PAGE國(guó)土局檔案制度上墻一、總則（一）目的為加強(qiáng)國(guó)土局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。本制度適用于國(guó)土局機(jī)關(guān)各科室、直屬事業(yè)單位及下屬各基層國(guó)土所。通過(guò)明確檔案管理的各項(xiàng)要求和流程，規(guī)范檔案管理行為，提高檔案管理水平，為國(guó)土局各項(xiàng)工作提供有力的支持和保障。（二）適用范圍本制度適用于國(guó)土局在履行職責(zé)過(guò)程中形成的各類(lèi)檔案，包括但不限于土地管理、礦產(chǎn)資源管理、地質(zhì)勘查、測(cè)繪管理、行政執(zhí)法、行政管理等方面的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同載體形式的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則國(guó)土局檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由局檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)全局檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則檔案應(yīng)如實(shí)反映國(guó)土局各項(xiàng)工作的歷史過(guò)程和實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性，不得篡改、偽造檔案信息。3.方便利用原則檔案管理應(yīng)遵循方便利用的原則，建立科學(xué)合理的檔案分類(lèi)體系和檢索工具，提高檔案的查閱效率，滿(mǎn)足各部門(mén)和社會(huì)公眾對(duì)檔案利用的需求。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保密工作，采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定國(guó)土局檔案管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)全局檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，對(duì)各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。3.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育活動(dòng)，提高全局檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和檔案意識(shí)。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，建立和完善檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和網(wǎng)上查詢(xún)利用。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清理和鑒定，按照規(guī)定做好檔案的銷(xiāo)毀工作。6.積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為國(guó)土局各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)和決策支持。（二）各部門(mén)檔案管理職責(zé)1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的及時(shí)、完整和準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門(mén)的要求，做好本部門(mén)檔案的分類(lèi)、編號(hào)、裝訂等基礎(chǔ)工作，便于檔案的整理和保管。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷(xiāo)毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案，確保檔案的安全和保密。4.積極配合檔案管理部門(mén)做好檔案的查閱、利用等工作，及時(shí)提供所需檔案資料。5.定期對(duì)本部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，并向檔案管理部門(mén)報(bào)告。三、檔案收集（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與國(guó)土局工作相關(guān)的文件、指示、通知、通報(bào)等。2.國(guó)土局在土地管理、礦產(chǎn)資源管理、地質(zhì)勘查、測(cè)繪管理、行政執(zhí)法、行政管理等各項(xiàng)工作中形成的文件、報(bào)告、報(bào)表、合同、協(xié)議、會(huì)議記錄、紀(jì)要、信函、圖紙、圖表、照片、錄音、錄像等。3.國(guó)土局工作人員在履行職責(zé)過(guò)程中形成的個(gè)人工作筆記、調(diào)研報(bào)告、工作總結(jié)等。4.國(guó)土局組織或參與的各類(lèi)會(huì)議、活動(dòng)形成的文件、資料、照片、錄像等。5.國(guó)土局收到的反映社會(huì)各界對(duì)國(guó)土工作意見(jiàn)、建議的來(lái)信、來(lái)訪記錄等。6.其他與國(guó)土局工作相關(guān)的具有保存價(jià)值的文件、資料和物品。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門(mén)在工作中形成及收到的各類(lèi)文件、資料，確保檔案的齊全完整。2.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合耐久性要求，能夠長(zhǎng)期保存。3.對(duì)于電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。4.各部門(mén)在收集檔案過(guò)程中，應(yīng)做好文件資料的登記工作，詳細(xì)記錄文件的名稱(chēng)、文號(hào)、日期、來(lái)源、保管期限等信息。（三）收集時(shí)間1.對(duì)于日常工作中形成的文件、資料，各部門(mén)應(yīng)在次年第一季度內(nèi)整理完畢并移交檔案管理部門(mén)。2.對(duì)于重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后一個(gè)月內(nèi)收集整理并移交檔案管理部門(mén)。3.對(duì)于上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的文件，應(yīng)在收到后及時(shí)登記并移交檔案管理部門(mén)。四、檔案整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類(lèi)方法1.國(guó)土局檔案采用年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）保管期限分類(lèi)法。2.年度：按照文件形成的年度進(jìn)行分類(lèi)，不同年度的文件分別整理。3.機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）：按照國(guó)土局內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置或業(yè)務(wù)職能進(jìn)行分類(lèi)，如辦公室、規(guī)劃科、地籍科、土地利用科、礦產(chǎn)資源管理科等，或者按照問(wèn)題分類(lèi)，如土地審批、土地登記、礦產(chǎn)資源勘查、行政執(zhí)法等。4.保管期限：根據(jù)檔案的保存價(jià)值確定保管期限，分為永久、長(zhǎng)期（1650年）、短期（15年以下）三種。（三）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用“年度+機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼+順序號(hào)”的形式。例如：202301001，表示2023年度辦公室形成的第一份檔案。2.機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼按照預(yù)先設(shè)定的編碼方案進(jìn)行編制，確保代碼的唯一性和系統(tǒng)性。3.順序號(hào)按照檔案整理的先后順序依次編寫(xiě)，從001開(kāi)始。（四）裝訂要求1.