PAGE內(nèi)部員工檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司內(nèi)部員工檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作流程，確保員工檔案真實(shí)、完整、有效，維護(hù)公司和員工的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工檔案的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：?jiǎn)T工檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映員工個(gè)人的實(shí)際情況，不得弄虛作假。2.完整性原則：全面收集員工各類相關(guān)資料，確保檔案資料齊全，不遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，妥善保管員工檔案，防止檔案信息泄露。4.動(dòng)態(tài)管理原則：隨著員工工作變動(dòng)、崗位調(diào)整、個(gè)人信息變更等情況，及時(shí)更新檔案內(nèi)容，保持檔案的時(shí)效性。二、檔案內(nèi)容及分類（一）個(gè)人基本信息檔案1.員工入職登記表：記錄員工姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯(lián)系方式、家庭住址等基本信息。2.身份證復(fù)印件：?jiǎn)T工有效身份證件的復(fù)印件。3.學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件：包括最高學(xué)歷和學(xué)位證書。4.專業(yè)技術(shù)資格證書復(fù)印件：如職稱證書、職業(yè)資格證書等。5.就業(yè)失業(yè)登記證復(fù)印件：符合條件的員工提供。6.照片：?jiǎn)T工近期免冠一寸照片若干。（二）工作經(jīng)歷檔案1.勞動(dòng)合同：記錄員工與公司簽訂的勞動(dòng)合同相關(guān)信息，包括合同期限、工作崗位、薪資待遇等。2.入職離職手續(xù)表：詳細(xì)記錄員工入職時(shí)間、離職時(shí)間、離職原因等。3.崗位變動(dòng)記錄：包括崗位調(diào)動(dòng)申請(qǐng)表、審批文件等，反映員工在公司內(nèi)部的崗位變動(dòng)情況。4.培訓(xùn)記錄：培訓(xùn)課程名稱、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)地點(diǎn)、培訓(xùn)成績(jī)等相關(guān)資料，體現(xiàn)員工參加公司內(nèi)部及外部培訓(xùn)的情況。5.績(jī)效考核記錄：各年度、季度績(jī)效考核結(jié)果，包括考核評(píng)分、考核評(píng)語、績(jī)效獎(jiǎng)金發(fā)放情況等。（三）薪資福利檔案1.薪資調(diào)整記錄：每次薪資調(diào)整的審批文件、調(diào)整依據(jù)、調(diào)整幅度等資料。2.獎(jiǎng)金發(fā)放記錄：各類獎(jiǎng)金的發(fā)放明細(xì)，如月度獎(jiǎng)金、年度獎(jiǎng)金、項(xiàng)目獎(jiǎng)金等。3.福利享受記錄：?jiǎn)T工享受的社會(huì)保險(xiǎn)、住房公積金、帶薪年假、病假、婚假、產(chǎn)假、陪產(chǎn)假、喪假等福利情況的記錄。（四）獎(jiǎng)懲檔案1.獎(jiǎng)勵(lì)記錄：公司內(nèi)部及外部授予員工的各類獎(jiǎng)勵(lì)文件，如榮譽(yù)證書、表彰決定等，詳細(xì)記錄獎(jiǎng)勵(lì)名稱、獎(jiǎng)勵(lì)時(shí)間、獎(jiǎng)勵(lì)原因。2.處罰記錄：對(duì)員工違反公司規(guī)章制度所做出的處罰決定，包括處罰原因、處罰方式、處罰時(shí)間等。（五）職業(yè)發(fā)展檔案1.員工職業(yè)發(fā)展規(guī)劃書：?jiǎn)T工個(gè)人制定的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，包括短期、中期和長(zhǎng)期目標(biāo)。2.職業(yè)發(fā)展評(píng)估記錄：定期對(duì)員工職業(yè)發(fā)展情況進(jìn)行評(píng)估的記錄，包括評(píng)估時(shí)間、評(píng)估人、評(píng)估結(jié)果及建議等。（六）其他檔案1.員工健康檔案：?jiǎn)T工年度體檢報(bào)告、病假條等與健康相關(guān)的資料。2.員工培訓(xùn)需求調(diào)查表：?jiǎn)T工填寫的培訓(xùn)需求調(diào)查表格，反映員工對(duì)培訓(xùn)的期望和需求。3.員工滿意度調(diào)查問卷：定期開展的員工滿意度調(diào)查結(jié)果，了解員工對(duì)公司各方面的滿意度情況。4.其他與員工個(gè)人相關(guān)的重要資料：如員工發(fā)表的論文、參與的項(xiàng)目成果報(bào)告等。三、檔案收集與整理（一）收集責(zé)任1.人力資源部門：負(fù)責(zé)員工檔案的統(tǒng)一收集與管理，明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作。2.各部門：各部門負(fù)責(zé)人為本部門員工檔案收集的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)督促本部門員工及時(shí)提交應(yīng)歸檔的資料，并確保資料的真實(shí)性和完整性。（二）收集時(shí)間1.入職時(shí)：新員工入職時(shí)，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交個(gè)人基本信息檔案及其他相關(guān)資料。2.定期更新：人力資源部門定期（每季度或半年）通知各部門提交員工檔案更新資料，如崗位變動(dòng)記錄、績(jī)效考核記錄、薪資調(diào)整記錄等。