PAGE交通局檔案保管制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)交通局檔案管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于交通局機(jī)關(guān)各科室、下屬各單位在工作中形成的各類(lèi)檔案的保管。（三）檔案定義本制度所稱(chēng)檔案，是指交通局在履行職能活動(dòng)中直接形成的、具有保存價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄。（四）管理原則檔案保管遵循集中統(tǒng)一管理、分類(lèi)科學(xué)、安全保密、方便利用的原則。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)交通局設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理科室，負(fù)責(zé)全局檔案的統(tǒng)一管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.建立健全檔案管理制度，制定檔案保管期限表，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)和編號(hào)。3.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的安全管理，確保檔案的安全存放，做好防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作。4.按照規(guī)定的程序和要求，提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好登記和跟蹤管理。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。6.參與檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、存儲(chǔ)和維護(hù)。7.開(kāi)展檔案編研工作，編寫(xiě)檔案參考資料，為交通局各項(xiàng)工作提供依據(jù)和支持。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與交通工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.交通局在行政管理、業(yè)務(wù)工作、工程建設(shè)、行政執(zhí)法等活動(dòng)中形成的文件、材料、記錄、報(bào)表、合同、協(xié)議等。3.交通局召開(kāi)的各類(lèi)會(huì)議的文件、記錄、紀(jì)要等。4.交通局工作人員在工作中形成的個(gè)人業(yè)務(wù)檔案，如工作計(jì)劃、總結(jié)、調(diào)研報(bào)告等。5.交通局下屬單位報(bào)送的各類(lèi)文件、資料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。6.交通局參與或承辦的重大活動(dòng)、項(xiàng)目形成的相關(guān)檔案。7.反映交通局歷史沿革、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員變動(dòng)等方面的文件、資料。（二）收集要求1.各科室、下屬單位應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照規(guī)定的時(shí)間和要求及時(shí)將應(yīng)歸檔的文件、資料移交檔案管理科室。2.收集的檔案應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，載體形式符合要求。3.對(duì)于重要文件、資料，應(yīng)同時(shí)收集電子版本，并確保電子文件與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.分類(lèi)科學(xué)，編號(hào)規(guī)范，排列有序。（四）整理方法1.按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征進(jìn)行分類(lèi)，一般分為文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等類(lèi)別。2.對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.對(duì)每份檔案進(jìn)行編目，編目?jī)?nèi)容包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等。4.按照編目順序?qū)n案裝訂成冊(cè)，對(duì)于不宜裝訂的檔案，應(yīng)采用卷盒、卷夾等方式進(jìn)行保管。5.將裝訂好的檔案上架存放，按照分類(lèi)順序排列，便于查找和利用。四、檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）分類(lèi)方法1.文書(shū)檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類(lèi)。2.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)不同業(yè)務(wù)類(lèi)型進(jìn)行分類(lèi)，如工程建設(shè)檔案按照項(xiàng)目階段分類(lèi)，行政執(zhí)法檔案按照案件類(lèi)型分類(lèi)等。3.人事檔案按照干部人事檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類(lèi)。4.財(cái)務(wù)檔案按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法進(jìn)行分類(lèi)。5.聲像檔案按照載體形式和內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)。6.實(shí)物檔案按照實(shí)物類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)。（二）編號(hào)規(guī)則1.文書(shū)檔案編號(hào)：年度代碼（4位）+保管期限代碼（1位）+機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼（2位）+順序號(hào)（4位）。2.業(yè)務(wù)檔案編號(hào)：業(yè)務(wù)類(lèi)型代碼（2位）+項(xiàng)目代碼（4位）+順序號(hào)（4位）。3.人事檔案編號(hào)：按照干部人事檔案管理規(guī)定的編號(hào)規(guī)則執(zhí)行。4.財(cái)務(wù)檔案編號(hào)：按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法的編號(hào)規(guī)則執(zhí)行。5.聲像檔案編號(hào)：年度代碼（4位）+類(lèi)別代碼（2位）+順序號(hào)（4位）。6.實(shí)物檔案編號(hào)：實(shí)物類(lèi)別代碼（2位）+順序號(hào)（4位）。（三）代碼說(shuō)明1.保管期限代碼：“1”表示永久，“2”表示長(zhǎng)期（1650年），“3”表示短期（15年以下）。2.機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼：根據(jù)交通局內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置或問(wèn)題類(lèi)別進(jìn)行編制。3.業(yè)務(wù)類(lèi)型代碼：根據(jù)不同業(yè)務(wù)領(lǐng)域進(jìn)行編制。4.項(xiàng)目代碼：按照項(xiàng)目名稱(chēng)或編號(hào)進(jìn)行編制。5.類(lèi)別代碼：根據(jù)聲像檔案、實(shí)物檔案的具體類(lèi)別進(jìn)行編制。五、檔案的保管期限（一）保管期限劃分檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：反映交通局主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)交通事業(yè)發(fā)展有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。2.長(zhǎng)期保管的檔案：在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)交通局工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為1650年。3.短期保管的檔案：在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)交通局工作有參考價(jià)值的檔案，保管期限為15年以下。（二）確定方法1.文書(shū)檔案保管期限的確定，按照國(guó)家檔案局制定的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》執(zhí)行。2.業(yè)務(wù)檔案保管期限根據(jù)業(yè)務(wù)工作特點(diǎn)和實(shí)際需要，參照相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定確定。3.人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定確定保管期限。（三）調(diào)整與變更1.檔案保管期限應(yīng)根據(jù)檔案的實(shí)際價(jià)值和利用情況進(jìn)行定期評(píng)估和調(diào)整。2.