PAGE社工個案檔案管理制度一、總則（一）目的為加強社工個案檔案管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和保密性，提高社工服務(wù)質(zhì)量和效率，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有社工個案檔案的管理工作。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映社工服務(wù)過程及服務(wù)對象的實際情況。2.完整性原則：全面收集與個案相關(guān)的各類資料，確保檔案資料齊全。3.保密性原則：嚴(yán)格保護服務(wù)對象隱私，對檔案信息進行妥善保密。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進行檔案的整理、歸檔和保管。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善社工個案檔案管理制度及流程。2.負責(zé)檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱等工作。3.定期對檔案管理工作進行檢查和評估，確保檔案管理工作規(guī)范有序。（二）社工職責(zé)1.在服務(wù)過程中及時收集、整理與個案相關(guān)的資料，并按照要求定期提交給檔案管理部門。2.確保所提交資料的真實性、準(zhǔn)確性和完整性。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作。（三）監(jiān)督與考核部門職責(zé)1.對檔案管理工作進行監(jiān)督，檢查制度執(zhí)行情況。2.將檔案管理工作納入績效考核體系，對檔案管理部門及社工的檔案管理工作進行考核評價。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.服務(wù)對象基本信息，包括姓名、性別、年齡、職業(yè)、聯(lián)系方式等。2.服務(wù)需求評估資料，如需求調(diào)查問卷、訪談記錄等。3.服務(wù)計劃與方案，明確服務(wù)目標(biāo)、內(nèi)容、方法及時間安排等。4.服務(wù)過程記錄，包括每次服務(wù)的日期、地點、參與人員、服務(wù)內(nèi)容及服務(wù)對象反饋等。5.服務(wù)效果評估資料，如服務(wù)對象滿意度調(diào)查、行為改變記錄、問題解決情況等。6.服務(wù)對象相關(guān)的其他重要資料，如醫(yī)療報告、法律文件等。（二）收集要求1.社工應(yīng)在服務(wù)過程中同步收集相關(guān)資料，確保資料的及時性和準(zhǔn)確性。2.資料應(yīng)使用規(guī)范的格式和語言，內(nèi)容清晰、完整。3.對于電子資料，應(yīng)進行備份，并確保存儲介質(zhì)的安全性。（三）整理方法1.按照個案編號進行分類，每個個案建立獨立的檔案文件夾。2.將收集到的資料按照類別進行排序，如先基本信息，再需求評估、服務(wù)計劃等。3.對每份資料進行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。4.編制檔案目錄，明確檔案內(nèi)每份資料的名稱、編號、日期等信息，置于檔案首頁。四、檔案的歸檔（一）歸檔時間社工應(yīng)在完成一個階段的服務(wù)工作或服務(wù)結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)，將整理好的檔案提交給檔案管理部門進行歸檔。（二）歸檔流程1.檔案管理部門收到社工提交的檔案后，對檔案的完整性、準(zhǔn)確性進行審核。2.審核通過后，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進行歸檔，將檔案存入專門的檔案柜或電子存儲系統(tǒng)。3.在檔案存儲位置進行標(biāo)識，注明檔案編號、個案名稱等信息，便于查找。五、檔案的保管（一）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照檔案編號順序排列，確保存放整齊、有序。2.電子檔案應(yīng)存儲在安全的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，以防數(shù)據(jù)丟失。（二）保管環(huán)境1.檔案存放地點應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜等，確保檔案的安全。2.配備必要的消防設(shè)備和防盜設(shè)施，定期進行檢查和維護。（三）保管期限社工個案檔案的保管期限為自服務(wù)結(jié)束之日起[X]年。期滿后，按照相關(guān)規(guī)定進行鑒定和銷毀。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)的社工、管理人員因工作需要可查閱社工個案檔案。2.其他外部單位或個人如需查閱檔案，須經(jīng)公司/組織負責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱流程1.查閱人填寫《社工個案檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.將申請表提交給檔案管理部門負責(zé)人審核。3.審核通過后，檔案管理部門根據(jù)查閱需求提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱人姓名、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。（三）借閱權(quán)限1.原則上不允許借閱社工個案檔案。如有特殊情況確需借閱，須經(jīng)公司/組織負責(zé)人批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，須提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱流程1.借閱人填寫《社工個案檔案借閱申請表》，詳細說明借閱原因、借閱期限等。2.申請表經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人和公司/組織負責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理部門對借閱的檔案進行登記，記錄借閱人姓名、借閱時間、歸還時間等信息。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露檔案內(nèi)容。歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)進行檢查，確保檔案完好無損。七、檔案的保密與安全（一）保密措施1.對涉及服務(wù)對象隱私的檔案信息嚴(yán)格保密，未經(jīng)服務(wù)對象同意或法律法規(guī)允許，不得向任何單位或個人披露。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得私自查閱、傳播檔案內(nèi)容。3.在檔案查閱、借閱過程中涉及的相關(guān)人員，均需對檔案內(nèi)容保密。（二）安全管理1.加強檔案存儲場所的安全防范，安裝監(jiān)控設(shè)備，確保檔案存儲環(huán)境安全。2.定期對檔案進行清查，核對檔案數(shù)量和內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對電子檔案的存儲和傳輸進行加密處理，防止數(shù)據(jù)泄露。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.在保管期限屆滿前[X]個月，檔案管理部門組織相關(guān)人員對到期檔案進行鑒定。鑒定人員應(yīng)包括檔案管理部門負責(zé)人、社工代表等。2.鑒定人員根據(jù)檔案的價值和保存意義，對檔案進行評估，確定檔案的存毀。（二）銷毀流程1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，編制《社工個案檔案銷毀清單》，詳細列出檔案編號、個案名稱、銷毀原因等信息。2.《銷毀清單》經(jīng)公司/組織負責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理部門負責(zé)組織銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員等信息。4.銷毀記錄應(yīng)與《社工個案檔