PAGE富士康檔案歸檔制度一、總則（一）目的為加強富士康檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護，特制定本檔案歸檔制度。（二）適用范圍本制度適用于富士康全體員工及與公司相關(guān)的各類業(yè)務(wù)活動所形成的檔案資料的歸檔管理。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指富士康在生產(chǎn)經(jīng)營、行政管理、技術(shù)研發(fā)、財務(wù)審計等活動中直接形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實性原則：歸檔的檔案必須真實反映公司各項業(yè)務(wù)活動的實際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則：確保檔案的齊全完整，涵蓋公司業(yè)務(wù)活動的各個方面，避免重要信息缺失。4.規(guī)范性原則：檔案的整理、分類、編號、裝訂等工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案管理的一致性和科學(xué)性。5.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進行管理，防止信息泄露。二、檔案歸檔職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善公司檔案歸檔制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，并組織實施。2.負(fù)責(zé)接收、整理、保管公司各類檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的信息化管理。3.對檔案進行鑒定、統(tǒng)計和銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。4.為公司各部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，協(xié)助開展檔案利用工作。5.定期對公司檔案工作進行檢查、評估和總結(jié)，提出改進意見和建議。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)活動中形成檔案資料的收集、整理和初步分類，并定期移交至檔案管理部門。2.明確本部門檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案工作的具體落實，確保檔案資料的及時歸檔和妥善保管。3.配合檔案管理部門開展檔案鑒定、統(tǒng)計、銷毀等工作，提供相關(guān)資料和信息。4.在業(yè)務(wù)活動中，嚴(yán)格按照檔案管理要求形成規(guī)范的檔案資料，對重要文件和資料進行備份和妥善保存。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握檔案整理、分類、編號、編目等技能，確保檔案管理工作的質(zhì)量。2.認(rèn)真履行檔案收集、整理、保管等職責(zé)，及時對檔案進行登記、上架和維護，保證檔案的安全和完整。3.積極為檔案利用者提供服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，做好檔案利用記錄。4.保守檔案機密，嚴(yán)格遵守檔案保密制度，防止檔案信息泄露。5.定期對檔案進行清查盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。三、檔案歸檔范圍（一）行政管理檔案1.公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，包括營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會決議、董事會決議等。2.公司組織架構(gòu)、人員編制、崗位設(shè)置等文件。3.公司行政辦公會議紀(jì)要、工作計劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度等。4.公司對外聯(lián)絡(luò)文件，如函件、合同、協(xié)議等。5.公司印章管理文件，包括印章使用記錄、印章保管規(guī)定等。6.公司辦公設(shè)備采購、使用、維護等文件。7.公司行政事務(wù)處理文件，如車輛管理、辦公用品管理、環(huán)境衛(wèi)生管理文件等。（二）人力資源檔案1.員工招聘、錄用、轉(zhuǎn)正、晉升、調(diào)崗、離職等相關(guān)文件，包括招聘啟事、面試評估表、勞動合同、員工轉(zhuǎn)正審批表、晉升通知、調(diào)崗申請、離職證明等。2.員工培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)考核成績等文件。3.員工績效考核文件，包括考核方案、考核結(jié)果匯總表、績效面談記錄等。4.員工薪酬福利文件，如工資表、獎金分配方案、社保繳納記錄、福利申請審批表等。5.員工考勤記錄，包括考勤卡、請假條、加班申請單等。6.員工獎懲文件,如獎勵通知、處罰決定等。7.員工職業(yè)發(fā)展規(guī)劃文件，包括個人職業(yè)發(fā)展規(guī)劃表、培訓(xùn)需求分析報告等。（三）財務(wù)審計檔案1.公司財務(wù)預(yù)算、決算報告，財務(wù)報表，財務(wù)分析報告等。2.會計憑證、賬簿、報表等會計核算資料。3.稅務(wù)申報、繳納記錄，稅務(wù)審計報告等文件。4.內(nèi)部審計計劃、審計報告、審計工作底稿等文件。5.外部審計報告、審計意見等相關(guān)文件。^6.財務(wù)管理制度、財務(wù)審批流程等文件。（四）生產(chǎn)管理檔案1.