PAGE高壓檔案資料管理制度一、總則（一）目的為加強公司高壓檔案資料的管理，確保檔案資料的完整性、準確性和安全性，便于檔案資料的有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內涉及高壓相關業(yè)務的所有部門和人員所產生的檔案資料管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設立專門的檔案管理機構，對高壓檔案資料進行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。2.真實性原則檔案資料應如實反映高壓業(yè)務活動的實際情況，不得偽造、篡改。3.保密性原則嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的高壓檔案資料進行保密管理，防止信息泄露。4.方便利用原則在確保檔案資料安全的前提下，應建立便捷的檔案利用機制，提高檔案資料的利用效率。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門公司設立檔案管理部門，負責高壓檔案資料的日常管理工作。其職責包括：1.制定和完善高壓檔案資料管理制度，并組織實施。2.負責高壓檔案資料的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。3.建立高壓檔案資料數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案資料的信息化管理。4.對檔案資料的利用情況進行登記和統(tǒng)計，定期向上級主管部門報告檔案管理工作情況。5.負責檔案庫房的安全管理，確保檔案資料的安全存放。（二）業(yè)務部門各業(yè)務部門負責本部門高壓檔案資料的形成、積累和整理工作，并按照檔案管理部門的要求及時移交檔案資料。其職責包括：1.明確專人負責本部門高壓檔案資料的管理工作，確保檔案資料的形成、積累和整理工作符合要求。2.按照檔案管理部門規(guī)定的時間和要求，將本部門的高壓檔案資料移交檔案管理部門。3.在業(yè)務活動中，嚴格按照檔案管理規(guī)定使用和保管檔案資料，不得擅自銷毀、涂改或轉借。（三）檔案管理人員檔案管理人員應具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉高壓業(yè)務知識，負責檔案資料的具體管理工作。其職責包括：1.負責檔案資料的收集、整理、分類、編目、裝訂等工作。2.對檔案資料進行數(shù)字化處理，錄入檔案管理系統(tǒng)，建立電子檔案。3.按照檔案保管期限和分類要求，對檔案資料進行妥善保管，定期檢查檔案資料的保管狀況，確保檔案資料的安全。4.為檔案利用者提供檔案查閱、借閱等服務，做好檔案利用登記工作。5.協(xié)助業(yè)務部門做好檔案資料的整理和歸檔工作，提供檔案管理方面的咨詢和指導。三、檔案資料的收集與整理（一）收集范圍1.高壓設備的采購合同、技術協(xié)議、安裝調試報告、驗收報告等。2.高壓電網(wǎng)的規(guī)劃、設計文件、運行記錄、維護記錄、檢修報告等。3.高壓試驗報告、檢測報告、故障記錄、事故分析報告等。4.與高壓業(yè)務相關的法律法規(guī)、標準規(guī)范、政策文件等。5.其他與高壓檔案資料相關的文件、資料。（二）收集要求1.各業(yè)務部門應在業(yè)務活動結束后及時收集相關檔案資料，并按照檔案管理部門的要求進行整理。2.檔案資料應齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對于電子檔案資料，應確保其格式規(guī)范、內容完整，并與紙質檔案資料保持一致。（三）整理方法1.分類根據(jù)高壓檔案資料的內容和性質，按照以下類別進行分類：設備類：包括高壓設備的采購、安裝、調試、運行、維護、檢修等方面的資料。電網(wǎng)類：包括高壓電網(wǎng)的規(guī)劃、設計、運行、維護、檢修等方面的資料。試驗檢測類：包括高壓試驗報告、檢測報告、故障記錄、事故分析報告等。法規(guī)政策類：包括與高壓業(yè)務相關的法律法規(guī)、標準規(guī)范、政策文件等。其他類：包括上述類別以外的其他與高壓檔案資料相關的文件、資料。2.編號對每一份檔案資料進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。編號格式為：年份+類別代碼+順序號，例如：2023SB001，表示2023年設備類第1份檔案資料。3.編目編制檔案資料目錄，目錄應包括檔案資料的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。四、檔案資料的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各業(yè)務部門應在檔案資料整理完畢后，及時向檔案管理部門移交歸檔。2.檔案管理部門應對移交的檔案資料進行審核，審核合格后辦理歸檔手續(xù)。3.歸檔的檔案資料應按照分類和編號順序排列，裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案資料的類別、編號、名稱等信息。（二）保管期限高壓檔案資料的保管期限分為永久、長期和短期三種。具體保管期限如下：1.永久保管高壓設備的重要技術資料、設備改造資料、設備報廢資料等。高壓電網(wǎng)的規(guī)劃、設計文件、重大運行事件記錄、事故分析報告等。與公司高壓業(yè)務相關的重要法律法規(guī)、標準規(guī)范、政策文件等。2.長期保管高壓設備的一般技術資料、運行維護記錄、檢修報告等。高壓電網(wǎng)的日常運行記錄、維護記錄、檢修報告等。高壓試驗報告、檢測報告等。保管期限為30年。