PAGE護士員工檔案管理制度一、總則（一）目的為加強護士員工隊伍建設(shè)，規(guī)范護士員工檔案管理，維護護士員工的合法權(quán)益，促進醫(yī)院護理工作的規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院全體護士員工的檔案管理。（三）管理原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)相關(guān)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映護士員工的工作經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力、職業(yè)道德等情況，保證信息準確無誤。3.保密安全原則：妥善保管護士員工檔案，防止信息泄露，確保檔案的安全性和完整性。4.動態(tài)管理原則：根據(jù)護士員工的工作變動、業(yè)績表現(xiàn)等情況，及時更新檔案信息，實現(xiàn)動態(tài)管理。二、檔案內(nèi)容（一）個人基本信息1.姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌。2.身份證號碼、聯(lián)系方式（手機號碼、電子郵箱）。3.家庭住址、婚姻狀況。（二）學(xué)歷與學(xué)位1.最高學(xué)歷、畢業(yè)院校、所學(xué)專業(yè)。2.學(xué)位證書編號、學(xué)歷證書編號。（三）執(zhí)業(yè)資格1.護士執(zhí)業(yè)證書編號、首次注冊時間、有效期。2.相關(guān)專業(yè)技術(shù)資格證書，如護師、主管護師等證書編號及取得時間。（四）工作經(jīng)歷1.醫(yī)院內(nèi)部工作經(jīng)歷，包括科室調(diào)動情況、擔任職務(wù)、工作起止時間。2.曾在其他醫(yī)療機構(gòu)的工作經(jīng)歷，注明機構(gòu)名稱、工作崗位、工作時間。（五）培訓(xùn)與進修1.參加醫(yī)院組織的各類護理培訓(xùn)課程，包括培訓(xùn)名稱、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)內(nèi)容。2.外出進修學(xué)習情況，進修機構(gòu)、進修專業(yè)、進修起止時間。（六）績效考核1.每月、每季度及年度績效考核結(jié)果，包括考核得分、考核等級、考核評語。2.獲得的績效獎勵及表彰情況，注明獎勵名稱、頒發(fā)部門、頒發(fā)時間。（七）獎懲情況1.受到的行政獎勵，如優(yōu)秀護士、先進工作者等榮譽稱號，注明授予單位、授予時間。2.違規(guī)違紀情況，包括違規(guī)事實、處理結(jié)果、處理時間。（八）科研與學(xué)術(shù)成果1.發(fā)表的護理專業(yè)學(xué)術(shù)論文，注明論文題目、發(fā)表期刊、發(fā)表時間。2.參與的科研項目，項目名稱、項目來源、項目起止時間、個人在項目中的角色。（九）健康狀況定期體檢報告，包括身體各項指標檢查結(jié)果。（十）其他1.個人職業(yè)發(fā)展規(guī)劃書。2.護士員工認為需要歸檔的其他重要資料。三、檔案建立與收集（一）新員工檔案建立1.新護士員工入職時，人力資源部門負責發(fā)放《護士員工檔案信息登記表》，指導(dǎo)員工如實填寫個人基本信息、學(xué)歷學(xué)位、執(zhí)業(yè)資格等內(nèi)容。2.員工應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將填寫完整的登記表及相關(guān)證明材料（身份證、學(xué)歷證書、學(xué)位證書、護士執(zhí)業(yè)證書等）提交至人力資源部門。3.人力資源部門對提交的材料進行審核，核實信息真實性，無誤后建立個人檔案，并為每份檔案編號，確保檔案編號的唯一性。（二）檔案資料收集1.各科室負責收集本科室護士員工的績效考核結(jié)果、培訓(xùn)進修記錄、獎懲情況等資料，并定期（每月/每季度）整理后報送至人力資源部門。2.護士員工個人應(yīng)及時將發(fā)表的科研論文復(fù)印件、參與的科研項目相關(guān)材料等提交至人力資源部門歸檔。3.人力資源部門定期與醫(yī)院其他相關(guān)部門（如醫(yī)務(wù)科、護理部、科教部等）溝通協(xié)調(diào)，收集涉及護士員工的各類信息，確保檔案資料的全面性。四、檔案整理與歸檔（一）分類整理1.人力資源部門收到各類檔案資料后，按照檔案內(nèi)容的類別進行分類，如個人基本信息類放置在一起，工作經(jīng)歷類、績效考核類等分別歸類。2.對每份資料進行編號，編號應(yīng)與檔案編號相對應(yīng)，便于查找和管理。（二）裝訂成冊1.將同一類別的資料按照時間順序或重要程度依次排列，使用檔案裝訂機進行裝訂，確保資料牢固、整齊。2.在每份資料首頁附上目錄清單，注明資料名稱、日期、頁碼等信息，方便查閱。（三）歸檔存放1.裝訂成冊后的檔案按照檔案編號順序存放在專用的檔案柜中，檔案柜應(yīng)分類標識，如“個人基本信息檔案柜”“工作經(jīng)歷檔案柜”等。2.建立電子檔案目錄，將檔案編號、檔案名稱、存放位置等信息錄入電子表格，便于快速檢索和查詢。