PAGE檢察系統(tǒng)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)檢察系統(tǒng)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在檢察工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合檢察系統(tǒng)實(shí)際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于各級(jí)人民檢察院及所屬各部門的檔案管理工作。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則檢察系統(tǒng)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，各級(jí)人民檢察院辦公室負(fù)責(zé)本單位檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)，各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和利用等工作。2.集中管理原則檔案應(yīng)集中統(tǒng)一保管，便于查閱和利用，防止檔案分散、流失。3.完整準(zhǔn)確原則確保檔案內(nèi)容的完整、準(zhǔn)確，如實(shí)反映檢察工作的歷史全貌和各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的真實(shí)情況。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)，嚴(yán)格保密制度，防止檔案信息泄露、損毀和丟失。（四）檔案定義本制度所稱檔案，是指各級(jí)人民檢察院在履行法律監(jiān)督職能過程中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門各級(jí)人民檢察院應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理部門，配備相應(yīng)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案管理的具體工作。檔案管理部門應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，人員變動(dòng)時(shí)應(yīng)及時(shí)做好交接工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本單位檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.做好檔案的保管、保護(hù)工作，定期檢查檔案的保管狀況，采取有效措施防止檔案的損壞、變質(zhì)和丟失。4.開展檔案的開發(fā)利用工作，為檢察工作提供檔案信息服務(wù)，編制各類檔案檢索工具和參考資料。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。6.對(duì)本單位各部門的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。7.按照規(guī)定做好檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案的安全和有效利用。8.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他與檔案管理有關(guān)的工作任務(wù)。（三）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的及時(shí)、完整和準(zhǔn)確。2.嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，按照規(guī)定的時(shí)間和要求向檔案管理部門移交檔案。3.積極配合檔案管理部門開展檔案的利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.加強(qiáng)對(duì)本部門人員的檔案管理意識(shí)教育，確保檔案工作的順利開展。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與檢察工作有關(guān)的文件、指示、通知等。2.本院制定的各種規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.檢察業(yè)務(wù)工作中形成的各類法律文書（如起訴書、抗訴書、判決書等）、案件材料（包括案件線索、立案決定書、偵查終結(jié)報(bào)告等）、證據(jù)材料等。4.各類會(huì)議記錄、紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)、信息等。5.干部人事檔案（包括任免文件、考核材料、獎(jiǎng)懲記錄等）。6.財(cái)務(wù)檔案（如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等）。7.基本建設(shè)檔案（包括項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工文件等）。8.設(shè)備儀器檔案（包括設(shè)備購置合同、說明書、操作規(guī)程、維修記錄等）。9.聲像檔案（如照片、錄音、錄像等）。10.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類文件材料，做到隨辦隨收，確保檔案的完整性。2.收集的文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對(duì)于重要的文件材料，應(yīng)收集原件；對(duì)于無法收集原件的，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件保存處。4.電子文件應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集和整理，確保其真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.分類科學(xué)、組卷合理、排列有序、編號(hào)規(guī)范，便于查找和統(tǒng)計(jì)。（四）整理方法1.文書檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類。將每年形成的文件材料，按照永久、長期、短期三種保管期限分別整理，再按照機(jī)構(gòu)或問題進(jìn)行排列，最后編目上架。2.檢察業(yè)務(wù)檔案按照案件類別、年度順序進(jìn)行整理。將同一案件的所有材料集中在一起，按照訴訟程序的先后順序排列，編目裝訂成冊(cè)。3.其他專門檔案根據(jù)其自身特點(diǎn)和管理要求，采用相應(yīng)的整理方法。如干部人事檔案按照干部人事檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理；財(cái)務(wù)檔案按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法進(jìn)行整理；基本建設(shè)檔案按照項(xiàng)目建設(shè)的不同階段進(jìn)行整理等。（五）編目與裝訂1.編目對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編目，編制案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等檢索工具。案卷目錄應(yīng)包括案卷號(hào)、題名、年度、保管期限、起止日期、卷內(nèi)文件頁數(shù)、備注等項(xiàng)目；卷內(nèi)文件目錄應(yīng)包括順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁號(hào)、備注等項(xiàng)目。2.裝訂文書檔案一般采用A4紙左側(cè)裝訂；檢察業(yè)務(wù)檔案應(yīng)采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案卷皮進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固、美觀。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等條件。庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在[具體濕度范圍]之間。（二）檔案裝具應(yīng)配備符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具，對(duì)檔案進(jìn)行分類存放。檔案裝具應(yīng)堅(jiān)固耐用，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（三）檔案存放檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等順序排列存放，便于查找和管理。對(duì)于珍貴檔案、重要檔案應(yīng)單獨(dú)存放，并采取特殊的保護(hù)措施。（四）檔案保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案是指反映檢察工作重大事件、重要?dú)v史階段、具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案；長期保管的檔案是指在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)檢察工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為[具體年限]；短期保管的檔案是指在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)檢察工作有參考價(jià)值的檔案，保管期限為[具體年限]。（五）檔案清查與統(tǒng)計(jì)1.清查定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。清查工作應(yīng)填寫檔案清查登記表，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.統(tǒng)計(jì)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，及時(shí)掌握檔案工作動(dòng)態(tài)。統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)定期報(bào)送上級(jí)檔案管理部門和本單位領(lǐng)導(dǎo)。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法利用原則檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)，確保檔案信息的合法使用。2.服務(wù)檢察工作原則以服務(wù)檢察業(yè)務(wù)為宗旨，充分發(fā)揮檔案在檢察工作中的參考、憑證作用。3.安全保密原則在檔案利用過程中，要嚴(yán)格遵守保密制度，防止檔案信息泄露。（二）利用范圍1.本院工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級(jí)機(jī)關(guān)、其他司法機(jī)關(guān)及有關(guān)單位因工作需要查閱檔案。3.依照法律規(guī)定，公民、法人或其他組織因合理需求查閱相關(guān)檔案。（三）利用手續(xù)1.本院工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.查閱檔案一般應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出庫房。如需借出檔案，應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，明確借閱期限，并按時(shí)歸還。3.外單位查閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)本院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。查閱涉及國家機(jī)密、檢察工作秘密的檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)保密規(guī)定辦理審批手續(xù)。4.公民、法人或其他組織查閱檔案，應(yīng)按照法律規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，檔案管理部門應(yīng)依法提供必要的檔案信息服務(wù)。（四）利用登記對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用目的、查閱檔案內(nèi)容等信息。登記冊(cè)應(yīng)妥善保管，以備查詢。（五）檔案復(fù)制因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。復(fù)制檔案應(yīng)保證其內(nèi)容與原件一致，并注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息。復(fù)制的檔案應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行保管和利用。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、嚴(yán)格保密的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)專業(yè)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等進(jìn)行全面審查，分析其歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值。2.參考檔案保管期限表，結(jié)合檢察工作實(shí)際，確定檔案的存毀。3.征求檔案形成部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門的意見，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，編制檔案銷毀清冊(cè)。檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案題名、年度、保管期限、卷號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、銷毀原因等內(nèi)容。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)本院主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字，并注明銷毀日期。4.銷毀后的檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)建立完善的檢察系統(tǒng)檔案信息化管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平，為檢察工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案數(shù)字化存儲(chǔ)要求，確保掃描圖像清晰可讀。掃描后的圖像應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.數(shù)據(jù)錄入認(rèn)真錄入檔案的題名、年度、保管期限、卷號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、日期、頁號(hào)等信息，確保錄入數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.掛接與審核將掃描圖像與錄入數(shù)據(jù)進(jìn)行掛接，形成完整的電子檔案記錄。對(duì)掛接后的電子檔案進(jìn)行審核，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。（三）信息化管理平臺(tái)功能1.檔案存儲(chǔ)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的集中存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)的安全可靠。2.檢索查詢提供多種檢索方式，方便用戶快速準(zhǔn)確地查找所需檔案信息。3.利用服務(wù)支持在線查閱、借閱、下載等利用功能，提高檔案利用效率。4.統(tǒng)計(jì)分析對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析