PAGE政府檔案管理六個(gè)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)政府檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在政府工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于政府各部門、各直屬機(jī)構(gòu)及所屬事業(yè)單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則政府檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映政府工作的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則全面收集和整理政府工作中形成的各類檔案，確保檔案的完整性。4.安全性原則采取有效措施，保障檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案收集制度（一）收集范圍1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的各類文件、指示、通知等。2.本機(jī)關(guān)形成的各類文件、會議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.本機(jī)關(guān)與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、信函等。4.本機(jī)關(guān)工作人員在工作中形成的各類業(yè)務(wù)文件、技術(shù)資料、科研成果等。5.本機(jī)關(guān)舉辦的各類會議、活動(dòng)的文件、資料、照片、錄像等。6.本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免、獎(jiǎng)懲等方面的文件。7.其他具有保存價(jià)值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集各類檔案，并進(jìn)行初步整理。3.對于重要文件和緊急文件，應(yīng)優(yōu)先收集，并及時(shí)送交檔案管理部門。4.檔案收集人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的內(nèi)容和數(shù)量，確保檔案的完整性。（三）收集程序1.檔案形成部門或個(gè)人應(yīng)在文件辦理完畢后，及時(shí)將檔案整理好，移交本部門的檔案收集人員。2.檔案收集人員對接收的檔案進(jìn)行初步審核，檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.檔案收集人員將審核后的檔案按照類別和時(shí)間順序進(jìn)行整理，填寫檔案移交清單，一式兩份，一份由檔案收集人員留存，一份隨檔案移交檔案管理部門。4.檔案管理部門接收檔案后，對檔案進(jìn)行再次審核，如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與檔案形成部門或個(gè)人溝通解決。三、檔案整理制度（一）整理原則1.遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檔案的數(shù)字化管理和檢索。（二）整理方法1.分類按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為不同的類別，如文書檔案、科技檔案、人事檔案、會計(jì)檔案等。2.編號為每一份檔案編制唯一的編號，以便于管理和檢索。編號應(yīng)按照一定的規(guī)則進(jìn)行編制，確保編號的系統(tǒng)性和邏輯性。3.編目對整理好的檔案進(jìn)行編目，編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂應(yīng)使用符合檔案管理要求的裝訂材料，避免對檔案內(nèi)容造成損壞。（三）整理程序1.檔案管理部門接收檔案后，按照整理原則和方法，對檔案進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作。2.整理過程中，應(yīng)認(rèn)真核對檔案的內(nèi)容和編號，確保整理工作的準(zhǔn)確性。3.整理完成后，將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號、起止日期等信息。4.將檔案目錄錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，建立電子檔案目錄，便于檔案的檢索和利用。四、檔案保管制度（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管的要求。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.對重要檔案和珍貴檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。3.檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案是指對政府工作具有重要查考利用價(jià)值的檔案，如法律法規(guī)、政策文件、重大決策、重要會議記錄等。3.長期保管的檔案是指在較長時(shí)間內(nèi)對政府工作具有查考利用價(jià)值的檔案，如一般的業(yè)務(wù)文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等，保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案是指在較短時(shí)間內(nèi)對政府工作具有查考利用價(jià)值的檔案，如臨時(shí)性的文件、資料等，保管期限為5年以下。（四）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門組織，相關(guān)業(yè)務(wù)部門和檔案管理人員參加。3.檔案鑒定應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值和歷史意義等因素進(jìn)行綜合評估，確定檔案的保管期限。4.對經(jīng)過鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。五、檔案利用制度（一）利用范圍1.政府工作人員因工作需要查閱檔案。2.其他單位或個(gè)人因工作需要查閱檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理，嚴(yán)格限制查閱范圍。（二）利用要求1.查閱檔案應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請表，對查閱申請進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行，查閱人員應(yīng)遵守檔案管理部門的規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案。4.如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，與原件具有同等效力。（三）利用程序1.查閱人員填寫查閱申請表，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對查閱申請進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)，并開具查閱介紹信。3.查閱人員持查閱介紹信到檔案管理部門指定的場所查閱檔案。4.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)將檔案歸還檔案管理部門，并在查閱登記表上簽字。5.如需復(fù)制檔案，查閱人員應(yīng)填寫復(fù)制申請表，經(jīng)檔案管理部門同意后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。六、檔案信息化管理制度（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為政府工作提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)。3.加強(qiáng)檔案信息的安全管理，確保檔案信息的安全和保密。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合政府檔案管理工作的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。3.網(wǎng)絡(luò)建設(shè)建立檔案管理部門內(nèi)部的局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和傳輸。同時(shí)，與政府內(nèi)部其他部門的網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行連接，實(shí)現(xiàn)檔案信息的互聯(lián)互通。4.安全保障體系建設(shè)建立檔案信息安全保障體系，采取防火墻、入侵檢測、加密技術(shù)等措施，保障檔案信息的安全和保密。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案信息化管理工作，確保信息化管理工作的順利開展。2.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，嚴(yán)格按照系統(tǒng)操作規(guī)程進(jìn)行操作。3.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，