PAGE檔案管理制度匯編表一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面收集，涵蓋公司工作的各個(gè)方面，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立綜合管理部門作為檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和實(shí)施。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.制定檔案管理制度和工作計(jì)劃，并組織實(shí)施。3.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序處理過(guò)期或無(wú)用的檔案。5.做好檔案的查閱、借閱登記工作，為公司各部門和員工提供檔案利用服務(wù)。6.參與公司重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的檔案收集、整理工作，確保檔案資料的及時(shí)歸檔。7.負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)和數(shù)據(jù)錄入工作，提高檔案管理的信息化水平。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話、行政公文等。2.人事檔案：?jiǎn)T工個(gè)人基本信息、招聘錄用、培訓(xùn)考核、薪酬福利、績(jī)效考核、獎(jiǎng)懲任免、勞動(dòng)合同等相關(guān)材料。3.財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料、財(cái)務(wù)制度等。4.業(yè)務(wù)檔案：公司各類業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的合同、協(xié)議、訂單、報(bào)價(jià)單、項(xiàng)目文檔、市場(chǎng)調(diào)研資料等。5.技術(shù)檔案：產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)工藝、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)改造、設(shè)備資料等相關(guān)文件。6.聲像檔案：公司各類活動(dòng)照片、錄像、錄音等資料。7.電子檔案：以電子形式存儲(chǔ)的各類文件、數(shù)據(jù)、圖表等。（二）檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)采用“分類號(hào)+年度+流水號(hào)”的結(jié)構(gòu)。2.分類號(hào)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行編制，如行政檔案為XZ，人事檔案為RS，財(cái)務(wù)檔案為CW等。3.年度采用公元紀(jì)年，取四位數(shù)字，如2023年。4.流水號(hào)按照檔案形成的先后順序依次編排，從0001開(kāi)始。5.例如，一份2023年形成的行政檔案，編號(hào)為XZ20230001。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司各部門在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.公司員工個(gè)人在工作中形成的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的文件、報(bào)告、總結(jié)等。3.公司對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。4.公司參加各類會(huì)議、活動(dòng)形成的文件、紀(jì)要、照片、錄像等。5.公司收到的上級(jí)文件、通知、函件等。6.其他與公司工作相關(guān)的有保存價(jià)值的檔案資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案收集范圍，認(rèn)真收集各類檔案資料，不得遺漏重要文件。3.對(duì)收集到的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行初步整理，確保資料的齊全、完整、準(zhǔn)確。4.檔案收集人員應(yīng)定期將收集到的檔案資料移交檔案管理部門。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行分類。2.編號(hào)：為每份檔案編制唯一的編號(hào)。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.公司設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，用于存放各類檔案。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲(chóng)藥品等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，按照檔案編號(hào)順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全。3.聲像檔案應(yīng)按照類別和時(shí)間順序進(jìn)行整理，存儲(chǔ)在光盤或硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì)上，并注明相關(guān)信息。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案必須永久保存。3.長(zhǎng)期保管的檔案：保管期限為16年至50年。主要是公司在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案。4.短期保管的檔案：保管期限為5年以下。主要是公司在較短時(shí)間內(nèi)需要查考利用的檔案。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。3.對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。4.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報(bào)告，上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度為依據(jù)，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面的、歷史的、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。3.嚴(yán)格掌握檔案的銷毀標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案信息的安全。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)每份檔案進(jìn)行逐件審查，確定其價(jià)值。2.綜合分析：結(jié)合檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，綜合分析檔案的價(jià)值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見(jiàn)，填寫《檔案銷毀審批表》。2.《檔案銷毀審批表》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過(guò)程的安全和徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀審批表》上簽字，并將銷毀情況報(bào)告檔案管理部門。5.檔案管理部門應(yīng)將《檔案銷毀審批表》及銷毀情況記錄等資料整理歸檔，永久保存。七、檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍公司內(nèi)部員工因工作需要，可查閱與其工作相關(guān)的檔案資料。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的及查閱時(shí)間等信息。2.《檔案查閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)查閱申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記工作。4.查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。5.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并在查閱登記冊(cè)上簽字確認(rèn)。（三）借閱范圍公司外部單位或個(gè)人因工作需要，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可借閱公司相關(guān)檔案資料。（四）借閱程序1.借閱人填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱時(shí)間及歸還日期等信息。2.《檔案借閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。3.檔案管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.經(jīng)批準(zhǔn)后簽訂《檔案借閱協(xié)議書》，明確借閱雙方的權(quán)利和義務(wù)。5.檔案管理部門根據(jù)《檔案借閱協(xié)議書》提供相應(yīng)的檔案資料，并做好借閱登記工作。6.借閱人應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案借閱協(xié)議書》的規(guī)定使用檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容。7.借閱期滿后，借閱人應(yīng)及時(shí)歸還檔案。如需延期借閱，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，定期向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（二）移交1.公司因機(jī)構(gòu)變動(dòng)、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因，需要對(duì)檔案進(jìn)行移交的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司檔案管理制度辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案移交