PAGE校檔案資料管理制度一、總則（一）目的為了加強學校檔案資料管理，確保檔案資料的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案資料在學校教學、科研、管理等各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學校各部門、各單位以及全體教職員工和學生形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則學校檔案資料實行集中統(tǒng)一管理，由學校檔案管理部門歸口負責，各部門、各單位指定專人負責本部門檔案資料的收集、整理、歸檔和保管工作。2.真實性原則檔案資料應(yīng)如實反映學校各項工作的歷史過程和實際情況，確保檔案資料的真實性和可靠性。3.完整性原則檔案資料應(yīng)全面、系統(tǒng)地反映學校各項工作的全貌，涵蓋教學、科研、管理、人事、財務(wù)、后勤等各個方面，保證檔案資料的完整性。4.保密性原則對涉及國家機密、學校秘密和個人隱私的檔案資料，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行管理，確保檔案資料的安全。5.方便利用原則檔案資料的管理應(yīng)便于查詢、借閱和使用，提高檔案資料的利用效率，為學校各項工作提供有力支持。二、檔案資料管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門學校設(shè)立專門的檔案管理部門，負責全校檔案資料的集中統(tǒng)一管理。其主要職責包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定學校檔案資料管理制度并組織實施。2.負責全校檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。3.指導各部門、各單位的檔案資料管理工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓和學術(shù)研究活動。4.負責學校檔案資料信息化建設(shè)，建立和維護檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化管理和網(wǎng)上查詢利用。5.參與學校重大活動和重要項目的檔案資料管理工作，確保檔案資料的完整和準確。（二）各部門、各單位檔案管理人員各部門、各單位應(yīng)指定專人負責本部門檔案資料的管理工作，其主要職責包括：1.負責本部門檔案資料的收集、整理、歸檔和保管工作，確保檔案資料的及時、準確和完整。按照學校檔案管理部門的要求，定期將本部門的檔案資料移交學校檔案管理部門。2.協(xié)助學校檔案管理部門開展檔案資料的鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，提供相關(guān)檔案資料信息。3.負責本部門檔案資料的安全保密工作，嚴格遵守檔案管理制度，防止檔案資料的丟失、損壞和泄密。4.接受學校檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導和培訓，不斷提高自身的檔案管理業(yè)務(wù)水平。三、檔案資料的分類與編號（一）檔案資料分類學校檔案資料分為以下十大類：1.黨群工作類：主要包括學校黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、紀檢監(jiān)察、工會、共青團等方面的文件材料。2.行政管理類：主要包括學校行政工作的各項規(guī)章制度、會議記錄、工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等文件材料。3.教學工作類：主要包括學校教學管理、教學研究、課程建設(shè)、教材編寫、教學實踐、學生學籍管理等方面的文件材料。4.科學研究類：主要包括學?？蒲许椖抗芾怼⒖蒲谐晒剟?、學術(shù)交流、科研機構(gòu)建設(shè)等方面的文件材料。5.人事管理類：主要包括學校教職工的招聘、考核、晉升、獎懲、培訓、工資福利等方面的文件材料。6.學生管理類：主要包括學校學生的招生、就業(yè)、獎助學金、學籍管理、思想政治教育、課外活動等方面的文件材料。7.財務(wù)管理類：主要包括學校財務(wù)預算、決算、會計核算、審計監(jiān)督、資產(chǎn)管理等方面的文件材料。8.后勤管理類：主要包括學校后勤保障、校園建設(shè)、物業(yè)管理、醫(yī)療衛(wèi)生、食堂管理等方面的文件材料。9.設(shè)備管理類：主要包括學校教學、科研、行政等設(shè)備的購置、使用、維護、報廢等方面的文件材料。10.聲像檔案類：主要包括學校在教學、科研、管理等活動中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。（二）檔案資料編號檔案資料編號采用“年度類別流水號”的方法，具體如下：1.年度：用四位阿拉伯數(shù)字表示，如“2023”。2.類別：按照檔案資料分類的順序，用兩位阿拉伯數(shù)字表示，如“01”表示黨群工作類。3.流水號：按照檔案資料形成的先后順序，用四位阿拉伯數(shù)字表示，如“0001”。例如，一份黨群工作類的文件材料，其編號為“2023010001”。四、檔案資料的收集與整理（一）收集范圍學校各部門、各單位應(yīng)按照本制度規(guī)定的檔案資料分類范圍，及時收集本部門、本單位在各項工作中形成的具有保存價值的文件材料。具體收集范圍包括：1.上級機關(guān)下發(fā)與本部門、本單位有關(guān)的文件、指示、通知等。