PAGE測繪檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)測繪檔案室的管理，確保測繪檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮測繪檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和技術(shù)創(chuàng)新中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及測繪檔案管理的部門和人員，包括測繪項目組、技術(shù)部門、質(zhì)量控制部門、檔案管理部門等。（三）相關(guān)職責(zé)1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善測繪檔案室管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。負(fù)責(zé)測繪檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計和利用等工作。負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，確保檔案存儲環(huán)境安全、整潔。2.測繪項目組負(fù)責(zé)在測繪項目實(shí)施過程中及時整理、收集項目相關(guān)的各類文件資料，并按照檔案管理要求進(jìn)行初步分類和編目。在項目結(jié)束后，將整理好的檔案資料移交檔案管理部門。3.其他部門在各自職責(zé)范圍內(nèi)，配合檔案管理部門做好測繪檔案的管理工作，如提供相關(guān)資料、協(xié)助檔案查詢利用等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：測繪檔案由檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：歸檔的測繪檔案必須是項目實(shí)施過程中形成的真實(shí)、原始資料。3.完整性原則：涵蓋測繪項目從策劃、實(shí)施到成果交付全過程的各類文件資料，保證檔案的全面性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密的測繪檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.測繪項目前期文件：包括項目立項批復(fù)、可行性研究報告、項目設(shè)計書、技術(shù)設(shè)計書等。2.測繪過程中形成的原始記錄：如測量數(shù)據(jù)、觀測記錄、草圖、計算資料等。3.測繪成果資料：包括地形圖、地籍圖、房產(chǎn)圖、工程測量成果等各類紙質(zhì)和電子成果。4.質(zhì)量控制文件：如質(zhì)量檢驗報告、質(zhì)量評定記錄、整改記錄等。5.項目總結(jié)報告：包括技術(shù)總結(jié)、工作總結(jié)、成果報告等。6.與測繪項目有關(guān)的其他文件資料，如合同協(xié)議、往來信函、會議紀(jì)要等。（二）收集要求1.項目組應(yīng)在測繪項目開展過程中同步收集相關(guān)文件資料，確保資料的及時性和完整性。2.對于外來文件，如委托測繪合同、上級下達(dá)的任務(wù)書等，應(yīng)及時簽收并登記，交檔案管理部門歸檔。3.收集的文件資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。（三）整理方法1.分類按照測繪專業(yè)分類，如大地測量、攝影測量與遙感、工程測量、地籍測繪、房產(chǎn)測繪等。按照項目階段分類，如項目前期、項目實(shí)施、項目驗收等。按照文件類型分類，如圖紙、報告、記錄、合同等。2.編號對每一份檔案編制唯一的檔案編號，編號應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度、順序等信息。編號格式可采用“測繪專業(yè)代碼年度流水號”，例如：“GD2023001”表示大地測量專業(yè)2023年第1份檔案。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。電子檔案應(yīng)建立電子目錄，并與紙質(zhì)目錄相對應(yīng)，便于查詢和管理。三、檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.測繪項目組在項目結(jié)束后，對整理好的檔案資料進(jìn)行自查，確保資料齊全、完整、準(zhǔn)確。2.填寫檔案移交清單，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、數(shù)量、編號等信息，經(jīng)項目負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，將檔案資料移交檔案管理部門。3.檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行核對驗收，如發(fā)現(xiàn)問題及時與項目組溝通解決。驗收合格后，在移交清單上簽字蓋章，并將檔案入庫保管。（二）保管期限1.測繪檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：具有重要?dú)v史價值和長遠(yuǎn)利用價值的檔案，如國家重大測繪項目成果、涉及國家安全和利益的檔案等。長期保管的檔案：在較長時間內(nèi)對公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理有重要參考價值的檔案，保管期限一般為15年至50年。短期保管的檔案：在較短時間內(nèi)有利用價值的檔案，保管期限一般為5年以下。2.檔案保管期限的確定應(yīng)依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，由檔案管理部門會同相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同商定。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案采用專用檔案柜存放，按照檔案類別和保管期限分類排列。檔案柜應(yīng)保持清潔、干燥，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止檔案霉變、蟲蛀等。對重要的紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份可采用復(fù)印件或電子掃描件的形式，異地存放。2.電子檔案存儲在專用的電子存儲設(shè)備上，如磁盤陣列、磁帶庫等，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。建立電子檔案存儲目錄，對電子檔案進(jìn)行分類管理，確保電子檔案的可讀性和可追溯性。電子檔案的存儲環(huán)境應(yīng)具備防火、防潮、防磁、防盜等安全措施，定期進(jìn)行維護(hù)和檢查。（四）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.庫房應(yīng)配備必要的消防、防盜、防蟲、防潮、防塵等設(shè)施設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。3.庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙和使用明火，嚴(yán)禁存放易燃、易爆、腐蝕性物品等。4.