3.短期保管一般性的文件、資料，保管期限為10年。（三）保管方式1.紙質檔案檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，對紙質檔案資料進行分類存放。檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施，確保檔案資料的安全存放。2.電子檔案建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，對電子檔案資料進行集中存儲和管理。電子檔案應進行備份，備份存儲介質應異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應定期對電子檔案進行維護和檢查，確保電子檔案的完整性和可用性。（四）保管期限的鑒定與調整1.檔案管理部門應定期對檔案資料的保管期限進行鑒定，根據(jù)檔案資料的實際價值和利用情況，確定其保管期限是否需要調整。2.對于保管期限已滿且確無保存價值的檔案資料，應按照規(guī)定的程序進行銷毀。銷毀檔案資料時，應填寫《檔案銷毀清冊》，經(jīng)公司主管領導批準后，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同進行銷毀，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。五、檔案資料的利用（一）利用范圍公司內部人員因工作需要，可查閱、借閱高壓檔案資料。外部單位因工作需要查閱、借閱高壓檔案資料的，應按照國家有關規(guī)定和公司相關制度辦理審批手續(xù)。（二）利用方式1.查閱檔案利用者可到檔案管理部門查閱檔案資料。查閱時，檔案管理人員應按照檔案利用登記制度的要求，對查閱人員的姓名、單位、查閱時間以及查閱的檔案資料名稱、編號等信息進行登記。2.借閱檔案利用者因工作需要借閱檔案資料的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案資料的名稱、編號、借閱時間、歸還時間等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門審批。檔案管理部門應根據(jù)檔案資料的保密級別和利用情況，決定是否批準借閱。對于批準借閱的檔案資料，檔案管理人員應在檔案借閱登記簿上進行登記，并向借閱人員發(fā)放檔案資料。借閱人員應按照規(guī)定的時間歸還檔案資料，如需延期歸還，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用限制1.涉及公司機密的高壓檔案資料，未經(jīng)公司主管領導批準，不得對外提供查閱、借閱。2.檔案利用者不得擅自涂改、偽造、轉借、復印檔案資料，不得在檔案資料上圈劃、批注、污損。如需復印檔案資料，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序辦理復印手續(xù)。3.檔案利用者在利用檔案資料過程中，應遵守檔案管理部門的各項規(guī)定，愛護檔案資料，確保檔案資料的安全和完整。六、檔案資料的信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的高壓檔案資料信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)的信息化管理，提高檔案管理工作效率和服務水平。（二）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能檔案管理人員可通過信息化管理系統(tǒng)錄入檔案資料的基本信息，包括編號、名稱、日期、來源、保管期限等，并上傳電子檔案資料。2.檔案查詢功能檔案利用者可通過信息化管理系統(tǒng)按照檔案資料的編號、名稱、日期等條件進行查詢，快速獲取所需檔案資料的信息。3.檔案借閱功能檔案利用者可通過信息化管理系統(tǒng)提交檔案借閱申請，檔案管理人員可在系統(tǒng)中進行審批，并記錄檔案借閱的相關信息。4.統(tǒng)計分析功能信息化管理系統(tǒng)可對檔案資料的數(shù)量、類別、保管期限等進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理功能信息化管理系統(tǒng)應具備完善的安全管理功能，對檔案資料的訪問權限進行嚴格控制，防止檔案資料被非法訪問、篡改或泄露。（三）數(shù)據(jù)備份與恢復1.定期對信息化管理系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)進行備份，備份存儲介質應異地存放。2.建立數(shù)據(jù)恢復機制，定期進行數(shù)據(jù)恢復演練，確保在數(shù)據(jù)出現(xiàn)故障時能夠及時恢復，保證檔案管理工作的正常開展。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機構公司設立檔案管理監(jiān)督檢查小組，負責對公司高壓檔案資料管理工作進行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查小組由檔案管理部門、審計部門、紀檢部門等相關人員組成。（二）監(jiān)督檢查內容1.檔案資料管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作的開展情況。3.檔案管理人員的工作情況。4.檔案庫房的安全管理情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查檔案管理監(jiān)督檢查小組定期對公司高壓檔案資料管理工作進行全面檢查，檢查結果以書面形式報告公司主管領導。2.不