑒定工作小組應根據(jù)檔案資料的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案資料進行逐一審查。2.對于保管期限已滿且確無保存價值的檔案資料，檔案鑒定工作小組應提出銷毀意見；對于保管期限未滿但已失去利用價值的檔案資料，檔案鑒定工作小組應根據(jù)實際情況提出繼續(xù)保存或銷毀的意見。3.檔案鑒定工作小組應形成鑒定報告，詳細記錄檔案資料的鑒定情況、鑒定意見和銷毀清單，并報公司/組織領導審批。（四）銷毀程序1.經(jīng)公司/組織領導審批同意銷毀的檔案資料，檔案管理部門應按照銷毀清單進行清點核對，確保銷毀的檔案資料準確無誤。2.檔案資料的銷毀應采用適當?shù)姆绞竭M行，如焚燒、粉碎等，確保檔案資料無法恢復。3.檔案管理人員應在銷毀現(xiàn)場進行監(jiān)督，并填寫銷毀記錄，記錄銷毀的檔案資料名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等信息。4.銷毀記錄應與鑒定報告、銷毀清單等一并歸檔保存，以備查閱。六、檔案資料的查詢與借閱（一）查詢規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要查詢檔案資料的，應填寫檔案查詢申請表，注明查詢的檔案資料名稱、查詢目的、查詢時間等信息，并經(jīng)部門負責人簽字同意后提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門收到檔案查詢申請表后應進行審核，對于符合查詢規(guī)定的，應及時提供檔案資料的查詢服務。3.檔案管理人員應按照檔案查詢申請表的要求，為查詢?nèi)藛T提供檔案資料的查閱服務，并做好查詢記錄，記錄查詢?nèi)藛T姓名、部門、查詢時間、查詢內(nèi)容等信息。4.查詢?nèi)藛T應在檔案管理部門指定的地點查閱檔案資料，不得擅自將檔案資料帶出檔案管理部門。如需復印或摘錄檔案資料，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要借閱檔案資料的，應填寫檔案借閱申請表，注明借閱的檔案資料名稱、借閱目的、借閱時間等信息，并經(jīng)部門負責人簽字同意后提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門收到檔案借閱申請表后應進行審核，對于符合借閱規(guī)定的，應與借閱人員簽訂檔案借閱協(xié)議，明確借閱期限、借閱責任等事項，并辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員應按照檔案借閱協(xié)議的要求，妥善保管借閱的檔案資料，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失檔案資料。如需延長借閱期限，應提前向檔案管理部門申請辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員歸還檔案資料時，檔案管理人員應進行認真核對，檢查檔案資料的完整性和準確性。如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，借閱人員應承擔相應的賠償責任。七、檔案資料的信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案資料信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案資料的管理效率和利用水平，為公司/組織的決策提供及時、準確的檔案信息支持。3.加強檔案資料的安全保密管理，防止檔案資料的電子數(shù)據(jù)泄露和丟失。（二）信息化管理措施1.檔案管理部門應配備必要的信息化設備和軟件，建立檔案資料數(shù)據(jù)庫，對檔案資料進行數(shù)字化處理和存儲。2.制定檔案資料信息化管理的操作規(guī)程和安全保密制度，規(guī)范檔案資料的錄入、存儲、檢索、利用等操作流程。3.加強檔案管理人員的信息化技能培訓，提高檔案管理人員的信息化管理水平和操作能力。4.定期對檔案資料信息化管理系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和數(shù)據(jù)的安全可靠。（三）電子檔案管理要求1.電子檔案應與紙質(zhì)檔案同步歸