PAGE光伏檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司光伏檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)與光伏業(yè)務(wù)相關(guān)的各類(lèi)檔案管理，包括但不限于項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)文件、施工資料、運(yùn)行記錄、維護(hù)文檔等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，對(duì)光伏檔案進(jìn)行集中管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映光伏項(xiàng)目的實(shí)際情況，嚴(yán)禁虛假、偽造檔案。3.完整性原則全面收集、整理光伏項(xiàng)目各個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的檔案資料，保證檔案的完整性。4.保密性原則對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司光伏檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司光伏檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、整理、存儲(chǔ)和保管。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)做好光伏檔案的收集、整理、歸檔工作，定期對(duì)檔案工作進(jìn)行檢查和考核。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。6.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)光伏業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案資料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門(mén)的要求，定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門(mén)。3.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用服務(wù)工作，提供必要的協(xié)助。4.對(duì)本部門(mén)保管的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案損壞、丟失。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類(lèi)、編號(hào)、裝訂、上架等。3.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管狀況，確保檔案的安全。4.熟練掌握檔案管理系統(tǒng)的操作，為檔案利用者提供高效、準(zhǔn)確的服務(wù)。5.積極參與檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.光伏項(xiàng)目前期規(guī)劃階段：項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目建議書(shū)、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、土地使用文件等。2.設(shè)計(jì)階段：設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)變更通知、技術(shù)規(guī)范、設(shè)備選型文件等。3.采購(gòu)階段：設(shè)備采購(gòu)合同、技術(shù)協(xié)議、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、設(shè)備說(shuō)明書(shū)等。4.施工階段：施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、施工日志、工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、工程變更簽證等。5.調(diào)試與驗(yàn)收階段：調(diào)試報(bào)告、試運(yùn)行記錄、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、性能測(cè)試報(bào)告等。6.運(yùn)行與維護(hù)階段：運(yùn)行日志、維護(hù)計(jì)劃與記錄、故障處理記錄、設(shè)備檢修報(bào)告、電量統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。7.其他與光伏業(yè)務(wù)相關(guān)的文件資料，如會(huì)議紀(jì)要、技術(shù)交流資料、培訓(xùn)教材等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案收集工作，及時(shí)將本部門(mén)產(chǎn)生的檔案資料收集齊全，確保檔案的時(shí)效性。2.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全，紙質(zhì)檔案應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和備份。（三）整理方法1.檔案管理人員按照檔案分類(lèi)方案，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類(lèi)整理。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，確保目錄與檔案內(nèi)容相符。4.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，保證檔案的整齊、牢固。5.對(duì)電子檔案進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，確保電子檔案的存儲(chǔ)規(guī)范、有序。四、檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）分類(lèi)方案1.項(xiàng)目前期文件：包括項(xiàng)目規(guī)劃、可行性研究、環(huán)境評(píng)價(jià)等文件。2.設(shè)計(jì)文件：涵蓋光伏電站的各類(lèi)設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)規(guī)范等。3.采購(gòu)文件：設(shè)備采購(gòu)合同、技術(shù)協(xié)議等相關(guān)文件。4.施工文件：施工組織設(shè)計(jì)、施工記錄、質(zhì)量驗(yàn)收等文件。5.調(diào)試與驗(yàn)收文件：調(diào)試報(bào)告、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。6.運(yùn)行與維護(hù)文件：運(yùn)行日志、維護(hù)記錄等。7.其他文件：如會(huì)議紀(jì)要、技術(shù)交流資料等。（二）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用“年度+類(lèi)別代碼+流水號(hào)”的形式。2.年度：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。3.類(lèi)別代碼：根據(jù)檔案分類(lèi)方案，用兩位字母表示檔案類(lèi)別，如“XQ”表示項(xiàng)目前期文件。4.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，用四位數(shù)字表示，如“0001”。5.示例：2023XQ0001，表示2023年形成的項(xiàng)目前期文件中的第1份檔案。五、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管光伏項(xiàng)目的重要文件，如項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。涉及公司核心技術(shù)、商業(yè)秘密的文件。具有長(zhǎng)期歷史價(jià)值和查考利用價(jià)值的文件。2.定期保管保管期限為30年的檔案：光伏項(xiàng)目的主要設(shè)計(jì)文件、設(shè)備采購(gòu)合同、施工組織設(shè)計(jì)等。保管期限為10年的檔案：一般的施工記錄、運(yùn)行日志、維護(hù)記錄等。（二）保管條件1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.庫(kù)房?jī)?nèi)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器等。3.保持庫(kù)房?jī)?nèi)適宜的溫度和濕度，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（三）檔案保管要求1.按照檔案分類(lèi)編號(hào)順序，將檔案整齊排列上架，便于查找和管理。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量與目錄一致。3.對(duì)破損、褪色的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的完整性。4.電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。六、檔案的利用（一）查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供的查閱內(nèi)容，在檔案管理系統(tǒng)中檢索相關(guān)檔案，并將檔案提供給查閱人員在指定地點(diǎn)查閱。3.如需借閱檔案，借閱人員應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱期限、借閱用途以及歸還時(shí)間等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。4.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門(mén)。（二）復(fù)制因工作需要復(fù)制檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理復(fù)制手續(xù)。檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表進(jìn)行復(fù)制操作，并按照規(guī)定收取復(fù)制費(fèi)用。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門(mén)的印章，以證明其真實(shí)性和有效性。（三）利用登記檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括利用日期、利用人姓名、所在部門(mén)、利用目的、檔案名稱及編號(hào)、歸還日期等。定期對(duì)利用登記情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人以及檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案的存毀意見(jiàn)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.對(duì)保管期滿的檔案，根據(jù)其歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，如一般性的施工記錄、運(yùn)行日志等，經(jīng)鑒定工作小組審核批準(zhǔn)后，可以銷(xiāo)毀。3.對(duì)仍有一定保存價(jià)值，但已不常用的檔案，可以進(jìn)行縮微、數(shù)字化處理后，另行存儲(chǔ)保管，原紙質(zhì)檔案可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行銷(xiāo)毀。（三）銷(xiāo)毀程序1.檔案管理部門(mén)編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，詳細(xì)列出擬銷(xiāo)毀檔案的名稱、編號(hào)、日期、保管期限等內(nèi)容。2.將《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》提交檔案鑒定工作小組審核，經(jīng)批準(zhǔn)后，確定銷(xiāo)毀檔案的清單。3.檔案管理部門(mén)按照銷(xiāo)毀清單，對(duì)擬銷(xiāo)毀檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，確保無(wú)誤。4.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。5.銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)由檔案管理部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并在銷(xiāo)毀清單上簽字確認(rèn)。6.銷(xiāo)毀后的檔案清單應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的光伏檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將紙質(zhì)檔案和電子檔案的相關(guān)信息錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。2.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，包括數(shù)據(jù)更新、備份、清理等，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。（三）系統(tǒng)安全與保密1.加強(qiáng)檔案信