3.即時(shí)更新：?jiǎn)T工個(gè)人信息發(fā)生變更（如聯(lián)系方式、學(xué)歷學(xué)位、婚姻狀況等）或工作經(jīng)歷發(fā)生變動(dòng)（如崗位調(diào)動(dòng)、離職等）時(shí)，應(yīng)在變更或變動(dòng)后[X]個(gè)工作日內(nèi)將相關(guān)資料提交至人力資源部門。（三）整理要求1.分類整理：按照檔案內(nèi)容分類，對(duì)收集到的資料進(jìn)行整理，同一類別的資料應(yīng)集中存放。2.編號(hào)編排：為每份檔案資料編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查詢和管理。編號(hào)規(guī)則如下：個(gè)人基本信息檔案：編號(hào)格式為“GB[員工工號(hào)]”。工作經(jīng)歷檔案：編號(hào)格式為“GJ[員工工號(hào)][年份][流水號(hào)]”，其中“年份”為四位數(shù)字表示年份，“流水號(hào)”為兩位數(shù)字表示該年份內(nèi)的順序號(hào)。薪資福利檔案：編號(hào)格式為“XF[員工工號(hào)][年份][流水號(hào)]”，編號(hào)規(guī)則同工作經(jīng)歷檔案。獎(jiǎng)懲檔案：編號(hào)格式為“JC[員工工號(hào)][年份][流水號(hào)]”，編號(hào)規(guī)則同工作經(jīng)歷檔案。職業(yè)發(fā)展檔案：編號(hào)格式為“ZY[員工工號(hào)][年份][流水號(hào)]”，編號(hào)規(guī)則同工作經(jīng)歷檔案。其他檔案：編號(hào)格式為“QT[員工工號(hào)][年份][流水號(hào)]”，編號(hào)規(guī)則同工作經(jīng)歷檔案。3.裝訂成冊(cè)：對(duì)于紙張較多的資料，應(yīng)進(jìn)行裝訂成冊(cè)，并在封面注明檔案類別、員工姓名、工號(hào)、檔案編號(hào)等信息。4.電子檔案建立：同時(shí)建立員工檔案的電子版本，將紙質(zhì)檔案內(nèi)容進(jìn)行掃描或拍照，以電子文檔形式保存，電子檔案應(yīng)按照紙質(zhì)檔案的分類進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，便于查閱和管理。四、檔案保管（一）保管方式1.紙質(zhì)檔案：設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類存放保管。2.電子檔案：采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備，如服務(wù)器、磁盤陣列等，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，安裝專業(yè)的檔案管理軟件，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類管理和檢索查詢。（二）保管期限1.永久保存：?jiǎn)T工的個(gè)人基本信息檔案、勞動(dòng)合同、重大獎(jiǎng)懲記錄等重要資料應(yīng)永久保存。2.定期保存：其他檔案資料的保管期限根據(jù)其重要性和時(shí)效性確定，一般為[X]年至[X]年不等。具體保管期限如下：工作經(jīng)歷檔案、薪資福利檔案、職業(yè)發(fā)展檔案：保管期限為[X]年。獎(jiǎng)懲檔案：保管期限為[X]年。其他檔案：如員工健康檔案、培訓(xùn)需求調(diào)查表、員工滿意度調(diào)查問卷等，保管期限為[X]年。（三）檔案借閱與歸還1.借閱申請(qǐng)：因工作需要查閱員工檔案的，需填寫《員工檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱原因、借閱檔案類別及編號(hào)、預(yù)計(jì)借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)人力資源部門負(fù)責(zé)人審批。2.借閱審批：人力資源部門負(fù)責(zé)人根據(jù)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審批，對(duì)于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案借閱，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.借閱登記：借閱人憑審批通過的《員工檔案借閱申請(qǐng)表》到檔案管理人員處辦理借閱登記手續(xù)，檔案管理人員應(yīng)詳細(xì)記錄借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱及編號(hào)、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。4.借閱期限：一般情況下，檔案借閱期限不得超過[X]個(gè)工作日。如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理人員提出申請(qǐng)，并經(jīng)審批同意。5.歸還檢查：借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案是否完整無缺，有無涂改、損壞等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)查明原因，并向借閱人提出處理意見。6.借閱限制：?jiǎn)T工檔案原則上不得外借，確因特殊情況需要外借的，必須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)外借手續(xù)。外借期間，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或泄露檔案內(nèi)容。（四）檔案保密1.保密措施：檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，妥善保管員工檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或泄露檔案內(nèi)容。