PAGE因公出國(guó)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司因公出國(guó)（境）檔案管理，規(guī)范因公出國(guó)（境）活動(dòng)，確保出國(guó)（境）任務(wù)的順利完成，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體因公出國(guó)（境）人員及其相關(guān)活動(dòng)所形成的各類(lèi)檔案資料的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映因公出國(guó)（境）活動(dòng)的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集、整理與因公出國(guó)（境）相關(guān)的各類(lèi)文件、資料，確保檔案的完整性。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、公司商業(yè)秘密等敏感信息的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案的分類(lèi)、編號(hào)、整理、裝訂和存儲(chǔ)，確保檔案管理工作的規(guī)范化。二、檔案管理職責(zé)（一）公司辦公室1.負(fù)責(zé)因公出國(guó)（境）檔案管理工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和指導(dǎo)監(jiān)督。2.制定和完善因公出國(guó)（境）檔案管理制度，并組織實(shí)施。3.審核因公出國(guó)（境）任務(wù)審批文件、護(hù)照簽證、行程安排等重要檔案資料，確保其合規(guī)性。4.負(fù)責(zé)集中保管因公出國(guó)（境）人員的檔案原件，并按照規(guī)定進(jìn)行整理、歸檔和保管。5.定期對(duì)因公出國(guó)（境）檔案進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。（二）出國(guó)（境）人員所在部門(mén)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)因公出國(guó)（境）人員檔案資料的收集、整理和初步審核，并及時(shí)移交公司辦公室。2.協(xié)助公司辦公室做好因公出國(guó)（境）檔案的管理工作，提供必要的信息和支持。3.在因公出國(guó)（境）任務(wù)結(jié)束后，督促本部門(mén)人員及時(shí)提交相關(guān)總結(jié)報(bào)告和反饋意見(jiàn)，作為檔案資料的重要補(bǔ)充。（三）出國(guó)（境）人員1.按照本制度要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地提供個(gè)人因公出國(guó)（境）相關(guān)的各類(lèi)文件、資料和信息。2.妥善保管個(gè)人在因公出國(guó)（境）期間形成的各類(lèi)文件、資料，并在任務(wù)結(jié)束后及時(shí)移交所在部門(mén)。3.對(duì)涉及個(gè)人隱私和公司機(jī)密的檔案信息予以保密，不得擅自泄露。三、檔案內(nèi)容及分類(lèi)因公出國(guó)（境）檔案主要包括以下幾類(lèi)：（一）任務(wù)審批文件1.因公出國(guó)（境）任務(wù)批件及相關(guān)請(qǐng)示、報(bào)告。2.出國(guó)（境）任務(wù)通知書(shū)。3.與外方簽訂的合作協(xié)議、合同等。（二）護(hù)照簽證資料1.因公護(hù)照申請(qǐng)審批表及相關(guān)材料。2.護(hù)照辦理記錄（包括領(lǐng)取、使用、歸還等情況）。3.簽證申請(qǐng)材料、簽證頁(yè)復(fù)印件及出入境記錄。（三）行程安排資料1.出國(guó)（境）行程計(jì)劃，包括出訪國(guó)家（地區(qū)）、城市、日期、活動(dòng)安排等。2.交通票據(jù)（機(jī)票、車(chē)票、船票等）復(fù)印件。3.住宿預(yù)訂確認(rèn)單。（四）會(huì)議活動(dòng)資料1.參加國(guó)際會(huì)議、商務(wù)洽談、培訓(xùn)交流等活動(dòng)的邀請(qǐng)函、日程安排、會(huì)議資料、發(fā)言材料等。2.與外方交流合作形成的會(huì)議紀(jì)要、備忘錄、協(xié)議等文件。（五）費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)資料1.因公出國(guó)（境）費(fèi)用預(yù)算表及審批文件。2.費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)憑證（發(fā)票、收據(jù)等）及報(bào)銷(xiāo)審批單。3.外匯兌換憑證及相關(guān)記錄。（六）總結(jié)報(bào)告資料1.因公出國(guó)（境）任務(wù)總結(jié)報(bào)告，包括出訪成果、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、建議等。2.對(duì)外交流合作項(xiàng)目進(jìn)展情況報(bào)告、成果報(bào)告等。（七）其他資料1.與因公出國(guó)（境）活動(dòng)相關(guān)的照片、視頻、音頻等資料。2.其他需要?dú)w檔保存的文件、資料。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.出國(guó)（境）人員所在部門(mén)應(yīng)在因公出國(guó)（境）任務(wù)獲批后，及時(shí)收集本部門(mén)人員的相關(guān)檔案資料，并按照檔案分類(lèi)要求進(jìn)行整理。2.出國(guó)（境）人員應(yīng)在任務(wù)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將個(gè)人所形成的各類(lèi)文件、資料移交所在部門(mén)。3.對(duì)于重要的檔案資料，如任務(wù)審批文件、合作協(xié)議等，應(yīng)確保原件的完整性和準(zhǔn)確性。如有復(fù)印件，需注明原件存放處，并由相關(guān)人員簽字確認(rèn)。（二）整理方法1.按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類(lèi)整理，確保同一類(lèi)檔案資料集中存放。2.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查詢(xún)和管理。編號(hào)格式為：[年份][序號(hào)]，如“2023001”表示2023年第1份檔案資料。3.為每份檔案資料編制目錄，目錄應(yīng)包括資料名稱(chēng)、編號(hào)、日期、來(lái)源、保管期限等信息，確保目錄清晰、準(zhǔn)確。4.對(duì)檔案資料進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于長(zhǎng)期保存。對(duì)于紙張較大或較多的資料，可采用折疊、粘貼等方式進(jìn)行整理后再裝訂。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.出國(guó)（境）人員所在部門(mén)將整理好的檔案資料移交公司辦公室，移交時(shí)應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。公司辦公室對(duì)移交的檔案資料進(jìn)行審核，審核無(wú)誤后進(jìn)行歸檔。