PAGE監(jiān)事會(huì)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司監(jiān)事會(huì)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在監(jiān)事會(huì)工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司監(jiān)事會(huì)辦公室及全體監(jiān)事會(huì)成員在履行職責(zé)過程中形成的各類檔案管理。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指監(jiān)事會(huì)在開展監(jiān)督檢查、會(huì)議組織、文件起草、調(diào)研考察等工作中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：監(jiān)事會(huì)檔案由監(jiān)事會(huì)辦公室集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映監(jiān)事會(huì)工作實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，確保檔案信息安全，防止檔案泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用。二、檔案管理職責(zé)（一）監(jiān)事會(huì)辦公室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善監(jiān)事會(huì)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中管理監(jiān)事會(huì)各類檔案，做好檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)等工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案查詢利用。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，對已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行鑒定和銷毀。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。6.監(jiān)督指導(dǎo)各部門檔案管理工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)。（二）監(jiān)事會(huì)成員職責(zé)1.各監(jiān)事會(huì)成員應(yīng)妥善保管在工作中形成的各類文件資料，并及時(shí)移交監(jiān)事會(huì)辦公室歸檔。2.積極配合監(jiān)事會(huì)辦公室開展檔案管理工作，按照要求提供相關(guān)檔案信息。3.在查閱、借閱檔案時(shí)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保檔案安全。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.監(jiān)事會(huì)各類會(huì)議文件，包括會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、記錄等。2.監(jiān)事會(huì)開展監(jiān)督檢查工作形成的文件資料，如檢查計(jì)劃、報(bào)告、整改意見等。3.監(jiān)事會(huì)與其他部門或外部單位的往來文件，包括函件、請示、批復(fù)等。4.監(jiān)事會(huì)成員的工作報(bào)告、調(diào)研考察報(bào)告、提案等。5.監(jiān)事會(huì)工作中形成的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)資料、審計(jì)報(bào)告等。6.監(jiān)事會(huì)組織的各類培訓(xùn)、學(xué)習(xí)活動(dòng)文件。7.其他具有保存價(jià)值的文件資料。（二）收集要求1.各部門和監(jiān)事會(huì)成員應(yīng)及時(shí)將工作中形成的文件資料收集齊全，定期移交監(jiān)事會(huì)辦公室。2.收集的文件資料應(yīng)保持完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式正確、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般分為綜合類、會(huì)議類、監(jiān)督檢查類、文件往來類、成員工作類等。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者等信息，確保目錄準(zhǔn)確反映檔案內(nèi)容。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案整理完畢后，應(yīng)及時(shí)歸檔，歸檔時(shí)間不得超過文件形成后的一個(gè)月。2.歸檔的檔案應(yīng)按照分類編號順序排列，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號、起止日期等信息。3.電子檔案應(yīng)按照紙質(zhì)檔案的分類編號進(jìn)行存儲(chǔ)，建立相應(yīng)的電子目錄，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案一一對應(yīng)。（二）保管期限1.監(jiān)事會(huì)檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括監(jiān)事會(huì)重要會(huì)議文件、監(jiān)事會(huì)工作報(bào)告、監(jiān)事會(huì)重大決策文件等。3.長期保管的檔案保管期限為10年至50年，主要包括監(jiān)事會(huì)一般性會(huì)議文件、監(jiān)督檢查報(bào)告、成員工作記錄等。4.短期保管的檔案保管期限為1年至10年，主要包括臨時(shí)性文件、一般性函件等。（三）保管措施1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。4.對電子檔案應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、備份等措施，防止電子檔案丟失或損壞。五、檔案的利用與借閱（一）利用范圍1.監(jiān)事會(huì)成員因工作需要查閱檔案。2.公司內(nèi)部其他部門因工作需要查閱與監(jiān)事會(huì)相關(guān)的檔案。3.外部單位因法定事由查閱公司監(jiān)事會(huì)檔案。（二）利用程序1.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)監(jiān)事會(huì)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行，不得將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)監(jiān)事會(huì)辦公室負(fù)責(zé)人同意，并登記備案。3.查閱檔案人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。（三）借閱程序1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)監(jiān)事會(huì)辦公室負(fù)責(zé)人審核，監(jiān)事會(huì)主席批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱檔案一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由監(jiān)事會(huì)辦公室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，對已到期的檔案進(jìn)行鑒定。2.對保管期限已滿但仍具有重要參考價(jià)值的檔案，應(yīng)延長保管期限。3.對已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出銷毀意見。2.將擬銷毀的檔案清單報(bào)監(jiān)事會(huì)主席批準(zhǔn)。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員會(huì)同相關(guān)人員在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。4.銷毀記錄應(yīng)包括檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀人員等信息，銷毀記錄應(yīng)長期保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的監(jiān)事會(huì)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等數(shù)字化加工，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息錄入：將檔案目錄、題名、日期、責(zé)任者等信息錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的計(jì)算機(jī)檢索。3.系統(tǒng)功能模塊：包括檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能模塊，滿足檔案管理工作的實(shí)際需求。（三）信息化安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)。