PAGE檔案館工作督查制度一、總則（一）目的為加強檔案館工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，確保檔案工作各項任務(wù)的有效落實，提高檔案服務(wù)質(zhì)量和水平，特制定本督查制度。（二）適用范圍本制度適用于檔案館全體工作人員及涉及檔案工作的相關(guān)部門和人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保督查工作合法合規(guī)。2.客觀公正原則：以事實為依據(jù)，客觀公正地對檔案工作進(jìn)行督查評價，不偏袒、不歧視。3.注重實效原則：注重督查結(jié)果的運用，推動檔案工作不斷改進(jìn)和完善，提高工作實效。4.全員參與原則：鼓勵全體工作人員積極參與督查工作，形成人人重視檔案工作的良好氛圍。二、督查機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）督查小組成立檔案館工作督查小組，由檔案館負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各科室負(fù)責(zé)人及業(yè)務(wù)骨干。（二）職責(zé)1.制定督查計劃：根據(jù)檔案工作目標(biāo)和任務(wù)，制定年度督查計劃，明確督查內(nèi)容、方式、時間安排等。2.組織實施督查：按照督查計劃，采取定期檢查、不定期抽查等方式，對檔案工作進(jìn)行全面督查。3.分析評價結(jié)果：對督查中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行分析研究，提出整改意見和建議，并對檔案工作進(jìn)行綜合評價。4.跟蹤整改落實：對整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保問題得到有效解決，整改措施落到實處。5.總結(jié)反饋：定期對督查工作進(jìn)行總結(jié)，向檔案館全體工作人員反饋督查結(jié)果，促進(jìn)檔案工作持續(xù)改進(jìn)。三、督查內(nèi)容（一）檔案收集1.歸檔范圍：是否按照國家規(guī)定和本單位實際，明確各類檔案的歸檔范圍，確保應(yīng)歸檔文件材料齊全完整。2.收集渠道：是否通過多種渠道收集檔案，如文書處理部門、業(yè)務(wù)部門、個人移交等，保證檔案來源廣泛。3.收集時間：是否及時收集檔案，確保檔案形成后按時歸檔，避免積壓。（二）檔案整理1.分類標(biāo)準(zhǔn)：是否按照科學(xué)合理的分類標(biāo)準(zhǔn)對檔案進(jìn)行分類，如年度、機(jī)構(gòu)、問題等，便于查找和管理。2.編號規(guī)范：檔案編號是否準(zhǔn)確、清晰、唯一，符合編號規(guī)則，便于識別和檢索。3.裝訂質(zhì)量：檔案裝訂是否牢固、整齊，無掉頁、漏頁等現(xiàn)象，保持檔案的完整性。4.編目準(zhǔn)確：檔案目錄編制是否準(zhǔn)確、完整，與檔案實體一致，便于查閱和利用。（三）檔案保管1.保管環(huán)境：檔案庫房是否符合安全保管要求，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，溫濕度是否適宜。2.庫房管理：檔案庫房是否實行專人管理，嚴(yán)格出入庫登記制度，檔案存放是否有序，便于查找和清點。3.設(shè)備維護(hù)：檔案保管設(shè)備是否定期維護(hù)保養(yǎng)，確保正常運行，如消防設(shè)備、溫濕度調(diào)控設(shè)備等。（四）檔案利用1.利用制度：是否建立健全檔案利用制度，明確利用范圍、程序、審批權(quán)限等，保障檔案利用工作規(guī)范有序。2.利用服務(wù)：是否為利用者提供便捷、高效的服務(wù)，及時準(zhǔn)確地提供所需檔案，滿足利用需求。3.利用登記：檔案利用是否進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄利用者信息、利用時間、利用內(nèi)容等，便于統(tǒng)計和分析。（五）檔案信息化建設(shè)1.系統(tǒng)建設(shè)：檔案信息化系統(tǒng)是否功能完善，滿足檔案管理和利用的需求，如檔案錄入、檢索、存儲、傳輸?shù)裙δ堋?.數(shù)據(jù)質(zhì)量：檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、完整，與檔案實體一致，確保信息化建設(shè)質(zhì)量。3.安全管理：檔案信息化系統(tǒng)是否采取安全防護(hù)措施，保障數(shù)據(jù)安全，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改等情況發(fā)生。（六）檔案人員管理1.人員配備：是否根據(jù)檔案工作需要，合理配備檔案工作人員，確保人員數(shù)量和素質(zhì)滿足工作要求。