PAGE干部檔案制度化規(guī)范化一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司干部隊(duì)伍建設(shè)，規(guī)范干部檔案管理工作，確保干部檔案真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、規(guī)范，充分發(fā)揮干部檔案在干部選拔任用、培養(yǎng)教育、管理監(jiān)督等方面的重要作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司全體在職干部檔案的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：干部檔案必須如實(shí)反映干部個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)等情況，確保檔案信息真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集干部在各個方面形成的各類材料，保證檔案材料齊全完整，不遺漏重要信息。3.準(zhǔn)確性原則：對檔案材料進(jìn)行認(rèn)真審核、整理和鑒別，確保檔案內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。4.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照國家有關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和公司規(guī)定，規(guī)范干部檔案的整理、保管、查閱、轉(zhuǎn)遞等工作流程，保證檔案管理工作有序進(jìn)行。（四）管理職責(zé)1.人力資源部門負(fù)責(zé)制定和完善干部檔案管理制度，并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)干部檔案的集中統(tǒng)一管理，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門做好干部檔案的日常管理工作。負(fù)責(zé)干部檔案材料的收集、鑒別、整理、歸檔、保管、查閱、轉(zhuǎn)遞等工作。負(fù)責(zé)對干部檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核。2.各部門負(fù)責(zé)本部門干部檔案材料的收集、整理和報(bào)送工作，并指定專人負(fù)責(zé)與人力資源部門溝通協(xié)調(diào)。配合人力資源部門做好干部檔案的查閱、轉(zhuǎn)遞等工作，確保檔案管理工作順利進(jìn)行。二、檔案材料的收集與歸檔（一）收集范圍1.履歷材料：干部個人經(jīng)歷、學(xué)歷、學(xué)位、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）、學(xué)術(shù)成果等方面的材料。2.自傳材料：干部本人撰寫的自傳及對重大問題的認(rèn)識等材料。3.鑒定、考核、考察材料：干部的年度考核、任職期滿考核、換屆考察、專項(xiàng)考察及民主評議等材料。4.學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料：干部的學(xué)歷學(xué)位證書、培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書、專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）資格證書、聘任文件等材料。5.政審材料：干部的政治歷史情況審查、入黨入團(tuán)材料、出國（境）審批材料等。6.黨團(tuán)材料：干部的入黨志愿書、入黨申請書、轉(zhuǎn)正申請書、思想?yún)R報(bào)、自傳、入黨積極分子考察表、培養(yǎng)教育和考察情況登記表、團(tuán)支部推薦意見、上級黨委審批意見等材料。7.獎勵材料：干部獲得的各種獎勵證書、表彰決定等材料。8.處分材料：干部受到黨紀(jì)政紀(jì)處分的決定、調(diào)查報(bào)告、本人檢討等材料。9.工資、任免、出國（境）等材料：干部的工資變動審批表、任免審批表、出國（境）審批表等材料。10.其他可供組織參考的材料：干部的體檢表、殘疾證明、學(xué)術(shù)論文、著作等材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照干部檔案收集范圍的要求，及時收集本部門干部的各類檔案材料，并定期整理報(bào)送人力資源部門。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、完整、清晰，不得涂改、偽造、擅自抽取或銷毀。3.檔案材料應(yīng)統(tǒng)一使用A4規(guī)格紙張，并用碳素墨水或藍(lán)黑墨水書寫，字跡應(yīng)工整、清晰。（三）歸檔程序1.人力資源部門收到各部門報(bào)送的檔案材料后，應(yīng)及時進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括材料的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等。2.經(jīng)審核合格的檔案材料，應(yīng)按照干部檔案整理工作的要求進(jìn)行分類、排序、編目、裝訂等整理工作。3.整理好的檔案材料應(yīng)及時裝入檔案袋，并在檔案袋上注明干部姓名、檔案編號、材料類別、份數(shù)等信息。4.將整理好的檔案材料按照檔案編號順序存入檔案柜，并建立檔案目錄索引，以便查閱和管理。三、檔案的整理與保管（一）整理原則1.分類準(zhǔn)確原則：按照干部檔案材料的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案材料分為十大類，并進(jìn)行科學(xué)分類，確保類別劃分準(zhǔn)確無誤。