PAGE中國檔案館歸檔制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)中國檔案館的檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的保管和利用，提高檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化水平，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，制定本歸檔制度。（二）適用范圍本制度適用于中國境內(nèi)各級各類檔案館及相關(guān)檔案管理部門，涵蓋了各類機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織形成的具有保存價(jià)值的檔案。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：歸檔的檔案必須是真實(shí)反映歷史事實(shí)的原始記錄，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案內(nèi)容。2.完整性原則：全面收集和保存各類應(yīng)歸檔的文件材料，確保檔案的完整性，不得遺漏重要信息。3.系統(tǒng)性原則：按照檔案形成的規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，對檔案進(jìn)行科學(xué)分類、整理和編目，保持檔案的系統(tǒng)性。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、歸檔范圍（一）文書檔案1.上級機(jī)關(guān)的文件材料，包括上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的與本單位有關(guān)的決定、命令、指示、通知、通報(bào)等。2.本機(jī)關(guān)形成的文件材料，如各類會(huì)議文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請示、批復(fù)、合同、協(xié)議、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.下級機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料，如工作匯報(bào)、請示等。（二）科技檔案1.科研項(xiàng)目檔案，包括項(xiàng)目立項(xiàng)、研究、試驗(yàn)、鑒定、驗(yàn)收等各個(gè)階段形成的文件材料。2.基本建設(shè)項(xiàng)目檔案，涵蓋項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收等過程中的文件。3.設(shè)備儀器檔案，包括設(shè)備購置、安裝調(diào)試、使用維護(hù)、報(bào)廢等環(huán)節(jié)的資料。（三）會(huì)計(jì)檔案1.會(huì)計(jì)憑證，如原始憑證、記賬憑證等。2.會(huì)計(jì)賬簿，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬等。3.財(cái)務(wù)報(bào)告，如年度財(cái)務(wù)報(bào)表、中期財(cái)務(wù)報(bào)表等。4.其他會(huì)計(jì)資料，如銀行對賬單、稅務(wù)申報(bào)表等。（四）人事檔案1.員工履歷材料，包括個(gè)人基本信息、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷等。2.考核材料，如年度考核、績效考核等結(jié)果記錄。3.培訓(xùn)材料，包括參加各類培訓(xùn)的證明、結(jié)業(yè)證書等。4.獎(jiǎng)懲材料，如表彰獎(jiǎng)勵(lì)、違紀(jì)處分決定等。（五）聲像檔案1.照片檔案，包括本單位重大活動(dòng)、重要會(huì)議、領(lǐng)導(dǎo)視察等拍攝的照片。2.錄音檔案，如重要講話、會(huì)議錄音等。3.錄像檔案，如工作匯報(bào)視頻、專題片等。（六）電子檔案1.辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中形成的電子文件，如電子公文、電子報(bào)表等。2.業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子數(shù)據(jù)，如科研數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、人事數(shù)據(jù)等。三、歸檔要求（一）文件材料的質(zhì)量要求1.歸檔的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范。2.紙張應(yīng)符合檔案保存要求，不得使用易褪色、易破損的紙張。3.電子文件應(yīng)采用通用格式，確?？勺x性和可移植性，并進(jìn)行有效的元數(shù)據(jù)著錄。（二）文件材料的整理要求1.文書檔案應(yīng)按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類整理，編制卷內(nèi)目錄和案卷目錄。2.科技檔案應(yīng)按照項(xiàng)目、專業(yè)等進(jìn)行分類，建立項(xiàng)目檔案卷冊，編制檔案目錄。3.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照會(huì)計(jì)年度、類別進(jìn)行整理，裝訂成冊，編制會(huì)計(jì)檔案目錄。4.人事檔案應(yīng)按照檔案內(nèi)容分類，進(jìn)行編號(hào)、編目和裝訂。5.聲像檔案應(yīng)按照形成時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物等信息，并進(jìn)行編目。6.電子檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，進(jìn)行數(shù)據(jù)掛接和存儲(chǔ)。（三）文件材料的歸檔時(shí)間要求1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔。2.科技檔案應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)完成歸檔。3.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部門保管一年，期滿后移交檔案部門統(tǒng)一保管。4.人事檔案應(yīng)在員工離職后一個(gè)月內(nèi)完成整理歸檔。5.聲像檔案應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)整理歸檔。6.電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行歸檔，確保數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。四、歸檔程序（一）收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保應(yīng)歸檔的文件材料及時(shí)、完整地收集齊全。2.收集過程中，應(yīng)注意對文件材料的真實(shí)性、完整性進(jìn)行審核，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與相關(guān)部門溝通解決。（二）整理1.收集到的文件材料應(yīng)按照本制度規(guī)定的整理要求進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作。2.整理過程中，應(yīng)剔除重復(fù)、無效的文件材料，確保檔案的精煉性。（三）裝訂1.對整理好的紙質(zhì)文件材料應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。2.裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件材料的原貌，不得隨意裁剪或損壞文件。（四）編目1.根據(jù)整理結(jié)果，編制各類檔案的目錄，包括卷內(nèi)目錄、案卷目錄、檔案總目錄等。2.目錄應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和排列順序，便于查找和利用。（五）裝盒（袋）1.將整理好的檔案裝入檔案盒（袋），并在盒（袋）上標(biāo)明檔案的類別、年度、保管期限、檔號(hào)等信息。2.檔案盒（袋）應(yīng)符合檔案保管要求，具有一定的強(qiáng)度和密封性。（六）上架1.將裝盒（袋）后的檔案按照檔案庫房的排架順序上架存放，確保排列有序、便于查找。2.上架時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案的安全，避免檔案受到損壞或丟失。（七）電子檔案歸檔1.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.將電子檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)到存儲(chǔ)介質(zhì)上，并進(jìn)行備份，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放。3.對電子檔案進(jìn)行元數(shù)據(jù)著錄，確保電子檔案的可讀性和可管理性。五、保管期限（一）永久保管1.本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)性文件材料。2.本機(jī)關(guān)召開的重要會(huì)議、重大活動(dòng)形成的主要文件材料。3.本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料。4.本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問題的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。5.本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變及人事任免文件材料。6.本機(jī)關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。7.上級機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料。8.同級機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。（二）定期保管1.30年保管：本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料。2.10年保管：本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料。六、檔案的利用與保密（一）利用1.檔案利用應(yīng)遵循方便利用、確保安全的原則，嚴(yán)格按照檔案借閱制度辦理借閱手續(xù)。2.本單位工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案部門查閱。3.外單位人員查閱檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)檔案部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)后，方可查閱。特殊情況需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容的，應(yīng)另行申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。4.檔案利用過程中，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。（二）保密1.檔案工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，確保檔案信息不泄露。2.對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，限制查閱范圍。3.檔案庫房應(yīng)安裝必要的安全保密設(shè)施，如防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備、防火設(shè)備等，確保檔案實(shí)體安全。4.檔案工作人員在工作中應(yīng)嚴(yán)格遵守操作規(guī)程，防止因操作不當(dāng)導(dǎo)致檔案信息泄露。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成鑒定小組，對檔案進(jìn)行逐卷審查。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保存價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用情況，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。（二）銷毀1.對確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，予以銷毀。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底，防止檔案流失。3.銷毀清冊應(yīng)永久保存，以備查考。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案部門應(yīng)定期對本單位各部門的檔案歸檔工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.建立檔案工作考核機(jī)制，將檔案歸檔工作納入各部門的績效考核內(nèi)容，確保檔案工作責(zé)任落實(shí)到位。