2.本部門、本單位形成的工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表、規(guī)章制度等文件材料。3.本部門、本單位開展教學、科研、管理等活動形成的教案、講稿、實驗報告、科研項目申請書、研究成果、學術(shù)論文、獲獎證書等文件材料。4.本部門、本單位教職工的人事檔案、工資檔案、考核檔案、培訓檔案等文件材料。5.本部門、本單位學生檔案、學籍檔案、獎助學金檔案、就業(yè)檔案等文件材料。6.本部門本單位財務(wù)預算、決算、會計憑證、審計報告等文件材料。7.本部門、本單位后勤保障、校園建設(shè)、物業(yè)管理、醫(yī)療衛(wèi)生、食堂管理等方面的文件材料。8.本部門、本單位在教學、科研、管理等活動中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。（二）收集要求1.各部門、各單位應(yīng)建立健全檔案資料收集制度，明確專人負責檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.檔案資料的收集應(yīng)遵循全面、系統(tǒng)、準確的原則，對本部門、本單位形成的各類文件材料進行全面收集，不得遺漏重要文件材料。3.對收集到的檔案資料，應(yīng)進行初步整理，剔除重復、無用的文件材料，確保檔案資料的質(zhì)量。4.各部門、各單位應(yīng)定期將收集到的檔案資料移交學校檔案管理部門，移交時應(yīng)填寫檔案資料移交清單，雙方簽字確認。（三）整理原則檔案資料的整理應(yīng)遵循以下原則：1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價值，確定保管期限。3.便于保管和利用。（四）整理方法檔案資料的整理采用“年度類別保管期限”的分類方法，具體如下：1.年度：按照文件材料形成的年度進行分類。2.類別：按照檔案資料分類的順序進行分類。3.保管期限：根據(jù)文件材料的價值，確定保管期限，保管期限分為永久、長期（1650年）、短期（15年以下）三種。在分類的基礎(chǔ)上，對檔案資料進行裝訂、編目、裝盒等整理工作。具體要求如下：1.裝訂：對紙張規(guī)格統(tǒng)一、內(nèi)容完整、字跡清晰的文件材料，應(yīng)進行裝訂。裝訂時應(yīng)注意保持文件材料的原貌，不得對文件材料進行裁剪、粘貼等處理。2.編目：對整理好的檔案資料，應(yīng)進行編目，編制檔案資料目錄。檔案資料目錄應(yīng)包括檔案資料編號、題名、責任者、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。3.裝盒：將編目好的檔案資料裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案資料編號、類別、保管期限等信息。五、檔案資料的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門、各單位應(yīng)按照學校檔案管理部門規(guī)定的時間和要求，將整理好的檔案資料移交學校檔案管理部門歸檔。2.歸檔的檔案資料應(yīng)齊全完整、分類準確、編目規(guī)范、裝訂整齊，符合檔案管理的要求。3.檔案管理部門對歸檔的檔案資料應(yīng)進行認真審核，對不符合要求的檔案資料，應(yīng)退回原部門、原單位進行補充或重新整理。（二）保管期限檔案資料的保管期限根據(jù)其價值確定，分為永久、長期（1650年）、短期（15年以下）三種。具體保管期限的劃分如下：1.永久保管的檔案資料：凡是反映學校主要職能活動和基本歷史面貌的，對學校、國家和社會具有長遠利用價值的檔案資料，列為永久保管。主要包括學校章程、學校歷史沿革、學校重要會議記錄、學校重要工作計劃和總結(jié)、學校重要規(guī)章制度、學校機構(gòu)設(shè)置和人員編制等文件材料。2.長期保管的檔案資料：凡是反映學校一般職能活動和歷史情況的，在較長時間內(nèi)對學校工作有查考利用價值的檔案資料，列為長期保管。主要包括學校教學、科研、管理等方面的重要文件材料、學校教職工的人事檔案、學校學生的學籍檔案等。3.短期保管的檔案資料：凡是反映學校一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對學校工作有查考利用價值的檔案資料，列為短期保管。主要包括學校一般性的文件材料、學校臨時性工作形成的文件材料等。（三）保管方式檔案資料的保管方式分為紙質(zhì)檔案保管和電子檔案保管兩種。1.紙質(zhì)檔案保管學校檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保紙質(zhì)檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標準。對紙質(zhì)檔案應(yīng)定期進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復或復制。2.電子檔案保管學校檔案管理部門應(yīng)建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行集中統(tǒng)一管理。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案資料的收集、整理、存儲、檢索、利用、備份等功能。電子檔案應(yīng)按照檔案資料分類的要求進行分類存儲，存儲格式應(yīng)符合國家規(guī)定的標準。