2.編排有序原則：按照干部檔案材料形成的時間順序或重要程度，對每一類檔案材料進(jìn)行合理編排，確保材料排列有序。3.目錄清晰原則：編制詳細(xì)的檔案目錄索引，注明每一類檔案材料的名稱、份數(shù)、頁碼等信息，以便查閱和管理。4.裝訂規(guī)范原則：對整理好的檔案材料進(jìn)行統(tǒng)一裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊、美觀，不得漏頁、掉頁。（二）整理方法1.分類：將干部檔案材料按照履歷材料、自傳材料、鑒定考核考察材料、學(xué)歷學(xué)位培訓(xùn)專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料、政審材料、黨團(tuán)材料、獎勵材料、處分材料、工資任免出國（境）等材料、其他可供組織參考的材料等十大類進(jìn)行分類。2.排序：每一類檔案材料應(yīng)按照材料形成的時間順序或重要程度進(jìn)行排序。例如，履歷材料應(yīng)按照干部參加工作時間先后順序排列；鑒定考核考察材料應(yīng)按照時間先后順序排列，并將年度考核材料放在首位。3.編目：編制檔案目錄索引，目錄索引應(yīng)包括類別、序號、材料名稱、份數(shù)、頁碼等信息。目錄索引應(yīng)打印或手寫在專用的目錄紙上，并裝訂在檔案卷首。4.裝訂：將整理好的檔案材料按照類別順序依次裝入檔案袋，并使用縫紉機(jī)或線繩進(jìn)行裝訂。裝訂應(yīng)牢固、整齊、美觀，不得漏頁、掉頁。裝訂線應(yīng)在檔案袋的左側(cè)，裝訂厚度應(yīng)適中，一般不超過2cm。（三）保管要求1.檔案庫房：應(yīng)設(shè)立專門的干部檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防高溫等安全設(shè)施，確保檔案安全保管。2.檔案柜架：應(yīng)使用符合檔案保管要求的檔案柜架存放干部檔案，檔案柜架應(yīng)排列整齊、編號清晰，便于查找和管理。3.溫濕度控制：檔案庫房的溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%65%之間。應(yīng)配備溫濕度計(jì)，定期檢查溫濕度情況，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行調(diào)節(jié)。4.安全管理：加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等制度，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時報(bào)告并處理。5.電子檔案管理：建立干部電子檔案管理系統(tǒng)，將干部檔案材料進(jìn)行數(shù)字化處理，實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案同步管理。電子檔案應(yīng)嚴(yán)格按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行存儲、備份和使用，確保電子檔案的安全可靠。四、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司領(lǐng)導(dǎo)、人力資源部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)工作人員因工作需要，可以查閱干部檔案。2.其他部門因工作需要查閱干部檔案，應(yīng)填寫《干部檔案查閱申請表》，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)人力資源部門負(fù)責(zé)人審批。3.外單位因工作需要查閱干部檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱干部檔案應(yīng)提前預(yù)約，填寫《干部檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。2.《干部檔案查閱申請表》經(jīng)審批同意后，查閱人員應(yīng)在檔案管理人員的陪同下到檔案庫房查閱檔案。3.查閱檔案時，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱制度，不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注、污損，不得泄露檔案內(nèi)容。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并在《干部檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.公司領(lǐng)導(dǎo)、人力資源部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)工作人員因工作需要，可以借閱干部檔案。2.其他部門因工作需要借閱干部檔案，應(yīng)填寫《干部檔案借閱申請表》，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)人力資源部門負(fù)責(zé)人審批。3.外單位因工作需要借閱干部檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。（四）借閱程序1.借閱干部檔案應(yīng)提前預(yù)約，填寫《干部檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等信息。2.《干部檔案借閱申請表》經(jīng)審批同意后，借閱人員應(yīng)到檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取《干部檔案借閱登記簿》。