PAGE幼兒園檔案平臺(tái)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)幼兒園檔案平臺(tái)管理，確保檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可利用性，提高幼兒園管理水平和工作效率，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及教育行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于幼兒園全體教職工在檔案平臺(tái)的使用、管理及相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和教育行業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映幼兒園各項(xiàng)工作實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.安全保密原則：采取有效措施保障檔案信息安全，防止信息泄露、篡改或丟失，對(duì)涉及隱私和機(jī)密的檔案嚴(yán)格保密。4.便捷高效原則：優(yōu)化檔案管理流程，利用信息技術(shù)手段提高檔案管理效率，方便教職工查詢(xún)和使用檔案信息。二、檔案平臺(tái)管理職責(zé)分工（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以園長(zhǎng)為組長(zhǎng)，副園長(zhǎng)為副組長(zhǎng)，各部門(mén)負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃幼兒園檔案平臺(tái)建設(shè)與管理工作，制定檔案管理工作方針、政策和制度，審議重大檔案管理事項(xiàng)。（二）檔案管理部門(mén)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，配備專(zhuān)業(yè)檔案管理人員。負(fù)責(zé)檔案平臺(tái)日常管理工作，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、檢索、利用和統(tǒng)計(jì)等；指導(dǎo)各部門(mén)做好檔案資料的形成、積累和整理工作；定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、鑒定和銷(xiāo)毀；維護(hù)檔案平臺(tái)系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行。（三）各部門(mén)職責(zé)各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案資料的收集、整理和初步歸檔工作，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)與檔案管理部門(mén)對(duì)接，確保本部門(mén)檔案及時(shí)、準(zhǔn)確移交；配合檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案管理相關(guān)工作，提供必要的支持和協(xié)助。三、檔案分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)1.行政管理類(lèi)：包括幼兒園行政公文、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)管理檔案等。2.教育教學(xué)類(lèi)：涵蓋教學(xué)計(jì)劃、教案、教學(xué)活動(dòng)記錄、學(xué)生成績(jī)檔案、教師教學(xué)成果檔案等。3.學(xué)生管理類(lèi)：有學(xué)生基本信息檔案、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)檔案等。4.后勤管理類(lèi)：包含校園建設(shè)與維修檔案、物資采購(gòu)與管理檔案、食品安全檔案、環(huán)境衛(wèi)生檔案等。5.家園共育類(lèi)：涉及家長(zhǎng)委員會(huì)資料、家園聯(lián)系記錄、家長(zhǎng)意見(jiàn)反饋檔案等。（二）編號(hào)規(guī)則檔案編號(hào)采用“年度類(lèi)別流水號(hào)”的形式。例如，2023XZ001，表示2023年度行政管理類(lèi)第1份檔案。編號(hào)應(yīng)確保唯一性，便于檔案的識(shí)別和管理。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，定期收集本部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案資料，確保檔案資料的齊全、完整。2.對(duì)于重要活動(dòng)、項(xiàng)目等形成的專(zhuān)項(xiàng)檔案，相關(guān)部門(mén)應(yīng)及時(shí)收集整理，明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)跟蹤檔案形成過(guò)程，確保檔案資料的連貫性和系統(tǒng)性。3.教職工個(gè)人在工作中產(chǎn)生的涉及幼兒園重要事項(xiàng)的檔案資料，應(yīng)主動(dòng)移交檔案管理部門(mén)。（二）整理規(guī)范1.檔案管理人員收到檔案資料后，應(yīng)按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫(xiě)檔案盒封面、盒脊及備考表等信息。2.整理過(guò)程中，應(yīng)剔除重復(fù)、無(wú)效的資料，對(duì)破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。確保檔案紙張質(zhì)量良好，字跡清晰可辨。3.按照檔案保管期限要求，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)存放。短期檔案、中期檔案和長(zhǎng)期檔案分別存放，便于管理和查閱。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.檔案整理完成后，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將檔案移交至檔案庫(kù)房進(jìn)行歸檔。歸檔時(shí)，應(yīng)按照檔案編號(hào)順序依次排列上架，確保檔案存放有序。2.建立檔案歸檔目錄，詳細(xì)記錄每份檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、歸檔時(shí)間、保管期限等信息，方便查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照電子文件管理要求進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，建立相應(yīng)的電子目錄索引，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案對(duì)應(yīng)一致。（二）保管條件1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。安裝防火設(shè)備、除濕機(jī)、防蟲(chóng)藥劑投放裝置、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案安全。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案架應(yīng)堅(jiān)固耐用，排列整齊，便于檔案的存放和取出。檔案應(yīng)分類(lèi)存放在檔案盒中，檔案盒應(yīng)標(biāo)注清晰的檔案類(lèi)別、編號(hào)等信息。六、檔案檢索與利用（一）檢索方式1.建立檔案檢索系統(tǒng)，提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、題名、關(guān)鍵詞、日期等進(jìn)行檢索。教職工可通過(guò)檔案平臺(tái)客戶端或網(wǎng)絡(luò)界面輸入檢索條件，快速獲取所需檔案信息。2.編制紙質(zhì)檔案檢索工具，如案卷目錄、全宗指南、分類(lèi)索引等，方便手工查詢(xún)檔案。（二）利用規(guī)定1.幼兒園內(nèi)部教職工因工作需要查閱檔案，需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容和范圍，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，協(xié)助查閱人員查找所需檔案，并做好查閱登記工作。查閱登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、部門(mén)、查閱檔案名稱(chēng)及編號(hào)、查閱目的等。3.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.涉及幼兒園機(jī)密或敏感信息的檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)。5.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱幼兒園檔案，須持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)幼兒園主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)安排專(zhuān)人陪同查閱，并按照上述內(nèi)部查閱規(guī)定辦理手續(xù)。