對電子檔案應(yīng)定期進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的載體上，并異地存放。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置用戶權(quán)限管理功能，嚴格控制用戶對電子檔案的訪問權(quán)限，確保電子檔案的安全保密。六、檔案資料的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案資料的鑒定應(yīng)遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學性和準確性。（二）鑒定組織學校成立檔案資料鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人和檔案管理人員組成。鑒定小組負責對到期檔案資料進行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法檔案資料鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案資料的保管期限、內(nèi)容價值、利用情況等因素，對到期檔案資料進行全面審查和分析，確定其是否仍具有保存價值。鑒定方法主要包括：1.直接鑒定法：對檔案資料逐件進行審查，判斷其是否具有保存價值。2.綜合分析法：對檔案資料的形成背景、內(nèi)容、形式、利用情況等進行綜合分析，判斷其是否具有保存價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無保存價值的檔案資料，應(yīng)填寫檔案資料銷毀清單，注明檔案資料編號、題名、責任者、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。2.檔案資料銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負責人審核簽字后，報學校分管領(lǐng)導審批。3.檔案資料銷毀時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案資料的徹底銷毀。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案資料銷毀清單上簽字確認。4.檔案資料銷毀后，應(yīng)將檔案資料銷毀清單歸檔保存，以備查考。七、檔案資料的利用與統(tǒng)計（一）利用原則檔案資料的利用應(yīng)遵循方便快捷、安全保密的原則，確保檔案資料的合理使用。（二）利用方式檔案資料的利用方式主要包括查閱、借閱、復制等。1.查閱：本校教職工因工作需要查閱檔案資料的，應(yīng)填寫檔案資料查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。查閱檔案資料時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案資料帶出檔案管理部門。2.借閱：本校教職工因工作需要借閱檔案資料的，應(yīng)填寫檔案資料借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門負責人審批。借閱期限一般不得超過兩周，如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案資料時，應(yīng)向檔案管理部門繳納一定的押金，歸還檔案資料時，如無損壞，押金如數(shù)退還。3.復制：本校教職工因工作需要復制檔案資料的，應(yīng)填寫檔案資料復制申請表，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理復制手續(xù)。復制檔案資料時，應(yīng)按照檔案管理部門的規(guī)定進行操作，不得擅自更改檔案資料內(nèi)容。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對檔案資料的利用情況進行詳細登記，登記內(nèi)容包括利用者姓名、所在部門、利用時間、利用方式、檔案資料編號、題名等。（四）統(tǒng)計工作檔案管理部門應(yīng)建立檔案資料統(tǒng)計制度，定期對檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀、利用等情況進行統(tǒng)計分析，為學校檔案資料管理工作提供決策依據(jù)。統(tǒng)計報表應(yīng)及時、準確、完整，上報學校領(lǐng)導和上級檔案管理部門。八、檔案資料的安全保密（一）安全保密制度學校應(yīng)建立健全檔案資料安全保密制度，加強對檔案資料的安全保密管理，確保檔案資料的安全。1.檔案管理部門應(yīng)制定檔案資料安全保密工作方案，明確安全保密工作目標、任務(wù)和措施。2.檔案管理部門應(yīng)加強對檔案管理人員的安全保密教育和培訓，提高檔案管理人員的安全保密意識和業(yè)務(wù)水平。3.檔案管理部門應(yīng)建立檔案資料安全保密檢查制度，定期對檔案資料的安全保密情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。4.檔案管理部門應(yīng)加強對檔案資料存儲場所的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案資料的安全保管。（二）保密措施1.對涉及國家機密、學校秘密和個人隱私的檔案資料，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行管理，設(shè)置保密標識，實行專人專柜保管。2.檔案管