2.業(yè)務(wù)培訓(xùn)：是否定期組織檔案工作人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)，適應(yīng)檔案工作發(fā)展需要。3.考核評價：是否建立檔案工作人員考核評價機(jī)制，對其工作表現(xiàn)進(jìn)行定期考核評價，激勵工作人員積極進(jìn)取。四、督查方式（一）定期檢查1.檢查周期：每季度進(jìn)行一次全面的定期檢查。2.檢查內(nèi)容：按照督查內(nèi)容，對檔案工作的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)檢查，形成檢查記錄。（二）不定期抽查1.抽查頻率：根據(jù)工作實際情況，不定期進(jìn)行抽查。2.抽查內(nèi)容：隨機(jī)抽取部分檔案或檔案工作環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查，重點檢查關(guān)鍵環(huán)節(jié)和容易出現(xiàn)問題的部位。（三）專項督查1.督查時機(jī)：針對檔案工作中的重點、難點問題或重要任務(wù)，適時開展專項督查。2.督查內(nèi)容：圍繞專項主題，深入檢查相關(guān)檔案工作的落實情況，提出針對性的督查意見。（四）問卷調(diào)查1.調(diào)查范圍：面向檔案館服務(wù)對象、相關(guān)部門等開展問卷調(diào)查。2.調(diào)查內(nèi)容：了解對檔案工作的滿意度以及對檔案服務(wù)的意見和建議。（五）現(xiàn)場評估1.評估場景：到檔案工作現(xiàn)場進(jìn)行實地評估。2.評估內(nèi)容：觀察檔案工作實際操作流程、工作環(huán)境等，直觀感受檔案工作狀況。五、督查程序（一）準(zhǔn)備階段1.制定方案：根據(jù)督查內(nèi)容和要求，制定具體的督查工作方案，明確督查目的、范圍、方法、步驟等。2.組建小組：確定督查小組成員，明確分工，組織學(xué)習(xí)督查方案和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。3.收集資料：收集與督查內(nèi)容相關(guān)的檔案管理制度、工作記錄、統(tǒng)計報表等資料，為督查工作提供依據(jù)。（二）實施階段1.聽取匯報：聽取檔案館負(fù)責(zé)人及相關(guān)科室負(fù)責(zé)人關(guān)于檔案工作情況的匯報，了解工作進(jìn)展和存在的問題。2.查閱資料：按照督查內(nèi)容，查閱各類檔案資料、文件記錄、統(tǒng)計報表等，檢查檔案工作的規(guī)范性和完整性。3.實地查看：到檔案庫房、辦公室等實地查看檔案保管環(huán)境、設(shè)備設(shè)施、工作流程等情況，核實實際工作狀態(tài)。4.人員訪談：與檔案工作人員、利用者等進(jìn)行訪談，了解他們對檔案工作的認(rèn)識、意見和建議。5.問卷調(diào)查：發(fā)放調(diào)查問卷，廣泛征求意見，對調(diào)查結(jié)果進(jìn)行統(tǒng)計分析。（三）分析評價階段1.問題梳理：對督查中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行梳理分類，分析問題產(chǎn)生原因，確定問題的嚴(yán)重程度。2.綜合評價：根據(jù)督查情況，對檔案工作進(jìn)行綜合評價，形成評價報告，明確檔案工作的成績和不足。3.提出建議：針對存在的問題，提出具體的整改意見和建議，明確整改責(zé)任人和整改期限。（四）反饋整改階段1.結(jié)果反饋：向檔案館全體工作人員反饋督查結(jié)果，通報評價情況和存在的問題，提出整改要求。2.整改落實：檔案館根據(jù)督查反饋意見，制定整改方案，明確整改措施、責(zé)任人和時間節(jié)點，認(rèn)真組織整改落實。3.跟蹤復(fù)查：督查小組對整改情況進(jìn)行跟蹤復(fù)查，確保整改工作取得實效。對整改不力的部門和個人進(jìn)行督促和問責(zé)。六、結(jié)果運用（一）績效評估將督查結(jié)果納入檔案工作人員的績效考核體系，作為評先評優(yōu)、晉升晉級的重要依據(jù)。對工作表現(xiàn)優(yōu)秀的個人和部門給予表彰獎勵，對存在問題較多、整改不力的進(jìn)行批評教育和相應(yīng)處罰。（二）工作改進(jìn)根據(jù)督查結(jié)果和分析評價情況，總結(jié)檔案工作中的經(jīng)驗教訓(xùn)，針對存在的問題，及時調(diào)整工作策略和方法，完善檔案管理制度和工作流程，不斷改進(jìn)檔案工作，提高工作質(zhì)量和效率。（三）資源配置依據(jù)督查結(jié)果，合理調(diào)整檔案工作資源配置。對于工作任務(wù)繁重、人員不足的部門，適當(dāng)增加人力、物力投入；對于工作效