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入庫房，確需進(jìn)入庫房的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記。四、檔案的利用與借閱（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等工作需要，可查閱、利用測繪檔案。2.因項目投標(biāo)、技術(shù)交流等需要，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可向外部單位提供部分測繪檔案資料。3.法律法規(guī)規(guī)定的其他利用情況。（二）利用流程1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字后，交檔案管理部門。2.檔案管理部門對查閱申請進(jìn)行審核，符合條件的，安排專人提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱日期、查閱人、查閱檔案名稱、查閱用途等內(nèi)容。3.外部單位查閱檔案，需提交正式的查閱申請函，說明查閱目的、范圍等，并提供相關(guān)證明材料。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)，并對查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。（三）借閱流程1.公司內(nèi)部人員借閱檔案，需填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限、借閱檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字后，交檔案管理部門審批。2.檔案管理部門對借閱申請進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后，向借閱人發(fā)放檔案，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱登記應(yīng)包括借閱日期、借閱人、借閱檔案名稱、編號、預(yù)計歸還日期等內(nèi)容。3.借閱人應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時向檔案管理部門報告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（四）利用限制1.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密的測繪檔案，未經(jīng)公司保密委員會批準(zhǔn)，不得對外提供利用。2.重要測繪檔案的利用應(yīng)遵循審批程序，確保檔案的安全和合理利用。3.利用測繪檔案時，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容，如需復(fù)制，應(yīng)按照檔案管理部門的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括相關(guān)業(yè)務(wù)部門的專家和檔案管理人員。鑒定小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案銷毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價值，對到期檔案進(jìn)行逐卷鑒定。2.對仍有利用價值的檔案，應(yīng)延長保管期限；對已無利用價值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。3.鑒定過程中應(yīng)嚴(yán)格遵循國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性。（三）銷毀流程1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，形成檔案銷毀清單，清單應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。2.將檔案銷毀清單報公司領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀工作。3.銷毀檔案時，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀日期、銷毀檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等。4.銷毀工作完成后，檔案管理部門應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將銷毀清單歸檔保存。六、檔案的統(tǒng)計與信息化管理（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、銷毀等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，掌握檔案管理工作的動態(tài)和趨勢，為檔案管理決策提供依據(jù)。3.按照國家有關(guān)規(guī)定和公司要求，及時向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表。（二）信息化管理1.建立測繪檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能。2.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并與紙質(zhì)檔案建立對應(yīng)關(guān)系，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和互查。3.加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止檔案信息泄露和非法訪問。4.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)的安全可靠。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司內(nèi)部設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，由公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門負(fù)責(zé)人和職工代表組成，負(fù)責(zé)對測繪檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.檔案管理部門定期對各部門的檔案管理工作進(jìn)行自查，及時發(fā)現(xiàn)問題并整改。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、銷毀等環(huán)節(jié)。2.檔案庫房的管理情況，如溫度、濕度、消防、防盜等設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行情況。3.檔案信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況，包括數(shù)據(jù)安全、系統(tǒng)維護(hù)等方面。4.檔案管理人員的工作情況，如業(yè)務(wù)能力、工作責(zé)任心等。（三）問題處理1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，明確整改要求