歸檔后的檔案資料應(yīng)按照檔案保管期限進(jìn)行分類(lèi)存放，便于查找和利用。（二）保管期限1.因公出國(guó)（境）檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。永久保管的檔案主要包括任務(wù)審批文件、重要合作協(xié)議、涉及國(guó)家機(jī)密和公司核心利益的文件等。長(zhǎng)期保管的檔案期限為[X]年，主要包括一般性的合作協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要、總結(jié)報(bào)告等。短期保管的檔案期限為[X]年，主要包括行程安排、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)憑證等一般性文件。2.檔案保管期限屆滿(mǎn)后，由公司辦公室按照檔案銷(xiāo)毀程序進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀。（三）保管方式1.公司辦公室應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)定期更新，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。電子檔案的存儲(chǔ)應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)電子文件管理的規(guī)定，確保電子檔案的可讀性和可利用性。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的完整性和安全性。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱因公出國(guó)（境）檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司辦公室批準(zhǔn)。2.涉及國(guó)家機(jī)密、公司商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，查閱申請(qǐng)人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，并經(jīng)公司保密管理部門(mén)批準(zhǔn)后方可查閱。3.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱因公出國(guó)（境）檔案的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照公司對(duì)外提供檔案資料的相關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱程序1.查閱申請(qǐng)人提交檔案查閱申請(qǐng)表后，檔案管理人員根據(jù)批準(zhǔn)意見(jiàn)，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記。查閱登記應(yīng)包括查閱日期、查閱人姓名、部門(mén)、查閱內(nèi)容、歸還日期等信息。2.查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案管理人員，并在查閱登記上簽字確認(rèn)。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（三）利用規(guī)定1.因公出國(guó)（境）檔案的利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，不得用于與工作無(wú)關(guān)的目的。2.如需將檔案資料用于對(duì)外宣傳、交流等活動(dòng)，必須經(jīng)過(guò)公司辦公室審核，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。對(duì)外提供的檔案資料應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼砗途庉嫞_保不泄露公司機(jī)密和敏感信息。3.公司鼓勵(lì)利用因公出國(guó)（境）檔案開(kāi)展研究和總結(jié)工作，為公司的業(yè)務(wù)發(fā)展提供參考和借鑒。對(duì)于在檔案利用過(guò)程中取得的重要成果，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行總結(jié)和推廣。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育，提高保密意識(shí)，簽訂保密承諾書(shū)，明確保密責(zé)任。2.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、公司商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專(zhuān)人保管、限制訪問(wèn)等措施，防止信息泄露。3.在檔案查閱、利用過(guò)程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對(duì)查閱人進(jìn)行保密提醒，確保檔案信息不被非法獲取或傳播。4.定期對(duì)檔案保密情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和整改存在的問(wèn)題，完善保密制度和措施。（二）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全防范工作，確保檔案庫(kù)房的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施正常運(yùn)行。2.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高安全意識(shí)和應(yīng)急處理能力，制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練。3.加強(qiáng)對(duì)電子檔案的安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制等措施，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失、損壞或被非法篡改。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、歸還登記制度，對(duì)檔案的流轉(zhuǎn)過(guò)程進(jìn)行全程跟蹤，確保檔案的安全和完整。八、檔案統(tǒng)計(jì)與鑒定（一）統(tǒng)計(jì)工作1.公司辦公室應(yīng)建立因公出國(guó)（境）檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。2.檔案統(tǒng)計(jì)內(nèi)容應(yīng)包括檔案數(shù)量、類(lèi)別、保管期限、查閱利用次數(shù)等信息，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.每年年底，公司辦公室應(yīng)將因公出國(guó)（境）檔案統(tǒng)計(jì)情況上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)，并抄送相關(guān)部門(mén)，為公司決策提供參考依據(jù)。（二）鑒定工作1.定期對(duì)保管期滿(mǎn)的因公出國(guó)（境）檔案進(jìn)行鑒定，由公司辦公室組織相關(guān)人員組成鑒定小組，對(duì)檔案的價(jià)值和保管期限進(jìn)行評(píng)估。2.鑒