PAGE文書聲像檔案保管制度一、總則（一）目的為加強公司文書聲像檔案的科學管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門形成的文書聲像檔案的管理。（三）定義1.文書檔案：公司在各項工作活動中形成的具有保存價值的各種形式的文件材料，包括收文、發(fā)文、內部文件、會議文件、合同協(xié)議、工作計劃與總結等。2.聲像檔案：公司在各項工作活動中形成的具有保存價值的照片、底片、錄音帶、錄像帶、光盤等聲像材料。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司文書聲像檔案由公司綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則：檔案應如實反映公司各項工作活動的真實情況，不得篡改、偽造檔案內容。3.完整性原則：檔案應齊全完整，涵蓋公司工作的各個方面，不得遺漏重要文件材料。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案進行妥善保管，防止泄密。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司對外發(fā)出的各類文件，包括正式文件、函件、通知、公告等。2.公司收到的各類文件，包括上級文件、下級請示報告、平行單位來文等。3.公司內部形成的文件，如工作計劃、總結、會議紀要、規(guī)章制度、人事檔案、財務報表等。4.公司在各項活動中形成的照片、底片、錄音帶、錄像帶、光盤等聲像材料，如會議照片、活動錄像、工程建設影像等。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料及時、準確、完整地收集齊全。2.收集的文件材料應字跡清晰、簽署完備、格式規(guī)范，符合檔案整理要求。3.聲像材料應主題明確、圖像清晰、聲音清楚，具有保存價值。（三）整理方法1.文書檔案整理分類：按照公司檔案分類方案，將文書檔案分為黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產技術、產品研發(fā)、質量管理、人力資源、財務審計、市場營銷、企業(yè)文化等類別。編號：對每一份文件材料進行編號，編號應具有唯一性，便于查找和管理。編目：編制文書檔案目錄，目錄應包括文件編號、文件題名、日期、文號、責任者、保管期限等內容。裝訂：將每份文件材料按照一定順序進行裝訂，確保文件材料的整齊、牢固。2.聲像檔案整理分類：按照聲像檔案的內容和形式，分為照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、光盤檔案等類別。編號：對每一盤錄音帶、錄像帶、光盤等進行編號，編號應具有唯一性，便于查找和管理。編目：編制聲像檔案目錄，目錄應包括編號、題名、日期、內容摘要、拍攝者、保管期限等內容。整理：對照片進行沖洗、分類、編號、裝冊，對錄音帶、錄像帶、光盤等進行整理、標注，確保聲像檔案的質量和完整性。三、檔案的歸檔與移交（一）歸檔時間1.文書檔案應在次年上半年完成歸檔工作。2.聲像檔案應在活動結束后及時整理歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的文件材料應齊全完整、分類準確、編號規(guī)范、編目清晰。2.歸檔的聲像檔案應圖像清晰、聲音清楚、內容完整、標注準確。3.歸檔的檔案應編制移交清單，移交清單應包括檔案名稱、數(shù)量、編號、保管期限等內容。（三）移交程序1.各部門將整理好的檔案移交至公司綜合管理部門。2.公司綜合管理部門對移交的檔案進行審核，審核合格后辦理接收手續(xù)。3.檔案移交后，雙方應在移交清單上簽字確認。四、檔案的保管（一）保管場所1.公司應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應配備必要的保管設備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。（二）保管要求1.檔案應按照分類方案進行存放，排列有序，便于查找和管理。2.檔案應定期進行檢查和清點，確保檔案的完整、準確、安全。3.對破損、褪色、變質的檔案應及時進行修復和復制，確保檔案的質量。4.對電子檔案應進行備份，備份數(shù)據(jù)應與原始數(shù)據(jù)一致，并分別存儲在不同的介質上。（三）保密措施1.嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案進行專人專柜保管。2.查閱、借閱機密檔案應履行嚴格的審批手續(xù)，未經(jīng)批準不得擅自查閱、借閱。3.對檔案管理人員進行保密教育，提高保密意識，防止泄密事件的發(fā)生。五、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍1.公司內部人員因工作需要查閱檔案的，應按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。2.公司外部單位或個人因工作需要查閱檔案的，應按照國家有關規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱要求1.查閱檔案應填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等。2.查閱檔案應在指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。3.查閱檔案應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換等。4.查閱機密檔案應經(jīng)公司領導批準，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進行查閱。（三）借閱規(guī)定1.公司內部人員因工作需要借閱檔案的，應填寫借閱申請表，注明借閱目的、借閱內容、借閱時間等，經(jīng)部門負責人批準后，方可借閱。2.借閱檔案應在規(guī)定的時間內歸還，如需延期借閱，應辦理延期手續(xù)。3.借閱檔案應愛護檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換等。4.借閱機密檔案應經(jīng)公司領導批準，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進行借閱。（四）利用服務1.公司綜合管理部門應積極為公司內部人員提供檔案查閱和利用服務，提高檔案的利用率。2.對公司外部單位或個人的檔案查閱申請，應按照國家有關規(guī)定進行審核，符合條件的予以辦理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關檔案鑒定的規(guī)定，結合公司實際情況，對檔案進行科學鑒定。2.鑒定工作應堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，準確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由公司綜合管理部門負責人、檔案管理人員、相關業(yè)務部門負責人等組成。（三）鑒定方法1.對檔案的內容、來源、時間、形式等進行綜合分析，判定檔案的保存價值。2.對檔案的保管期限進行重新審核，確定是否需要調整保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，報公司領導批準。2.檔案銷毀應編制銷毀清單，銷毀清單應包括檔案名稱、數(shù)量、編號、保管期限等內容。3.檔案銷毀應在指