PAGE青協(xié)會員檔案管理制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范青年協(xié)會（以下簡稱“青協(xié)”）會員檔案的管理，確保會員信息的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為青協(xié)的各項工作提供有力支持，促進青協(xié)的健康發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于青協(xié)所有會員檔案的管理，包括個人基本信息、會員活動記錄、志愿服務(wù)經(jīng)歷、獎懲情況等相關(guān)資料。（三）基本原則1.真實性原則：會員檔案中的所有信息必須真實可靠，如實反映會員的實際情況。2.完整性原則：全面收集會員的各類信息，確保檔案資料的完整性，避免遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴(yán)格保護會員的個人隱私，對會員檔案信息進行保密，未經(jīng)會員同意，不得擅自泄露。4.動態(tài)管理原則：根據(jù)會員的實際情況變化，及時更新檔案信息，保持檔案的時效性和準(zhǔn)確性。二、檔案內(nèi)容（一）個人基本信息1.姓名：會員的真實姓名。2.性別：會員的性別。3.出生日期：會員的出生年月日。4.民族：會員所屬民族。5.政治面貌：如共青團員、中共黨員等。6.聯(lián)系方式：包括手機號碼、電子郵箱等，確保青協(xié)能夠及時與會員取得聯(lián)系。7.身份證號碼：用于唯一標(biāo)識會員身份。8.家庭住址：會員的常住地址。9.職業(yè)/學(xué)習(xí)情況：會員目前的職業(yè)或所在學(xué)校、專業(yè)等信息。（二）入會信息1.入會時間：會員加入青協(xié)的具體日期。2.入會途徑：如通過線上報名、線下推薦、活動招募等方式加入青協(xié)。3.介紹人：介紹會員加入青協(xié)的人員姓名。（三）會員活動記錄1.參與活動名稱：詳細記錄會員參加的青協(xié)組織的各項活動名稱。2.活動時間：活動的具體開展時間。3.活動地點：活動舉辦的地點。4.活動內(nèi)容及表現(xiàn)：簡要描述會員在活動中的具體參與內(nèi)容和表現(xiàn)情況，如擔(dān)任的角色、完成的任務(wù)、取得的成果等。（四）志愿服務(wù)經(jīng)歷1.志愿服務(wù)項目名稱：會員參與的志愿服務(wù)項目名稱。2.服務(wù)時間：志愿服務(wù)的起止時間。3.服務(wù)地點：志愿服務(wù)的具體地點。4.服務(wù)內(nèi)容及貢獻：詳細記錄會員在志愿服務(wù)中所從事的工作內(nèi)容以及做出的貢獻。（五）獎懲情況1.獎勵信息：記錄會員在青協(xié)或其他相關(guān)領(lǐng)域獲得的獎勵，包括獎勵名稱、頒發(fā)單位、頒發(fā)時間等。2.懲罰信息：如會員因違反青協(xié)規(guī)定或相關(guān)法律法規(guī)受到的處罰，記錄處罰原因、處罰方式和處罰時間等。（六）其他信息1.會員特長：會員具備的特殊技能或?qū)ｉL，如文藝特長、體育特長、專業(yè)技能等。2.興趣愛好：會員的個人興趣愛好，有助于青協(xié)組織針對性的活動。3.個人發(fā)展意愿：會員對自身在青協(xié)的發(fā)展期望，如擔(dān)任職務(wù)、參與特定項目等。三、檔案建立與收集（一）新會員檔案建立1.新會員在辦理入會手續(xù)時，需填寫《青協(xié)會員信息登記表》，提供個人基本信息及相關(guān)證明材料。2.青協(xié)工作人員負責(zé)對新會員提交的信息進行審核，確保信息真實、準(zhǔn)確、完整。審核通過后，為新會員建立個人檔案，并將相關(guān)信息錄入會員檔案管理系統(tǒng)。（二）檔案資料收集1.會員在參與青協(xié)活動、志愿服務(wù)后，活動負責(zé)人或服務(wù)項目負責(zé)人應(yīng)及時收集會員在活動中的相關(guān)資料，如活動照片、工作記錄、表彰文件等，并整理后提交給檔案管理人員。2.會員獲得獎勵或受到懲罰后，相關(guān)部門應(yīng)及時將獎勵證書、處罰決定等文件原件或復(fù)印件交至檔案管理人員，納入會員檔案。3.會員如有個人信息變更，應(yīng)主動向青協(xié)提交《會員信息變更申請表》，說明變更內(nèi)容及原因，并提供相關(guān)證明材料。檔案管理人員審核后及時更新會員檔案信息。四、檔案整理與歸檔（一）整理要求1.檔案管理人員收到會員檔案資料后，應(yīng)按照檔案內(nèi)容的分類進行整理，確保資料齊全、順序合理。2.對每份資料進行編號，以便于查找和管理。編號應(yīng)具有唯一性，可采用年份+流水號的方式，如2023001表示2023年的第1份檔案資料。3.去除資料中的訂書釘、回形針等金屬物品，對紙張進行平整處理，確保檔案的整潔。（二）歸檔方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進行歸檔。紙質(zhì)檔案按照類別和編號順序依次裝入檔案盒，在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年份等信息。2.