PAGE借閱檔案資料管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案資料的管理，規(guī)范檔案資料的借閱行為，確保檔案資料的安全與完整，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及員工借閱檔案資料的管理。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.確保檔案資料的安全，防止丟失、損壞、篡改等情況發(fā)生。3.提高檔案資料的利用效率，滿足公司各項(xiàng)工作的合理需求。二、檔案資料的分類與編號(hào)（一）檔案資料分類1.行政檔案：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會(huì)、董事會(huì)會(huì)議記錄，公司章程，管理制度，行政公文等。2.人事檔案：員工入職、離職、調(diào)動(dòng)、考核、培訓(xùn)等相關(guān)資料，員工個(gè)人簡歷、勞動(dòng)合同、薪資福利記錄等。3.財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表，財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告，稅務(wù)資料等。4.業(yè)務(wù)檔案：各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議，項(xiàng)目策劃書、實(shí)施方案、總結(jié)報(bào)告，市場(chǎng)調(diào)研資料，客戶信息等。5.技術(shù)檔案：產(chǎn)品研發(fā)資料，技術(shù)圖紙，工藝文件，設(shè)備檔案等。（二）檔案編號(hào)對(duì)每類檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編號(hào)規(guī)則如下：1.行政檔案：XZ年份流水號(hào)，如XZ2023001。2.人事檔案：RS年份員工編號(hào)，如RS2023010。3.財(cái)務(wù)檔案：CW年份類別代碼流水號(hào)，如CW2023ZB001（ZB表示賬簿）。4.業(yè)務(wù)檔案：YW年份項(xiàng)目編號(hào)流水號(hào)，如YW2023XM001001。5.技術(shù)檔案：JS年份專業(yè)代碼流水號(hào)，如JS2023JX001（JX表示機(jī)械專業(yè)）。三、檔案資料借閱權(quán)限（一）公司高層管理人員公司高層管理人員可借閱公司各類檔案資料，以了解公司整體運(yùn)營情況，進(jìn)行決策參考。（二）部門負(fù)責(zé)人部門負(fù)責(zé)人可借閱本部門相關(guān)的檔案資料，包括業(yè)務(wù)檔案、人事檔案等，以便指導(dǎo)部門工作。（三）普通員工普通員工因工作需要，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可借閱與本人工作相關(guān)的檔案資料。（四）外部單位或個(gè)人外部單位或個(gè)人因特殊原因需要借閱公司檔案資料的，須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并按照公司規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。四、借閱申請(qǐng)與審批（一）借閱申請(qǐng)借閱人需填寫《檔案資料借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱檔案資料的名稱、編號(hào)、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。（二）審批流程1.普通員工借閱：由所在部門負(fù)責(zé)人審批，審批通過后交檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.部門負(fù)責(zé)人借閱：直接交檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。3.公司高層管理人員借閱：無需審批，直接到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。4.外部單位或個(gè)人借閱：經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。五、借閱期限（一）短期借閱一般情況下，短期借閱期限為[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（二）長期借閱因工作需要長期借閱檔案資料的，需經(jīng)檔案管理部門同意，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，借閱期限最長不超過[X]個(gè)月。六、借閱方式與歸還（一）借閱方式1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)借閱申請(qǐng)，及時(shí)提供檔案資料。借閱人可在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱或借閱檔案資料原件，嚴(yán)禁擅自將檔案資料帶出公司。2.如因工作需要必須帶出公司的，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)登記手續(xù)，確保檔案資料的安全。（二）歸還借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案資料。歸還時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。七、檔案資料的查閱與使用（一）查閱要求1.借閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案資料，查閱時(shí)應(yīng)保持安靜，不得在檔案資料上涂改、標(biāo)記、污損等。2.如需復(fù)印檔案資料部分內(nèi)容的，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照公司規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。復(fù)印后的檔案資料應(yīng)妥善保管，不得隨意傳播。（二）使用限制1.借閱人不得將檔案資料用于與借閱目的無關(guān)的其他用途，不得擅自向無關(guān)人員透露檔案資料的內(nèi)容。2.涉及公司機(jī)密的檔案資料，借閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，不得泄露機(jī)密信息。八、檔案資料的保管與維護(hù)（一）保管責(zé)任檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的保管工作，確保檔案資料存放安全、有序，便于查找和使用。（二）維護(hù)措施1.定期對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，如對(duì)破損、褪色的檔案資料進(jìn)行修復(fù)，對(duì)電子檔案進(jìn)行備份等。2.做好檔案資料的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案資料的安全。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制公司設(shè)立檔案資料管理監(jiān)督小組，定期對(duì)檔案資料的借閱情況進(jìn)行檢查，確保檔案資料管理制度的有效執(zhí)行。（二）違規(guī)處理1.對(duì)違反本制度借閱檔案資料的行為，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)制止，并視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款等處理。2.如因違規(guī)借閱導(dǎo)致檔案資料丟失、損壞、泄露等嚴(yán)重后果的，將依法追究相關(guān)人員