PAGE代理記賬檔案移交制度一、總則（一）目的為了規(guī)范代理記賬業(yè)務(wù)中的檔案移交工作，確保會(huì)計(jì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高代理記賬服務(wù)質(zhì)量，依據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司（[公司名稱]）承接的所有代理記賬業(yè)務(wù)中涉及的會(huì)計(jì)檔案移交工作。（三）定義1.代理記賬檔案：指在代理記賬過(guò)程中形成的，記錄和反映委托單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，以及與會(huì)計(jì)核算相關(guān)的其他資料。2.移交方：指委托代理記賬的單位或個(gè)人。3.承接方：指本公司從事代理記賬業(yè)務(wù)的部門或團(tuán)隊(duì)。二、檔案移交的職責(zé)分工（一）承接方職責(zé)1.負(fù)責(zé)按照會(huì)計(jì)檔案管理的要求，對(duì)代理記賬過(guò)程中形成的各類檔案進(jìn)行整理、立卷、歸檔。2.在規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將整理好的檔案移交給移交方，并辦理相關(guān)移交手續(xù)。3.對(duì)移交檔案的完整性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、有效、合規(guī)。（二）移交方職責(zé)1.及時(shí)向承接方提供開展代理記賬業(yè)務(wù)所需的原始憑證及其他相關(guān)資料。2.在檔案移交過(guò)程中，配合承接方做好交接工作，對(duì)移交檔案進(jìn)行審核確認(rèn)。3.按照規(guī)定妥善保管接收的會(huì)計(jì)檔案，不得擅自銷毀、涂改或丟失。三、檔案移交的流程（一）檔案整理1.承接方在每個(gè)會(huì)計(jì)年度終了后，對(duì)代理記賬業(yè)務(wù)涉及的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行分類整理。會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按照編號(hào)順序，將記賬憑證連同所附的原始憑證一并整理裝訂成冊(cè)，并在封面上注明單位名稱、年度、月份、起訖日期、憑證種類、起訖號(hào)碼等有關(guān)事項(xiàng)。會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)按照總賬、明細(xì)賬、日記賬等分類順序進(jìn)行整理，確保賬頁(yè)完整、編號(hào)連續(xù)。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)按照月度、季度、年度分別整理，裝訂成冊(cè)，并加蓋單位公章。2.對(duì)其他與會(huì)計(jì)核算相關(guān)的資料，如銀行對(duì)賬單、稅務(wù)申報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等，也應(yīng)按照類別和時(shí)間順序進(jìn)行整理歸檔。（二）檔案核對(duì)1.在檔案整理完成后，承接方應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行內(nèi)部核對(duì)。檢查會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等之間的數(shù)據(jù)是否一致，邏輯關(guān)系是否正確。核對(duì)檔案資料的完整性，確保無(wú)遺漏、缺失。2.承接方將核對(duì)無(wú)誤的檔案清單提供給移交方，由移交方進(jìn)行審核確認(rèn)。移交方應(yīng)重點(diǎn)審核檔案內(nèi)容是否符合法律法規(guī)要求，是否真實(shí)反映本單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)情況。（三）移交準(zhǔn)備1.承接方根據(jù)移交方的審核意見，對(duì)檔案進(jìn)行進(jìn)一步完善和調(diào)整，確保檔案質(zhì)量符合要求。2.確定檔案移交的時(shí)間、地點(diǎn)和方式，并提前通知移交方。移交時(shí)間應(yīng)選擇在雙方都方便的工作日，避免影響正常工作秩序。移交地點(diǎn)可根據(jù)實(shí)際情況選擇在本公司辦公場(chǎng)所或移交方指定的地點(diǎn)。移交方式可采用現(xiàn)場(chǎng)移交或郵寄等方式，如采用郵寄方式，應(yīng)確保檔案在運(yùn)輸過(guò)程中的安全。（四）檔案移交1.在約定的移交時(shí)間，雙方共同辦理檔案移交手續(xù)。承接方應(yīng)填寫《代理記賬檔案移交清單》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、起止日期等信息。