PAGE檔案保密管理與利用制度一、總則（一）目的為加強公司檔案的保密管理，確保檔案信息的安全，同時合理規(guī)范檔案的利用，充分發(fā)揮檔案的價值，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理、保密及利用過程中的相關(guān)活動。（三）基本原則1.保密原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，對涉及公司機密、商業(yè)秘密、個人隱私等檔案信息進行保密，防止信息泄露。2.合法利用原則：在確保檔案安全和保密的前提下，依據(jù)規(guī)定程序，合法、合理地提供檔案利用服務，滿足公司內(nèi)部工作及其他合法需求。3.規(guī)范管理原則：建立健全檔案管理的各項流程和標準，確保檔案的收集、整理、存儲、保管、利用等環(huán)節(jié)規(guī)范有序。二、檔案保密管理（一）檔案分類與密級劃分1.檔案分類行政檔案：包括公司各類行政文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)等。人事檔案：員工個人基本信息、履歷、考核、獎懲等資料。財務檔案：財務報表、賬目、憑證、審計報告等。業(yè)務檔案：與公司業(yè)務活動相關(guān)的合同、協(xié)議、項目文檔、客戶資料等。技術(shù)檔案：研發(fā)資料、技術(shù)圖紙、工藝文件、專利文件等。2.密級劃分絕密級：涉及公司核心商業(yè)秘密、重大技術(shù)機密、戰(zhàn)略決策等，一旦泄露將對公司造成極其嚴重損失的檔案。機密級：包含重要業(yè)務信息、關(guān)鍵技術(shù)資料、財務數(shù)據(jù)等，泄露后會給公司帶來較大損害的檔案。秘密級：一般性的公司內(nèi)部信息、不宜公開的工作文件等，泄露可能對公司產(chǎn)生一定影響的檔案。（二）檔案保管場所與設施1.保管場所設立專門的檔案庫房，確保庫房安全、干燥、通風良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等功能。檔案庫房應與其他區(qū)域有效隔離，限制無關(guān)人員進入。2.保管設施配備必要的檔案存儲設備，如檔案柜、貨架、密集架等，并確保其質(zhì)量可靠，能夠滿足檔案存儲要求。安裝監(jiān)控設備，對檔案庫房進行24小時實時監(jiān)控，監(jiān)控記錄保存一定期限。配備溫濕度調(diào)節(jié)設備，使庫房內(nèi)溫度保持在適宜范圍（一般為14℃24℃），相對濕度保持在45%60%。（三）檔案管理人員職責1.檔案管理員負責檔案的日常收集、整理、歸檔、保管等工作，確保檔案的完整與安全。嚴格執(zhí)行檔案保密制度,對所管理檔案的密級知悉范圍嚴格把控，不得擅自擴大。定期對檔案進行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。按照規(guī)定程序提供檔案利用服務，做好利用登記和跟蹤工作。2.部門兼職檔案員負責本部門檔案的收集、初步整理，并定期移交公司檔案管理部門。協(xié)助檔案管理部門做好檔案的清查、核對等工作，確保本部門檔案的準確與完整。了解本部門檔案的保密要求，在工作中做好檔案保密工作。（四）檔案保密措施1.人員管理對檔案管理人員及涉及檔案管理工作的人員進行背景審查和保密培訓，簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。限制檔案管理人員的訪問權(quán)限，根據(jù)其工作職責，僅授予其工作所需的檔案查閱、操作權(quán)限。加強對員工的保密教育，提高全體員工的保密意識，防止因疏忽導致檔案信息泄露。2.檔案存儲對不同密級的檔案進行分類存儲，絕密級檔案應單獨存放，并采取特殊的保密措施，如加密存儲、專人保管等。檔案存儲介質(zhì)應進行標識，注明密級、內(nèi)容摘要等信息，存儲介質(zhì)應妥善保管，防止損壞、丟失。電子檔案應進行加密處理，并定期進行備份，備份數(shù)據(jù)應異地存儲，確保數(shù)據(jù)安全。3.檔案傳遞檔案傳遞應通過安全的方式進行，如專人送達、機要通信、加密網(wǎng)絡傳輸?shù)?。傳遞過程中，檔案管理人員應確保檔案的包裝牢固，防止檔案在傳遞過程中受損或丟失。對于絕密級檔案的傳遞，應采取嚴格的護送措施，確保檔案安全。4.檔案查閱與借閱嚴格控制檔案的查閱與借閱范圍，查閱和借閱檔案必須經(jīng)過審批，填寫查閱或借閱申請表，注明查閱或借閱目的、檔案名稱、密級等信息。查閱和借閱絕密級檔案，必須經(jīng)公司高層領導批準；查閱和借閱機密級檔案，經(jīng)部門負責人批準；查閱和借閱秘密級檔案，經(jīng)檔案管理部門負責人批準。檔案查閱和借閱應在指定地點進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出指定地點。