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.護士員工本人有權(quán)查閱自己的檔案資料，但應(yīng)提前向人力資源部門提出申請，填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱內(nèi)容、查閱時間等。查閱內(nèi)容僅限于與本人工作、職業(yè)發(fā)展相關(guān)的信息，不得查閱涉及醫(yī)院機密或他人隱私的內(nèi)容。2.醫(yī)院內(nèi)部因工作需要查閱護士員工檔案的，如人力資源部門進行員工考核、崗位調(diào)配等，需經(jīng)人力資源部門負責人批準，并在指定地點查閱。查閱過程中應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)印、拍照或傳播檔案內(nèi)容。3.外部單位（如政府部門、司法機關(guān)等）因工作需要查閱護士員工檔案的，必須持有有效證明文件，并經(jīng)醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準。人力資源部門應(yīng)指定專人陪同查閱，查閱范圍嚴格限定在相關(guān)證明文件所涉及的內(nèi)容。（二）借閱規(guī)定1.借閱申請：因特殊原因需要借閱護士員工檔案的，借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱目的、借閱期限等，并經(jīng)所在部門負責人和人力資源部門負責人審批。2.借閱期限：借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱要求：借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注或污損。借閱期滿后應(yīng)及時歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，借閱人應(yīng)承擔相應(yīng)責任。六、檔案更新與維護（一）定期更新1.人力資源部門每年定期對護士員工檔案進行全面檢查，核實檔案信息的準確性和完整性。2.根據(jù)護士員工的工作變動情況，及時更新檔案中的工作經(jīng)歷、崗位信息等內(nèi)容。如護士員工晉升職務(wù)、調(diào)至其他科室工作等，應(yīng)在檔案中相應(yīng)位置注明變動時間和變動情況。3.每年年底，各科室應(yīng)將本科室護士員工的年度績效考核結(jié)果、獎懲情況等資料報送至人力資源部門，人力資源部門統(tǒng)一更新檔案中的相關(guān)內(nèi)容。（二）動態(tài)維護1.護士員工個人信息發(fā)生變更時，應(yīng)及時向人力資源部門提交《檔案信息變更申請表》及相關(guān)證明材料，如身份證號碼變更需提供公安機關(guān)出具的證明，學(xué)歷學(xué)位變更需提供新的證書等。人力資源部門審核后及時更新檔案信息。2.對于護士員工獲得的新的科研成果、學(xué)術(shù)榮譽等，應(yīng)在檔案中及時補充記錄，確保檔案內(nèi)容能夠反映員工的最新發(fā)展情況。3.如發(fā)現(xiàn)檔案中的信息存在錯誤或遺漏，人力資源部門應(yīng)及時核實并進行更正，同時對相關(guān)責任人進行批評教育，防止類似問題再次發(fā)生。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.人力資源部門應(yīng)指定專人負責檔案管理工作，檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.在檔案查閱、借閱過程中，檔案管理人員應(yīng)監(jiān)督查閱、借閱人員的行為，確保檔案信息不被非法獲取或傳播。3.檔案存放地點應(yīng)具備必要的安全設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，確保檔案的安全保存。（二）安全管理1.定期對檔案進行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變等情況，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取措施進行修復(fù)或處理。2.建立檔案備份制度，定期將電子檔案備份至移動硬盤、光盤等存儲介質(zhì)，并異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聶n案數(shù)據(jù)丟失。3.加強對檔案管理人員的安全教育，提高其安全意識，確保檔案管理工作的安全有序進行。八、檔案銷毀（一）銷毀條件1.護士員工離職、退休或死亡后，其檔案應(yīng)按照規(guī)定進行整理和保存一定期限后予以銷毀。2.檔案中涉及的資料已超過保存期限且無繼續(xù)保存價值的，可進行銷毀。（二）銷毀程序1.人力資源部門提出檔案銷毀申請，填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的編號、名稱、數(shù)量、銷毀原因等，并附上需銷毀檔案的清單。2.申請經(jīng)醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由人力資源部門會同紀檢