電子檔案以會員姓名或會員編號命名文件夾，將會員的各類電子資料按照檔案內(nèi)容分類存入相應(yīng)文件夾中，并建立索引目錄，方便查詢。電子檔案應(yīng)定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案保管與借閱（一）保管責(zé)任1.青協(xié)設(shè)立專門的檔案保管場所，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防潮防蟲用品等，確保檔案的安全存放。2.檔案管理人員負責(zé)檔案的日常保管工作，定期對檔案進行檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.對檔案保管場所的環(huán)境進行定期維護，保持適宜的溫度、濕度，防止檔案因環(huán)境因素受損。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱會員檔案的，必須填寫《青協(xié)會員檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱時間、借閱人姓名等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，報檔案管理部門負責(zé)人審批。審批通過后，借閱人方可借閱檔案。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案資料是否齊全、完整，如有損壞或丟失，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.借閱檔案時，借閱人不得擅自涂改、抽取、撤換檔案資料，不得在檔案上圈劃、批注，不得轉(zhuǎn)借他人。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人同意，并注明復(fù)印用途。5.檔案管理人員應(yīng)對借閱情況進行詳細記錄，包括借閱時間、借閱人姓名、借閱內(nèi)容、歸還時間等，以備查詢。六、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對會員檔案信息予以保密。未經(jīng)青協(xié)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得向任何單位或個人泄露會員檔案內(nèi)容。2.在檔案管理工作中，涉及會員個人隱私信息的數(shù)據(jù)處理應(yīng)遵循相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，采取加密存儲、訪問控制等技術(shù)手段，確保信息安全。3.對接觸會員檔案的工作人員進行保密教育，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)，防止因工作人員疏忽或違規(guī)導(dǎo)致信息泄露。（二）安全保障1.加強檔案保管場所的安全防范措施，安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，確保檔案存放環(huán)境的安全。2.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件。定期組織檔案管理人員進行應(yīng)急演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。3.對檔案管理系統(tǒng)進行安全維護，及時更新系統(tǒng)軟件和安全補丁，防止黑客攻擊、病毒感染等安全事故的發(fā)生。定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行備份，確保數(shù)據(jù)的可恢復(fù)性。七、檔案更新與維護（一）定期更新1.檔案管理人員應(yīng)定期對會員檔案進行檢查和更新，確保檔案信息的時效性。一般每年對會員檔案進行一次全面梳理，核實會員信息是否有變化。2.根據(jù)會員的實際情況變化，及時更新會員的基本信息、活動記錄及獎懲情況等內(nèi)容。如會員聯(lián)系方式變更，應(yīng)在檔案中及時記錄新聯(lián)系方式；會員獲得新的獎勵或受到處罰，應(yīng)將相關(guān)文件資料補充到檔案中。（二）動態(tài)維護1.隨著青協(xié)工作的開展和會員發(fā)展情況的變化，及時調(diào)整檔案管理策略和方法。例如，根據(jù)會員參與活動的頻率和貢獻，對會員檔案中的活動記錄和評價進行動態(tài)調(diào)整。如果會員在某項活動中表現(xiàn)突出，應(yīng)在檔案中詳細記錄其貢獻，并給予相應(yīng)的表彰和獎勵記錄更新。2.關(guān)注會員的反饋意見和建議，對于合理的建議及時采納并應(yīng)用于檔案管理工作中，不斷完善會員檔案管理制度，提高檔案管理的質(zhì)量和效率。八、檔案銷毀（一）銷毀條件1.會員檔案保存期限屆滿或因其他原因需要銷毀的，由檔案管理部門提出銷毀申請。2.經(jīng)青協(xié)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可進行檔案銷毀工作。（二）銷毀程序1.檔案管理人員對擬銷毀的檔案進行逐一核對，確保銷毀檔案的準(zhǔn)確性和完整性。2