PAGE會計檔案保管制度6一、總則（一）目的為了加強公司會計檔案管理，保證會計檔案的安全、完整與有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》以及國家有關(guān)會計檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機構(gòu)的會計檔案管理工作。（三）定義會計檔案是指公司在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。二、會計檔案的內(nèi)容（一）會計憑證1.原始憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、報銷單、借款單等。2.記賬憑證，根據(jù)審核無誤的原始憑證編制，記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)的內(nèi)容、會計分錄及附件張數(shù)等。（二）會計賬簿1.總賬，按照會計科目分類登記全部經(jīng)濟業(yè)務(wù)的賬簿。2.明細賬，按照明細科目分類登記某一類經(jīng)濟業(yè)務(wù)的賬簿，如應(yīng)收賬款明細賬、固定資產(chǎn)明細賬等。3.日記賬，按照經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生時間順序逐日逐筆登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬。4.輔助賬簿，如備查賬等，用于補充登記某些在總賬和明細賬中未能詳細記錄的經(jīng)濟業(yè)務(wù)。（三）財務(wù)會計報告1.月度財務(wù)會計報告，包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表及附注等。2.季度財務(wù)會計報告，內(nèi)容與月度報告類似，但更為詳細。3.半年度財務(wù)會計報告，涵蓋中期財務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量等信息。4.年度財務(wù)會計報告，是對公司全年財務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量的全面總結(jié)，包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動表及附注等。（四）其他會計資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表，用于核對銀行存款日記賬與銀行對賬單之間的差異，調(diào)整未達賬項。2.銀行對賬單，反映公司銀行賬戶資金收支情況的原始記錄。3.納稅申報表，記錄公司各項稅費申報繳納情況的文件。4.會計檔案移交清冊，用于記錄會計檔案在不同部門或人員之間交接的詳細情況。5.會計檔案保管清冊，詳細記錄會計檔案的種類\數(shù)量、保管期限、存放地點等信息。6.會計檔案銷毀清冊，記載擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。7.其他具有保存價值的會計核算專業(yè)資料，如財務(wù)分析報告、成本計算單、工資計算表等。三、會計檔案的整理與裝訂（一）會計憑證的整理與裝訂1.每月末，會計人員應(yīng)對本月的會計憑證進行整理。首先，檢查憑證是否齊全，編號是否連續(xù)，附件是否完整。對于缺失的憑證或附件，應(yīng)及時查找補齊。2.按照憑證編號順序排列，摘除憑證內(nèi)的金屬物，對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持數(shù)字完整。3.整理好的憑證，應(yīng)加具封面、封底，在封面上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號碼、記賬憑證張數(shù)、附件張數(shù)，并由會計主管人員和裝訂人員在封面上簽章。4.裝訂憑證應(yīng)使用棉線在左上角部位進行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得壓字、掉頁。（二）會計賬簿的整理與裝訂1.年度終了，各種賬簿在結(jié)轉(zhuǎn)下年、建立新賬后，一般都要把舊賬送交總賬會計集中統(tǒng)一整理。2.對于活頁賬簿，應(yīng)抽出空白賬頁，再將已使用的賬頁按順序編號，加具封面、封底，裝訂成冊。封面應(yīng)注明單位名稱、賬簿名稱、年度、賬簿頁數(shù)，并由裝訂人員簽章。3.對于訂本式賬簿，應(yīng)保持原有的裝訂形式，不得隨意拆開。如發(fā)現(xiàn)賬頁有損壞或短缺，應(yīng)及時更換或補充。（三）財務(wù)會計報告的整理與裝訂1.月度、季度財務(wù)會計報告應(yīng)按順序整理，包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表及附注等。將各報表按規(guī)定格式打印，并加蓋單位公章、單位負責(zé)人、主管會計工作負責(zé)人、會計機構(gòu)負責(zé)人（會計主管人員）簽名并蓋章。2.年度財務(wù)會計報告應(yīng)在整理齊全后，加具封面，封面應(yīng)注明單位名稱、年度、財務(wù)會計報告名稱，并由單位負責(zé)人、主管會計工作負責(zé)人、會計機構(gòu)負責(zé)人（會計主管人員）簽名并蓋章。同時，應(yīng)將審計報告等相關(guān)資料一并裝訂成冊。（四）其他會計資料的整理與裝訂1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單應(yīng)按月或按季整理，并與相關(guān)記賬憑證核對無誤后，加具封面裝訂成冊。封面應(yīng)注明單位名稱、期間、資料名稱等。2.納稅申報表應(yīng)按稅種、申報期間分別整理，裝訂成冊，并注明所屬期間、申報金額等信息。3.會計檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊等應(yīng)按規(guī)定格式填寫，一式多份，分別由不同部門或人員保存。四、會計檔案的保管期限（一）會計憑證原始憑證、記賬憑證的保管期限為30年。（二）會計賬簿總賬、明細賬、日記賬、輔助賬簿的保管期限為30年；固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。（三）財務(wù)會計報告月度、季度、半年度財務(wù)會計報告的保管期限為10年；年度財務(wù)會計報告應(yīng)永久保管。（四）其他會計資料銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表的保管期限為10年；會計檔案移交清冊的保管期限為30年；會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊應(yīng)永久保管。五、會計檔案的保管要求（一）保管地點1.公司應(yīng)設(shè)置專門的會計檔案保管庫（柜），用于存放會計檔案。保管庫（柜）應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全設(shè)施，確保會計檔案的安全。2.會計檔案保管庫（柜）應(yīng)指定專人負責(zé)管理，管理人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)知識，熟悉會計檔案管理業(yè)務(wù)。（二）存放方式1.