紙質(zhì)檔案應(yīng)去除金屬物，采用A4紙張規(guī)格，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱。2.對(duì)于幅面過(guò)大的圖紙、圖表等，應(yīng)折疊成A4規(guī)格后裝訂。3.電子文件應(yīng)按照檔案管理系統(tǒng)的要求進(jìn)行整理和存儲(chǔ)，確保文件的命名規(guī)范、分類(lèi)準(zhǔn)確，便于檢索和利用。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.國(guó)土局應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)藥品、防盜報(bào)警裝置等設(shè)施設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類(lèi)編號(hào)順序排列上架存放，并建立檔案存放索引，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，方便檔案的檢索和利用。3.對(duì)于重要的聲像檔案，應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理，并與紙質(zhì)檔案或電子檔案建立關(guān)聯(lián)，一同保管。（三）檔案保管期限劃分1.永久保管的檔案：凡是反映國(guó)土局主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映國(guó)土局一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。3.短期保管的檔案：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。（四）檔案清查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況清楚。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、編號(hào)、分類(lèi)、裝訂、保管期限等是否準(zhǔn)確無(wú)誤，檔案是否有損壞、丟失、霉變等情況。3.清查過(guò)程中應(yīng)做好記錄，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施進(jìn)行整改，并向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)告。六、檔案鑒定（一）鑒定組織成立國(guó)土局檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、各業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人及相關(guān)檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案的保管期限進(jìn)行鑒定，確保檔案鑒定工作的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合國(guó)土局工作實(shí)際，制定檔案鑒定具體標(biāo)準(zhǔn)。2.對(duì)于反映國(guó)土局主要職能活動(dòng)、重大決策、重要業(yè)務(wù)工作、歷史沿革等方面的檔案，應(yīng)列為永久保管。3.對(duì)于在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的一般性業(yè)務(wù)檔案，可列為長(zhǎng)期或短期保管。4.對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核批準(zhǔn)后，予以銷(xiāo)毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)已滿(mǎn)保管期限的檔案進(jìn)行清理，提出初步鑒定意見(jiàn)。2.將初步鑒定意見(jiàn)提交檔案鑒定小組進(jìn)行審核。3.鑒定小組通過(guò)查閱檔案內(nèi)容、分析檔案價(jià)值等方式，對(duì)檔案的保管期限進(jìn)行最終鑒定，并形成鑒定報(bào)告。4.根據(jù)鑒定報(bào)告，對(duì)需要銷(xiāo)毀的檔案編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷(xiāo)毀。七、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的數(shù)量統(tǒng)計(jì)，包括各類(lèi)檔案的年度歸檔數(shù)量、累計(jì)歸檔數(shù)量等。2.檔案的整理情況統(tǒng)計(jì)，如整理的檔案數(shù)量、分類(lèi)情況、編號(hào)情況等。3.檔案的保管情況統(tǒng)計(jì)，包括檔案庫(kù)房的面積、存儲(chǔ)設(shè)備的數(shù)量、檔案的完好率、破損率等。4.檔案的利用情況統(tǒng)計(jì)，如查閱檔案的人次、利用檔案的類(lèi)型、利用效果等。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和匯總。2.采用手工統(tǒng)計(jì)和電子統(tǒng)計(jì)相結(jié)合的方式，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。3.每年年底，檔案管理部門(mén)應(yīng)編制檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)，向上級(jí)主管部門(mén)和有關(guān)部門(mén)報(bào)送，并抄送本局領(lǐng)導(dǎo)。八、檔案利用（一）利用范圍1.國(guó)土局內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱檔案的。2.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)因辦案需要查閱檔案的。3.公民、法人和其他組織因涉及土地權(quán)益、礦產(chǎn)資源權(quán)益等事項(xiàng)，按照規(guī)定查閱檔案的。（二）利用手續(xù)1.國(guó)土局內(nèi)部各部門(mén)查閱檔案，需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)查閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信、工作證等有效證明文件，并填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。3.公民、法人和其他組織查閱檔案，應(yīng)提交有效身份證件和相關(guān)證明材料，填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門(mén)審核同意后，按照規(guī)定查閱。（三）利用方式1.檔案查閱一般應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的查閱場(chǎng)所進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所。2.對(duì)于需要復(fù)印、拍照、摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，提供必要的檔案查閱服務(wù)，如協(xié)助查找、提供檔案復(fù)印件等。（四）利用登記檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄查閱日期、查閱部門(mén)、查閱人員、查閱內(nèi)容、利用方式及利用效果等信息。登記冊(cè)應(yīng)妥善保管，以備查詢(xún)。九、檔案保密（一）保密制度1.建立健全檔案保密制度，明確檔案管理人員和查閱人員的保密職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)檔案保密工作的管理。2.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，采取加密存儲(chǔ)、限制查閱范圍等措施，防止檔案信息泄露。（二）保密措施1.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置門(mén)禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。3.查閱涉及保密內(nèi)容的檔案，應(yīng)在保密場(chǎng)所進(jìn)行，并由檔案管理人員現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督。4.對(duì)檔案的