生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)任務(wù)單、生產(chǎn)調(diào)度記錄等文件。2.生產(chǎn)工藝文件，包括工藝流程、操作規(guī)程、工藝參數(shù)等。3.生產(chǎn)設(shè)備采購、安裝、調(diào)試、維護、維修等文件，設(shè)備臺賬、設(shè)備檔案等。4.生產(chǎn)質(zhì)量控制文件，如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗報告、不合格品處理記錄等。5.生產(chǎn)安全管理文件，包括安全管理制度、安全檢查記錄、事故報告及處理記錄等。6.生產(chǎn)現(xiàn)場管理文件，如5S管理記錄、現(xiàn)場環(huán)境改善記錄等。7.生產(chǎn)物料管理文件，包括物料采購計劃、物料出入庫記錄、物料盤點報告等。（五）技術(shù)研發(fā)檔案1.產(chǎn)品研發(fā)計劃、研發(fā)項目立項報告、可行性研究報告等。2.產(chǎn)品設(shè)計圖紙、技術(shù)方案、技術(shù)文檔等。3.研發(fā)過程中的實驗數(shù)據(jù)、測試報告、技術(shù)總結(jié)等。4.知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)文件，如專利申請文件、商標(biāo)注冊文件、著作權(quán)登記文件等。5.技術(shù)合作協(xié)議、技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同等文件。6.技術(shù)研發(fā)團隊建設(shè)文件，包括人員簡歷、培訓(xùn)記錄等。（六）市場營銷檔案1.市場調(diào)研分析報告、市場調(diào)研報告、市場預(yù)測報告等。2.產(chǎn)品銷售合同、訂單、銷售發(fā)票等文件。3.客戶信息檔案，包括客戶基本資料、客戶需求分析、客戶投訴處理記錄等。4.市場推廣活動策劃方案、活動執(zhí)行記錄、活動效果評估報告等。5.廣告宣傳資料，如廣告策劃書、廣告投放記錄、宣傳冊、海報等。6.競爭對手分析報告、行業(yè)動態(tài)信息等文件。（七）法務(wù)檔案1.公司各類合同、協(xié)議的審核意見、法律風(fēng)險評估報告等。2.法律糾紛案件相關(guān)文件，包括起訴狀、答辯狀、判決書調(diào)解書等。3.知識產(chǎn)權(quán)保護相關(guān)法律文件，如專利侵權(quán)糾紛處理記錄、商標(biāo)侵權(quán)糾紛處理記錄等。4.公司合規(guī)管理文件，包括合規(guī)制度、合規(guī)檢查報告等。5.律師函、法律意見書等法律文件。四、檔案歸檔要求（一）文件材料的收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于業(yè)務(wù)活動中形成的電子文件，應(yīng)同時收集其紙質(zhì)版本或進行有效的電子備份，并確保電子文件的格式規(guī)范、內(nèi)容完整、可讀性強。（二）文件材料的整理1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對收集到的文件材料進行整理，確保分類準(zhǔn)確、條理清晰。2.每份文件材料應(yīng)保持其完整性，不得隨意拆分、剪裁或損壞。3.對于紙張破損、字跡模糊的文件材料，應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。4.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的命名規(guī)則進行命名，并建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)進行存儲，便于查找和管理。（三）文件材料的編號1.檔案應(yīng)進行統(tǒng)一編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識別和檢索。2.編號方式可采用分類編號法，即按照檔案類別進行編號，如行政管理檔案編號為XZ，人力資源檔案編號為RL等。3.每類檔案下的具體文件可按照順序依次編號，如XZ001、XZ002……或RL001、RL002……（四）文件材料的編目1.檔案應(yīng)編制詳細(xì)的目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息。2.目錄應(yīng)打印或手寫在專用的目錄紙上，并與檔案一同裝訂或存儲。3.電子檔案的目錄可采用電子表格形式進行編制，與電子文件建立鏈接關(guān)系，方便查詢和使用。（五）檔案的裝訂1.紙質(zhì)檔案應(yīng)進行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱和保管。2.裝訂時應(yīng)去除文件材料上的金屬物，如訂書釘、回形針等。3.對于紙張較大的文件材料，應(yīng)進行折疊，使其大小與檔案封面一致。4.檔案裝訂應(yīng)采用線裝或膠裝方式，不得使用金屬夾或塑料夾裝訂。（六）檔案的裝盒1.裝訂好的檔案應(yīng)裝入專用檔案盒，檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案類別、編號、題名等信息。2.檔案盒應(yīng)按照檔案編號順序排列，存放在檔案柜中，便于查找和管理。3.對于電子檔案，應(yīng)存儲在光盤、硬盤等存儲介質(zhì)上，并裝入專用的檔案盒，標(biāo)明相關(guān)信息。五、檔案歸檔流程（一）檔案形成部門整理1.各部門在業(yè)務(wù)活動結(jié)束后，由檔案管理人員對形成的文件材料進行收集、整理和初步分類。2.整理后的文件材料應(yīng)按照檔案歸檔要求進行編號、編目，并填寫檔案移交清單。（二）檔案移交1.