如需變更檔案保管期限，應(yīng)填寫(xiě)《檔案保管期限變更申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，報(bào)交通局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。六、檔案庫(kù)房管理（一）庫(kù)房選址與建設(shè)1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地點(diǎn)，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.庫(kù)房建設(shè)應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)建筑設(shè)計(jì)規(guī)范和檔案保管要求，具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。（二）庫(kù)房設(shè)施設(shè)備1.配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、檔案盒等，確保檔案存放安全、整齊、有序。2.安裝防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，如火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)、防盜報(bào)警裝置、除濕機(jī)、防蟲(chóng)藥品、窗簾、吸塵器等。3.配備溫濕度監(jiān)測(cè)設(shè)備，實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)庫(kù)房?jī)?nèi)的溫度和濕度，確保庫(kù)房溫濕度符合檔案保管要求。（三）庫(kù)房環(huán)境要求1.庫(kù)房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對(duì)檔案的損害。3.庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙和使用明火，嚴(yán)禁存放易燃、易爆、易腐等物品。（四）檔案存放方式1.檔案應(yīng)按照分類(lèi)編號(hào)順序上架存放，不同保管期限、不同類(lèi)別、不同年度的檔案應(yīng)分開(kāi)存放。2.對(duì)于珍貴檔案、重要檔案應(yīng)采取特殊保管措施，如專(zhuān)柜存放、加密存儲(chǔ)等。3.檔案裝具應(yīng)排列整齊，便于查找和利用，同時(shí)應(yīng)預(yù)留一定的空間，便于檔案的補(bǔ)充和調(diào)整。七、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.交通局內(nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理科室查閱。2.外單位因工作需要查閱交通局檔案的，應(yīng)持單位介紹信，填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)交通局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理科室安排專(zhuān)人陪同查閱。3.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案的查閱，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定執(zhí)行，嚴(yán)格履行審批手續(xù)。（二）查閱程序1.查閱人員填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱(chēng)、日期、目的等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人員到檔案管理科室登記，領(lǐng)取查閱證件。3.檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)表提供的信息，查找并提供相關(guān)檔案，查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱，不得擅自將檔案帶出庫(kù)房。4.查閱人員查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得在檔案上涂改、圈劃、污損，不得抽取、撤換檔案材料。5.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員核對(duì)無(wú)誤后，在查閱登記本上注銷(xiāo)查閱記錄。（三）借閱規(guī)定1.交通局內(nèi)部工作人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。2.外單位借閱交通局檔案的，應(yīng)按照查閱程序辦理審批手續(xù)，并簽訂《檔案借閱承諾書(shū)》，明確借閱期限、歸還方式、保密責(zé)任等事項(xiàng)。3.檔案借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。如因工作需要復(fù)制檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。5.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和保密性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究借閱人員的責(zé)任。八、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，各科室負(fù)責(zé)人和相關(guān)業(yè)務(wù)人員為成員。（二）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和交通局檔案保管期限表為依據(jù)，對(duì)檔案進(jìn)行全面、客觀、公正的鑒定。2.充分考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠。（三）鑒定方法1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，逐卷逐件地審查檔案的內(nèi)容和形式，確定檔案的保管期限是否合理，是否仍有保存價(jià)值。2.對(duì)于保管期限已滿(mǎn)或失去保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定工作小組進(jìn)行鑒定，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)。3.鑒定過(guò)程中，應(yīng)聽(tīng)取檔案形成部門(mén)和相關(guān)業(yè)務(wù)人員的意見(jiàn)，確保鑒定結(jié)果符合實(shí)際情況。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定確需銷(xiāo)毀的檔案，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限等信息。2.《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，報(bào)交通局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底，防止檔案信息泄露。4.銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》、《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》等相關(guān)材料歸檔保存。九、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立交通局檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，方便檔案的查閱和利用，為交通局各項(xiàng)工作提供有力支持。（二）數(shù)字化處理1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.對(duì)掃描后的電子文件進(jìn)行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等操作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。3.電子檔案應(yīng)按照檔案分類(lèi)編號(hào)規(guī)則進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和關(guān)聯(lián)性。（三）信息系統(tǒng)功能1.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲(chǔ)、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)、編研等功能，實(shí)現(xiàn)檔案管理的全過(guò)程信息化。2.系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置不同的用戶(hù)權(quán)限，確保檔案信息的安全保密。3.提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、題名、日期、保管期限等進(jìn)行檢索，方便用戶(hù)快速查找所需檔案。4.具備檔案借閱管理功能，可實(shí)時(shí)跟蹤檔案借閱情況，提醒借閱人員按時(shí)歸還檔案。5.能夠生成各類(lèi)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。