如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進行登記。借閱期限屆滿，借閱人員應及時歸還檔案，檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，確保檔案完整無損。（五）保密監(jiān)督與檢查1.公司定期對檔案保密管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案保管場所安全、檔案管理人員履行職責情況、檔案保密制度執(zhí)行情況等。2.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知，要求責任部門或人員限期整改。整改完成后，進行復查，確保問題得到徹底解決。3.對違反檔案保密制度的行為，公司將視情節(jié)輕重，給予相應的處罰，包括警告、罰款、解除勞動合同等；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責任。三、檔案利用管理（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱、借閱相關(guān)檔案，用于業(yè)務開展、決策支持、工作考核等。2.公司外部單位因合作、審計、調(diào)查等合法事由，經(jīng)公司批準，可查閱、借閱公司相關(guān)檔案，但必須遵守公司的保密規(guī)定。3.法律法規(guī)允許的其他檔案利用情形。（二）利用流程1.申請公司內(nèi)部人員需要查閱或借閱檔案時，應填寫《檔案查閱/借閱申請表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、密級、利用目的、預計利用時間等信息，并提交所在部門負責人審批。公司外部單位需要查閱或借閱檔案時，應提交正式的申請函，說明利用目的、所需檔案清單、利用時間等，并經(jīng)公司相關(guān)部門審核，報公司領導批準。2.審批部門負責人對內(nèi)部人員的申請進行審批，重點審查利用目的是否合理、是否符合工作需要。公司領導對外部單位的申請進行審批，綜合考慮公司利益、合作關(guān)系、保密要求等因素，做出批準或不批準的決定。3.查閱與借閱經(jīng)審批同意后，檔案管理人員根據(jù)申請內(nèi)容，為利用人員提供相應的檔案，并辦理查閱或借閱登記手續(xù)。查閱人員應在檔案管理人員的監(jiān)督下進行查閱，不得擅自涂改、標記、抽取、撤換檔案材料。借閱人員應妥善保管所借檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上進行任何有損檔案的行為。4.歸還利用期限屆滿，利用人員應及時歸還檔案。檔案管理人員應對歸還的檔案進行認真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或涂改等情況，應及時查明原因，并追究利用人員的責任。對于借閱的檔案，檔案管理人員應在歸還后及時注銷借閱登記。（三）利用記錄與統(tǒng)計1.檔案管理人員應建立檔案利用記錄臺賬，詳細記錄每一次檔案利用的申請時間、利用部門或單位、利用人員、檔案名稱、密級、利用目的、利用期限、歸還時間等信息。2.定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析,包括檔案利用的種類、頻率、部門分布等，為公司檔案管理工作的優(yōu)化提供數(shù)據(jù)支持。四、檔案數(shù)字化管理（一）數(shù)字化流程1.檔案掃描根據(jù)檔案管理的實際需求，確定需要數(shù)字化的檔案范圍。選擇專業(yè)的掃描設備和軟件，確保掃描圖像清晰、完整、不失真。按照一定的掃描規(guī)范，對檔案進行逐頁掃描，掃描分辨率應符合檔案存儲和利用的要求。2.圖像處理對掃描后的圖像進行去噪、去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質(zhì)量。對于多頁檔案，進行圖像拼接，確保圖像的連續(xù)性和完整性。將處理后的圖像進行格式轉(zhuǎn)換，統(tǒng)一存儲為便于管理和利用的格式，如PDF等。3.數(shù)據(jù)錄入對于檔案中的文字信息，進行準確的數(shù)據(jù)錄入，建立電子索引。錄入過程中，應進行嚴格的校對，確保數(shù)據(jù)的準確性。4.存儲與管理將數(shù)字化后的檔案存儲在安全可靠的存儲設備上，并進行備份。建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，對數(shù)字化檔案進行分類、索引、檢索等管理，方便檔案的查詢和利用。（二）數(shù)字化檔案的保密與利用1.數(shù)字化檔案應采取與紙質(zhì)檔案相同的保密措施，包括加密存儲、訪問控制、數(shù)據(jù)備份等。2.利用數(shù)字化檔案時，應通過數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)進