移交清單一式兩份，雙方各執(zhí)一份。移交雙方應(yīng)對(duì)移交的檔案進(jìn)行逐件清點(diǎn)核對(duì)，確保清單內(nèi)容與實(shí)際移交檔案一致。核對(duì)無(wú)誤后，雙方在移交清單上簽字確認(rèn)。2.如采用郵寄方式移交檔案，承接方應(yīng)妥善包裝檔案，并在郵寄單上注明檔案名稱、數(shù)量、收件人等信息。郵寄后，應(yīng)及時(shí)將郵寄憑證復(fù)印件提供給移交方，并告知郵寄單號(hào)和預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間。移交方收到檔案后，應(yīng)及時(shí)反饋簽收情況。四、檔案移交的時(shí)間要求（一）年度檔案移交承接方應(yīng)在每個(gè)會(huì)計(jì)年度終了后的[X]個(gè)月內(nèi)，將整理好的代理記賬檔案移交給移交方。如遇特殊情況需要延期移交，應(yīng)提前與移交方溝通并取得同意，但最長(zhǎng)延期時(shí)間不得超過(guò)[X]個(gè)月。（二）臨時(shí)檔案移交對(duì)于在代理記賬過(guò)程中形成的臨時(shí)性重要檔案，如重大經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的專項(xiàng)財(cái)務(wù)資料等，承接方應(yīng)在業(yè)務(wù)完成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)移交給移交方。五、檔案移交的質(zhì)量要求（一）完整性移交的檔案應(yīng)包含代理記賬業(yè)務(wù)涉及的所有會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表以及其他相關(guān)資料，不得有遺漏或缺失。（二）準(zhǔn)確性檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確地反映委托單位的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)情況，數(shù)據(jù)計(jì)算準(zhǔn)確，邏輯關(guān)系清晰。會(huì)計(jì)憑證的填制、賬簿的登記、報(bào)表的編制等應(yīng)符合會(huì)計(jì)制度和相關(guān)法律法規(guī)的要求。（三）規(guī)范性檔案整理應(yīng)符合會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)范要求，憑證裝訂整齊、賬簿編號(hào)連續(xù)、報(bào)表格式規(guī)范。檔案資料應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料，字跡清晰、工整，不得使用易褪色的書寫工具。六、檔案移交的后續(xù)管理（一）移交方管理1.移交方接收檔案后，應(yīng)按照規(guī)定妥善保管。檔案存放地點(diǎn)應(yīng)具備安全、防潮、防火、防蟲等條件，確保檔案的安全完整。2.移交方如需查閱、使用已移交的檔案，應(yīng)按照公司內(nèi)部檔案查閱制度辦理相關(guān)手續(xù)。查閱過(guò)程中，不得擅自涂改、損壞檔案。（二）承接方管理1.承接方應(yīng)保留與檔案移交相關(guān)的記錄，包括檔案整理過(guò)程中的工作底稿、移交清單、郵寄憑證等，以備查閱和審計(jì)。2.承接方應(yīng)對(duì)檔案移交過(guò)程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行總結(jié)分析，不斷改進(jìn)檔案管理工作，提高檔案移交的質(zhì)量和效率。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.本公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)代理記賬檔案移交工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查檔案移交流程是否合規(guī)、檔案質(zhì)量是否符合要求、移交手續(xù)是否齊全等。2.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。對(duì)違反檔案移交制度的行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（二）外部監(jiān)督1.接受財(cái)政部門、稅務(wù)機(jī)關(guān)等相關(guān)部門的監(jiān)督檢查時(shí)，應(yīng)積極配合，如實(shí)提供代理記賬檔案移交的相關(guān)資料。2.對(duì)于外部監(jiān)督檢查提出的意見和建議，應(yīng)認(rèn)真研究，及時(shí)整改，確保代理記賬檔案移交工作符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。八、附