PAGE河長制檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)河長制工作檔案管理，確保河長制工作中形成的各類文件材料得到妥善保管和有效利用，為河長制工作的決策、執(zhí)行、監(jiān)督提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在河長制工作中形成的各類檔案管理，包括但不限于河長巡查記錄、問題交辦與處理文件、水質(zhì)監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、治理項(xiàng)目檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：河長制檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映河長制工作實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、手續(xù)完備。3.分類科學(xué)原則：按照河長制工作的特點(diǎn)和檔案形成規(guī)律，進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和利用。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案安全，防止檔案丟失、損壞和泄密，對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案嚴(yán)格保密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本公司/組織的檔案管理制度，制定河長制檔案管理的具體辦法和工作流程。2.負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔河長制工作中形成的各類檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編目、裝訂等整理工作。3.建立河長制檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案檢索和利用效率。4.定期對(duì)河長制檔案進(jìn)行檢查、鑒定，對(duì)已到保管期限的檔案提出存毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行相應(yīng)處理。5.負(fù)責(zé)檔案的借閱、查閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，確保檔案的合理使用和安全歸還。6.對(duì)下級(jí)部門或相關(guān)工作人員的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（二）河長職責(zé)1.組織領(lǐng)導(dǎo)所負(fù)責(zé)河段的河長制工作，對(duì)檔案管理工作給予重視和支持。2.督促相關(guān)工作人員及時(shí)整理、報(bào)送河長巡查記錄、問題發(fā)現(xiàn)與處理等檔案材料，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.對(duì)涉及河長制工作的重要決策、重大事件等檔案材料進(jìn)行審核，保證檔案能夠準(zhǔn)確反映工作實(shí)際情況。（三）相關(guān)工作人員職責(zé)1.在河長制工作過程中，負(fù)責(zé)及時(shí)收集、整理各自工作范圍內(nèi)形成的文件材料，按照檔案管理要求進(jìn)行分類、編號(hào)，定期移交檔案管理部門。2.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，確保所形成檔案的質(zhì)量，不得擅自銷毀、涂改檔案材料。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，如實(shí)提供相關(guān)信息。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.河長巡查記錄：包括巡查時(shí)間、地點(diǎn)、發(fā)現(xiàn)的問題、處理措施及結(jié)果等詳細(xì)記錄。2.問題交辦與處理文件：上級(jí)河長交辦的問題、向下級(jí)河長或相關(guān)部門交辦問題的文件，以及問題處理的反饋情況等。3.水質(zhì)監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)：定期或不定期的水質(zhì)監(jiān)測(cè)報(bào)告、監(jiān)測(cè)點(diǎn)位信息、監(jiān)測(cè)方法及結(jié)果分析等。4.治理項(xiàng)目檔案：包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、設(shè)計(jì)方案、招投標(biāo)文件、施工過程中的各類資料（如施工日志、監(jiān)理記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等）、竣工驗(yàn)收文件等。5.會(huì)議紀(jì)要：河長制工作相關(guān)會(huì)議的紀(jì)要，記錄會(huì)議討論的主要內(nèi)容、決策事項(xiàng)及責(zé)任分工等。6.工作計(jì)劃與總結(jié)：年度、季度、月度河長制工作計(jì)劃，以及工作完成后的總結(jié)報(bào)告。7.宣傳教育資料：開展河長制宣傳活動(dòng)的方案、圖片、視頻、報(bào)道等資料。8.其他與河長制工作相關(guān)的文件、資料，如群眾舉報(bào)信件及處理情況、媒體報(bào)道及應(yīng)對(duì)措施等。（二）收集要求1.各部門和工作人員應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)將形成的檔案材料收集齊全，確保不漏項(xiàng)。2.收集的檔案材料應(yīng)保持原始性和完整性，不得隨意涂改、偽造或抽取。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行收集，確保文件的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類河長巡查類：按照巡查河段及時(shí)間順序進(jìn)行分類。問題交辦與處理類：根據(jù)問題來源、交辦對(duì)象及處理情況進(jìn)行分類。水質(zhì)監(jiān)測(cè)類：按照監(jiān)測(cè)時(shí)間、監(jiān)測(cè)點(diǎn)位進(jìn)行分類。治理項(xiàng)目類：按照項(xiàng)目名稱及階段進(jìn)行分類，如項(xiàng)目前期、施工期、竣工驗(yàn)收期等。會(huì)議紀(jì)要類：按照會(huì)議時(shí)間及主題進(jìn)行分類。工作計(jì)劃與總結(jié)類：按照時(shí)間年度進(jìn)行分類。宣傳教育類：按照宣傳活動(dòng)類型及時(shí)間進(jìn)行分類。其他類：根據(jù)文件性質(zhì)進(jìn)行分類。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案類別、年份及順序號(hào)等信息，便于管理和查找。例如，河長巡查類檔案編號(hào)格式為：HCXC[年份][順序號(hào)]。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，以便快速檢索檔案。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于長期保存和查閱。