會計檔案應(yīng)按照保管期限、類別等進行分類存放，便于查找和管理。2.對于電子會計檔案，應(yīng)存儲在磁性介質(zhì)或光盤等存儲設(shè)備上，并定期進行備份。備份存儲設(shè)備應(yīng)與原存儲設(shè)備分開存放，異地保管。（三）保管環(huán)境1.保管庫（柜）應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合規(guī)定要求。一般溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)控制在45%60%之間。2.應(yīng)定期對保管庫（柜）進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。六、會計檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱會計檔案，應(yīng)經(jīng)會計主管人員或財務(wù)負責(zé)人批準。查閱時，應(yīng)在指定地點進行，并由檔案管理人員在場監(jiān)督。2.外部單位查閱公司會計檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)公司負責(zé)人批準。查閱時，應(yīng)按照公司規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，檔案管理人員應(yīng)詳細記錄查閱情況。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)填寫《會計檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)批準后交檔案管理人員。2.檔案管理人員根據(jù)申請表，提供相應(yīng)的會計檔案，并在查閱過程中進行監(jiān)督。查閱人員不得在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將會計檔案歸還檔案管理人員，并由檔案管理人員在申請表上注明歸還時間。（三）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員借閱會計檔案，應(yīng)經(jīng)會計主管人員或財務(wù)負責(zé)人批準，并填寫《會計檔案借閱登記表》。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。2.外部單位借閱公司會計檔案，除按上述查閱程序辦理外，還應(yīng)與公司簽訂保密協(xié)議，明確借閱期間的保密責(zé)任。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，應(yīng)經(jīng)公司負責(zé)人批準。3.借閱人員應(yīng)妥善保管會計檔案，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印或用于其他非查閱目的的活動。如發(fā)現(xiàn)會計檔案有損壞或丟失，應(yīng)及時報告檔案管理人員，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。七、會計檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期滿的會計檔案，除本制度規(guī)定不得銷毀的情形外，可以按照規(guī)定程序銷毀。2.對于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。3.正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。（二）銷毀程序1.由公司檔案管理部門會同財務(wù)部門提出銷毀意見，編制《會計檔案銷毀清冊》，列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。2.《會計檔案銷毀清冊》應(yīng)經(jīng)公司負責(zé)人、會計主管人員和檔案管理部門負責(zé)人審核簽字，并報上級主管部門備案。3.銷毀會計檔案時，應(yīng)由檔案管理部門、財務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員在銷毀會計檔案前，應(yīng)當(dāng)按照《會計檔案銷毀清冊》所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在《會計檔案銷毀清冊》上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告公司負責(zé)人。八、會計檔案的信息化管理（一）電子會計檔案的形成與收集1.公司應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定，采用電子計算機進行會計核算的單位，應(yīng)當(dāng)同時保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。2.電子會計檔案的形成應(yīng)符合國家統(tǒng)一的會計制度規(guī)定，確保數(shù)據(jù)的真實性、完整性和準確性。財務(wù)部門應(yīng)定期收集電子會計檔案，并進行整理、分類和存儲。（二）電子會計檔案的存儲與保管1.電子會計檔案應(yīng)存儲在符合安全標準的磁性介質(zhì)或光盤等存儲設(shè)備上，并定期進行備份。備份存儲設(shè)備應(yīng)異地保管，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.存儲電子會計檔案的設(shè)備應(yīng)具備防磁、防火、防潮、防蟲、防盜等安全措施，確保電子會計檔案的安全。3.公司應(yīng)建立電子會計檔案管理制度，對電子會計檔案的存儲、檢索、使用、備份等進行規(guī)范管理。定期對電子會計檔案進行檢查和維護，確保其可讀性和可用性。（三）電子會計檔案的查閱與利用1.查閱電子會計檔案應(yīng)經(jīng)會計主管人員或財務(wù)負責(zé)人批準，并在檔案管理人員的協(xié)助下進行。查閱人員應(yīng)使用專門的查閱軟件，按照規(guī)定的權(quán)限和程序進行操作，不得擅自修改、刪除電子會計檔案。2.電子會計檔案的利用應(yīng)遵循國家有關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定，確保電子會計檔案的合法使用。如需將電子會計檔案提供給外部單位，應(yīng)經(jīng)公司負責(zé)人批準，并簽訂保密協(xié)議。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司內(nèi)部審計部門負責(zé)對會計檔案管理工作進行定期監(jiān)督檢查，確保會計檔案管理工作符合本制度規(guī)定。（二）檢查內(nèi)容1.會計檔案的整理、裝訂是否符合要求，檔案內(nèi)容是否完整、準確。2.會計檔案的保管期限是否符合規(guī)定，保管環(huán)境是否安全、適宜。3.會計檔案的查閱、借閱手續(xù)是否齊全，是否存在違規(guī)查閱、借閱行為。4.會計檔案的銷毀程序是否合規(guī)，銷毀清冊是否完整、準確。5.電子會計檔案的管理是否符合信息化管理要求，數(shù)據(jù)是否安全、可靠。（三）問題處理1.在監(jiān)督檢查過程中，如發(fā)現(xiàn)會計檔案管理工作存在問題，應(yīng)及時下達整改通知書，要求責(zé)任部