各部門檔案管理人員應(yīng)定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門，移交時應(yīng)辦理交接手續(xù)，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門在接收檔案時，應(yīng)認(rèn)真核對檔案移交清單，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.對于不符合要求的檔案，檔案管理部門應(yīng)及時退回形成部門，要求其重新整理后再移交。（三）檔案管理部門審核與入庫1.檔案管理部門對接收的檔案進行審核，審核內(nèi)容包括檔案的分類是否準(zhǔn)確、編號是否規(guī)范、編目是否完整、裝訂是否牢固等。2.審核通過的檔案應(yīng)及時入庫保管，按照檔案存儲要求進行排列存放。3.檔案管理部門應(yīng)建立檔案入庫登記臺賬，記錄檔案的入庫時間、編號、題名等信息。六、檔案保管期限與鑒定銷毀（一）檔案保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長期保管：保管期限為30年的檔案，主要是公司在一定時期內(nèi)具有重要查考利用價值的檔案。3.短期保管：保管期限為10年的檔案，是公司在較短時間內(nèi)需要查考利用的檔案。（二）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對已保管的檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否仍具有保存價值。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成鑒定小組進行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，綜合判斷檔案的價值，提出鑒定意見。（三）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進行銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)填寫檔案銷毀清單，詳細(xì)記錄檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。3.檔案銷毀清單應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字，并報公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進行，確保檔案信息無法恢復(fù)。5.檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，銷毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)。七、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.查閱申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門查閱檔案。3.涉及公司機密、重要技術(shù)信息等敏感檔案的查閱，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱流程1.檔案管理人員根據(jù)查閱申請表，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。2.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的查閱地點進行查閱不得擅自將檔案帶出查閱場所。3.查閱人員如需復(fù)印、拍照檔案內(nèi)容的，應(yīng)事先征得檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限、借閱用途等信息。2.借閱申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，報檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。3.涉及公司機密、重要技術(shù)信息等敏感檔案的借閱，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）借閱流程1.檔案管理人員根據(jù)借閱申請表，為借閱人員辦理檔案借閱手續(xù)，填寫檔案借閱登記臺賬。2.借閱人員應(yīng)在借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、污損、丟失檔案。4.檔案歸還時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞或丟失，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。八、檔案信息化管理（一）檔案數(shù)字化1.公司應(yīng)逐步推進檔案數(shù)字化工作，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案進行存儲和管理。2.檔案數(shù)字化應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進行，確保電子檔案的質(zhì)量和可讀性。3.數(shù)字化后的電子檔案應(yīng)進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。（二）檔案管理系統(tǒng)建設(shè)1.公司應(yīng)建立檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理。2.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能，提高檔案管理工作效率。3.檔