七、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對(duì)待、準(zhǔn)確判定的原則。根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保管期限，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)評(píng)估，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)專(zhuān)家和檔案管理人員組成。負(fù)責(zé)對(duì)擬銷(xiāo)毀檔案進(jìn)行鑒定審核，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組應(yīng)逐份審查檔案，分析檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，綜合判斷檔案的價(jià)值。2.參考檔案保管期限表，對(duì)超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行重點(diǎn)審查。對(duì)于仍有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限；對(duì)于確無(wú)保存價(jià)值的檔案，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)。3.征求相關(guān)部門(mén)和人員意見(jiàn)，對(duì)涉及重要業(yè)務(wù)或有爭(zhēng)議的檔案，充分聽(tīng)取各方意見(jiàn)后再做鑒定結(jié)論。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定同意銷(xiāo)毀的檔案，編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等信息。2.《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、幼兒園主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進(jìn)行。紙質(zhì)檔案可采用焚燒或粉碎等方式銷(xiāo)毀；電子檔案應(yīng)進(jìn)行徹底刪除，并做好數(shù)據(jù)清除記錄。4.檔案銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)安排專(zhuān)人監(jiān)銷(xiāo)，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)銷(xiāo)毀情況。銷(xiāo)毀完畢后，《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》應(yīng)作為檔案資料永久保存。八、檔案數(shù)字化管理（一）數(shù)字化范圍根據(jù)幼兒園檔案管理實(shí)際需求，逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化工作。優(yōu)先對(duì)利用率高、保存價(jià)值大的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，如重要教學(xué)檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：選擇專(zhuān)業(yè)的掃描設(shè)備和軟件，按照檔案整理要求對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描。掃描分辨率應(yīng)滿足檔案查閱和存儲(chǔ)要求，一般不低于300dpi。掃描后的圖像應(yīng)清晰、完整，色彩還原準(zhǔn)確。2.圖像處理：對(duì)掃描后的圖像進(jìn)行去污、糾偏、裁剪、拼接等處理，確保圖像質(zhì)量符合要求。同時(shí)，對(duì)圖像進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，命名應(yīng)與紙質(zhì)檔案編號(hào)相對(duì)應(yīng)，便于查找和管理。3.數(shù)據(jù)掛接：將數(shù)字化圖像與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，建立準(zhǔn)確的索引關(guān)系。通過(guò)檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的一體化管理，方便用戶查閱和利用。4.存儲(chǔ)管理：數(shù)字化檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行異地備份。定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（三）數(shù)字化安全保障1.建立數(shù)字化檔案安全管理制度，規(guī)范數(shù)字化操作流程，防止數(shù)據(jù)丟失、泄露和篡改。2.采用數(shù)據(jù)加密技術(shù)，對(duì)數(shù)字化檔案?jìng)鬏敽痛鎯?chǔ)過(guò)程中的數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中的安全性。3.加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化設(shè)備和存儲(chǔ)環(huán)境的管理，定期進(jìn)行殺毒、維護(hù)和更新，防止病毒感染和惡意攻擊。九、檔案平臺(tái)系統(tǒng)維護(hù)與安全管理（一）系統(tǒng)維護(hù)1.安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案平臺(tái)系統(tǒng)的日常維護(hù)工作，定期檢查系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)，及時(shí)處理系統(tǒng)故障和問(wèn)題。2.按照軟件供應(yīng)商提供的升級(jí)計(jì)劃，及時(shí)對(duì)檔案平臺(tái)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)，確保系統(tǒng)功能的完善和性能的優(yōu)化。3.做好系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份工作，定期備份檔案數(shù)據(jù)至外部存儲(chǔ)設(shè)備，并異地存放。備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和恢復(fù)測(cè)試，確保數(shù)據(jù)可恢復(fù)性。（二）安全管理1.建立檔案平臺(tái)安全防護(hù)體系，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止外部非法網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)。2.對(duì)檔案平臺(tái)用戶進(jìn)行權(quán)限管理，根據(jù)用戶工作職責(zé)和業(yè)務(wù)需求，分配不同的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保用戶只能訪問(wèn)和操作其權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息。3.加強(qiáng)用戶賬號(hào)和密碼管理，要求用戶定期更換密碼，密碼應(yīng)具備一定的強(qiáng)度要求，包含字母、數(shù)字和特殊字符。嚴(yán)禁使用弱密碼或共享賬號(hào)。4.定期開(kāi)展檔案平臺(tái)安全審計(jì)工作，檢查系統(tǒng)操作日志，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理異常操作行為。對(duì)違規(guī)操作進(jìn)行記錄和追溯，依法依規(guī)追究相關(guān)人員責(zé)任。十、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組定期對(duì)檔案平臺(tái)管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案收集整理質(zhì)量、檔案保管條件、檔案利用服務(wù)等方面。2.設(shè)立檔案管理監(jiān)督舉報(bào)渠道，鼓勵(lì)教職工對(duì)檔案管理工作中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)。對(duì)舉報(bào)信息進(jìn)行及時(shí)核實(shí)和處理，并將處理結(jié)果反饋給舉報(bào)人。（二）考核辦法1.將檔案平臺(tái)管理工作納入教職工績(jī)效考核體系，制定明確的考核指標(biāo)和評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)?？己酥笜?biāo)包括檔案工作任務(wù)完成情況、檔案管理質(zhì)量、檔案利用效率、檔案安全保障等方面。2.每年對(duì)教職工檔案管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，考核結(jié)