未經(jīng)公司批準(zhǔn)，任何人不得查閱、復(fù)印、傳播員工檔案信息。2.保密培訓(xùn)：公司定期組織檔案管理人員及相關(guān)工作人員參加保密培訓(xùn)，提高保密意識(shí)，明確保密責(zé)任，確保檔案信息安全。3.違規(guī)處理：對(duì)于違反檔案保密規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，如警告、罰款、辭退等；構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責(zé)任。五、檔案利用（一）人力資源決策支持1.員工信息查詢：為公司人力資源規(guī)劃、招聘、培訓(xùn)、績(jī)效考核、薪酬管理等工作提供準(zhǔn)確的員工信息查詢服務(wù)，幫助人力資源部門做出科學(xué)合理的決策。2.數(shù)據(jù)分析：通過對(duì)員工檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，如員工年齡結(jié)構(gòu)、學(xué)歷層次、工作年限、績(jī)效分布等，為公司人力資源管理提供數(shù)據(jù)支持，發(fā)現(xiàn)問題和趨勢(shì)，為制定人力資源政策和措施提供依據(jù)。（二）員工職業(yè)發(fā)展指導(dǎo)1.個(gè)人職業(yè)規(guī)劃：根據(jù)員工檔案中的職業(yè)發(fā)展記錄，為員工提供職業(yè)發(fā)展咨詢和指導(dǎo)，幫助員工明確職業(yè)發(fā)展方向，制定合理的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃。2.培訓(xùn)與晉升建議：結(jié)合員工的工作表現(xiàn)、技能水平、職業(yè)興趣等檔案信息，為員工提供針對(duì)性的培訓(xùn)建議和晉升推薦，促進(jìn)員工個(gè)人成長(zhǎng)與公司發(fā)展相匹配。（三）其他用途1.勞動(dòng)糾紛處理：在勞動(dòng)糾紛發(fā)生時(shí)，員工檔案作為重要的證據(jù)材料，可為公司維護(hù)自身合法權(quán)益提供有力支持。2.合規(guī)審查：配合公司內(nèi)部審計(jì)、合規(guī)檢查等工作，提供員工檔案相關(guān)資料，確保公司運(yùn)營符合法律法規(guī)和內(nèi)部管理制度要求。六、檔案更新與維護(hù)（一）定期更新1.人力資源部門：每年定期對(duì)員工檔案進(jìn)行全面檢查和更新，確保檔案內(nèi)容的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。2.更新內(nèi)容：重點(diǎn)更新員工的工作經(jīng)歷、薪資福利、績(jī)效考核、獎(jiǎng)懲情況等信息，同時(shí)核對(duì)個(gè)人基本信息是否有變更。（二）動(dòng)態(tài)維護(hù)1.信息變更：?jiǎn)T工個(gè)人信息或工作經(jīng)歷發(fā)生變更時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知人力資源部門進(jìn)行檔案更新。人力資源部門在收到變更信息后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成檔案更新工作。2.資料補(bǔ)充：對(duì)于新產(chǎn)生的與員工相關(guān)的重要資料，如培訓(xùn)證書、項(xiàng)目成果報(bào)告等，員工應(yīng)及時(shí)提交至人力資源部門，人力資源部門應(yīng)在收到資料后[X]個(gè)工作日內(nèi)將其歸入員工檔案。(三)檔案銷毀1.銷毀條件：對(duì)于保管期限已滿且無需繼續(xù)保存的檔案資料，由檔案管理人員提出銷毀申請(qǐng)，填寫《員工檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明擬銷毀檔案的類別、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息。2.銷毀審批：《員工檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核、人力資源部門負(fù)責(zé)人審批后：報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.銷毀實(shí)施：經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員會(huì)同監(jiān)銷人員共同對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行銷毀操作。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息。4.銷毀記錄保存：銷毀記錄應(yīng)妥善保存[X]年，以備查閱。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，由人力資源部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括各部門負(fù)責(zé)人代表。監(jiān)督小組負(fù)責(zé)對(duì)公司內(nèi)部員工檔案管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案收集情況：檢查各部門是否按照規(guī)定及時(shí)收集員工檔案資料，資料是否完整、真實(shí)。2.檔案整理情況：查看檔案整理是否規(guī)范，分類是否準(zhǔn)確，編號(hào)是否清晰，裝訂是否整齊。3.檔案保管情況：檢查檔案庫房設(shè)施設(shè)備是否完好，檔案存放是否安全有序，電子檔案?jìng)浞菔欠窦皶r(shí)、有效。4.檔案借閱與歸還情況：查閱檔案借閱登記記錄，檢查借閱手續(xù)是否齊全，借閱期限是否符合規(guī)定，檔案歸還是否及時(shí)、完整。5.檔案保密情況：了解檔