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，不得損壞文件內(nèi)容。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理部門應(yīng)定期接收各部門和工作人員移交的檔案，對(duì)接收的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.歸檔的檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行排列，依次裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年份、起止編號(hào)等信息。3.對(duì)電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并按照電子檔案管理要求進(jìn)行分類存儲(chǔ)和命名，確保電子檔案的安全和可檢索性。（二）保管期限1.永久保管：涉及河長制工作的重大決策、重要法規(guī)政策文件。河長制工作中發(fā)生的重大事件、事故的相關(guān)檔案。具有長期歷史價(jià)值和重要參考意義的檔案。2.定期保管：河長巡查記錄、問題交辦與處理文件等，保管期限為[X]年。水質(zhì)監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、治理項(xiàng)目檔案等，保管期限為[X]年。會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)等，保管期限為[X]年。宣傳教育資料等，保管期限為[X]年。（三）保管條件1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，保持適宜的溫度和濕度。2.檔案架應(yīng)牢固、整齊，便于檔案的存放和查找。3.對(duì)電子檔案，應(yīng)配備專用的存儲(chǔ)設(shè)備，并定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。五、檔案的利用與借閱（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部工作人員因工作需要查閱河長制檔案。2.上級(jí)主管部門、相關(guān)政府部門因工作檢查、調(diào)研等需要查閱河長制檔案。3.其他經(jīng)批準(zhǔn)的單位或個(gè)人因特定目的查閱河長制檔案。（二）利用方式1.查閱：檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的查閱場(chǎng)所，為利用者提供檔案查閱服務(wù)。利用者可在查閱場(chǎng)所查閱檔案原件或復(fù)印件，查閱時(shí)應(yīng)保持安靜，愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記或抽取。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容，確保檔案安全歸還。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱及編號(hào)等信息。利用登記應(yīng)長期保存，以備查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問題、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確、合理。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定工作。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等進(jìn)行全面分析，判斷檔案的價(jià)值。2.參考同類檔案的保管情況和利用需求，綜合考慮檔案的保存價(jià)值。3.征求相關(guān)業(yè)務(wù)部門的意見，確保鑒定結(jié)果符合河長制工作實(shí)際。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定確無保存價(jià)值的檔案，編制檔案銷毀清冊(cè)，清冊(cè)應(yīng)注明檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限及銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案應(yīng)在檔案管理部門的相關(guān)記錄中予以注銷。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立河長制檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)將紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行數(shù)字化錄入，錄入內(nèi)容應(yīng)與檔案原件一致。2.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實(shí)現(xiàn)檔案的在線錄入、批量導(dǎo)入等功能，支持多種格式文件的上傳。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者等進(jìn)行快速檢索，方便利用者查找所需檔案。3.借閱管理：在線辦理檔案借閱手續(xù)，記錄借閱情況，設(shè)置借閱期限提醒等功能。4.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案的數(shù)量、類別、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理：設(shè)置用戶權(quán)限管理，確保不同人員對(duì)檔案的訪問權(quán)限符合規(guī)定，保障檔案信息安全。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體本公司/組織內(nèi)部的檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)河長制檔案管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，同時(shí)接受上級(jí)主管部門和相關(guān)政府部門的監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定與銷毀等環(huán)節(jié)。2.檔案管理工作的質(zhì)量，如檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性等。3.檔案信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況，包括數(shù)據(jù)錄入、檢索查詢、安全管理等功能的實(shí)現(xiàn)情況。4.檔案管理部門及相關(guān)工作人員的職責(zé)履行情況。（三）檢查方式1.定期檢查：檔案管理部門定期對(duì)河長制檔案管理工作進(jìn)行全面檢查，形成檢查報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)整改。檢查周期為[X]個(gè)月/季度/年度。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對(duì)部分檔案管理環(huán)節(jié)或部門進(jìn)行不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)河長制檔案管理中的重點(diǎn)問題或特定事項(xiàng)進(jìn)行專項(xiàng)檢查，深入分析原因，提