3.借閱人員應(yīng)在《干部檔案借閱登記簿》上簽字確認(rèn)，并將檔案帶出檔案庫房。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、拍照、錄像檔案內(nèi)容。4.借閱期限一般不超過[X]個工作日。借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并在《干部檔案借閱登記簿》上簽字注銷。五、檔案的轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞范圍1.干部因工作調(diào)動、職務(wù)變動、辭職、退休等原因，需要轉(zhuǎn)遞干部檔案的。2.干部因出國（境）定居、留學(xué)等原因，需要轉(zhuǎn)遞干部檔案的。3.其他需要轉(zhuǎn)遞干部檔案的情況。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.干部檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)填寫《干部檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，注明轉(zhuǎn)遞原因、轉(zhuǎn)遞單位、轉(zhuǎn)遞地址等信息。2.《干部檔案轉(zhuǎn)遞通知單》經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人審批同意后，檔案管理人員應(yīng)按照轉(zhuǎn)遞通知單的要求，將干部檔案整理密封，并在檔案封口處加蓋騎縫章。3.檔案管理人員應(yīng)通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞綄⒏刹繖n案轉(zhuǎn)遞給接收單位，并在《干部檔案轉(zhuǎn)遞登記簿》上登記轉(zhuǎn)遞時間、轉(zhuǎn)遞單位、轉(zhuǎn)遞地址、接收人等信息。4.接收單位收到干部檔案后，應(yīng)及時將回執(zhí)寄回人力資源部門?；貓?zhí)應(yīng)注明檔案接收時間、接收人等信息。（三）轉(zhuǎn)遞要求1.干部檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行，確保檔案轉(zhuǎn)遞安全、準(zhǔn)確、及時。2.檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對轉(zhuǎn)遞通知單和檔案內(nèi)容，確保檔案轉(zhuǎn)遞信息準(zhǔn)確無誤。3.檔案轉(zhuǎn)遞過程中，應(yīng)妥善保管檔案，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。4.接收單位收到檔案后，應(yīng)及時對檔案進(jìn)行核對和整理，如發(fā)現(xiàn)檔案材料短缺、損壞等問題，應(yīng)及時與人力資源部門聯(lián)系解決。六、檔案的審核與鑒別（一）審核內(nèi)容1.檔案材料的真實(shí)性：審核檔案材料是否真實(shí)反映干部個人情況，有無涂改、偽造、擅自抽取或銷毀檔案材料的情況。2.檔案材料的完整性：審核檔案材料是否齊全完整，有無遺漏重要信息的情況。3.檔案材料的準(zhǔn)確性：審核檔案材料的內(nèi)容是否準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)是否真實(shí)可靠。4.檔案材料的規(guī)范性：審核檔案材料的格式、字體、書寫、裝訂等是否符合規(guī)范要求。（二）鑒別方法1.直接鑒別：對檔案材料進(jìn)行直接審查，判斷其真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等。2.調(diào)查核實(shí)：對檔案材料中涉及的重要信息或存疑問題，通過調(diào)查核實(shí)的方式進(jìn)行鑒別。調(diào)查核實(shí)可以通過函調(diào)、外調(diào)、查閱原始資料等方式進(jìn)行。3.專家鑒定：對檔案材料中涉及的專業(yè)技術(shù)問題或疑難問題，邀請相關(guān)專家進(jìn)行鑒定。專家鑒定應(yīng)出具書面鑒定意見，并簽字蓋章。（三）審核與鑒別結(jié)果處理1.經(jīng)審核與鑒別合格的檔案材料，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行整理、歸檔、保管等工作。2.經(jīng)審核與鑒別發(fā)現(xiàn)檔案材料存在問題的，應(yīng)及時與相關(guān)部門或人員聯(lián)系，要求其補(bǔ)充完善或更正檔案材料。3.對偽造、涂改、擅自抽取或銷毀檔案材料的，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理人員基本要求1.檔案管理人員應(yīng)具備良好的政治素質(zhì)、職業(yè)道德和業(yè)務(wù)能力，熟悉干部檔案管理工作的法律法規(guī)和政策規(guī)定。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律，保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容。3.檔案管理人員應(yīng)定期參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。（二）檔案管理人員工作職責(zé)1.負(fù)責(zé)干部檔案的收集、鑒別、整理、歸檔、保管、查閱、轉(zhuǎn)遞等工作。2.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，定