PAGE共享中心檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)共享中心檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于共享中心各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：共享中心檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映工作實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：保證檔案內(nèi)容的全面、系統(tǒng)，不遺漏重要信息。4.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善共享中心檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中管理共享中心各類檔案，進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、裝訂等工作。3.建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案檢索和利用效率。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（二）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門檔案移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱等工作。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的安全保管，防止檔案丟失、損壞和泄密。（三）員工個(gè)人職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，妥善保管在工作中形成的各類文件資料。2.及時(shí)將應(yīng)歸檔的文件資料移交本部門兼職檔案員，不得私自留存。3.未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自查閱、借閱、復(fù)制檔案。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.文書檔案：包括公司紅頭文件、各類通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等。2.合同檔案：各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議等。3.財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.人事檔案：?jiǎn)T工入職、離職、晉升、考核等相關(guān)資料。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)共享中心業(yè)務(wù)特點(diǎn)，進(jìn)一步細(xì)分的各類業(yè)務(wù)文檔。6.科技檔案：與共享中心技術(shù)研發(fā)、系統(tǒng)建設(shè)等相關(guān)的資料。7.聲像檔案：照片、錄音、錄像等資料。（二）編號(hào)規(guī)則1.文書檔案編號(hào)：采用年度保管期限流水號(hào)的形式，如2023永久001。2.合同檔案編號(hào)：按照合同類別簽訂年份流水號(hào)進(jìn)行編制，如采購(gòu)合同2023001。3.財(cái)務(wù)檔案編號(hào)：根據(jù)財(cái)務(wù)檔案類型和時(shí)間順序編號(hào)，如會(huì)計(jì)憑證2023001。4.人事檔案編號(hào)：以員工工號(hào)為基礎(chǔ)，加上檔案類別代碼，如001R001（R代表人資檔案）。5.業(yè)務(wù)檔案編號(hào)：結(jié)合業(yè)務(wù)流程和時(shí)間，制定具體的編號(hào)規(guī)則，如業(yè)務(wù)流程A2023001。6.科技檔案編號(hào)：按照項(xiàng)目名稱和文檔類型進(jìn)行編號(hào)，如項(xiàng)目X技術(shù)文檔001。7.聲像檔案編號(hào)：以拍攝時(shí)間或錄制時(shí)間為依據(jù)，加上順序號(hào)，如20230501001（照片）。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類文件資料，確保檔案的時(shí)效性。2.對(duì)于重要文件和緊急文件，應(yīng)優(yōu)先收集并及時(shí)歸檔。3.員工應(yīng)主動(dòng)將工作中產(chǎn)生的文件資料交給本部門兼職檔案員，不得拖延或拒絕。（二）整理方法1.文書檔案：按照文件的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等進(jìn)行分類，去除重復(fù)、無(wú)效的文件，然后進(jìn)行編號(hào)、裝訂。2.合同檔案：檢查合同文本的完整性，核對(duì)合同條款，按照編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，附上相關(guān)附件后裝訂成冊(cè)。3.財(cái)務(wù)檔案：對(duì)會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行分類整理，按照記賬憑證的順序排列，附上原始憑證后裝訂；賬簿和報(bào)表按照年度進(jìn)行整理歸檔。4.人事檔案：按照員工個(gè)人信息、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)記錄、考核結(jié)果等類別進(jìn)行整理，確保檔案內(nèi)容的清晰、準(zhǔn)確。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)流程和文檔類型進(jìn)行分類，如業(yè)務(wù)申請(qǐng)、審批文件、執(zhí)行記錄等，分別整理歸檔。6.科技檔案：按照項(xiàng)目階段和文檔類型進(jìn)行整理，如項(xiàng)目規(guī)劃文檔、技術(shù)設(shè)計(jì)文檔、測(cè)試報(bào)告等。7.聲像檔案：對(duì)照片、錄音、錄像等資料進(jìn)行分類標(biāo)注，注明拍攝或錄制時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息，存儲(chǔ)在合適的介質(zhì)上。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔。2.合同檔案在合同履行完畢后一個(gè)月內(nèi)歸檔。3.財(cái)務(wù)檔案按照會(huì)計(jì)年度進(jìn)行歸檔，在次年3月底前完成。4.人事檔案應(yīng)及時(shí)更新歸檔，員工信息發(fā)生變更后一周內(nèi)完成。5.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)業(yè)務(wù)周期及時(shí)歸檔，一般在業(yè)務(wù)結(jié)束后半個(gè)月內(nèi)完成。6.科技檔案在項(xiàng)目驗(yàn)收后一個(gè)月內(nèi)歸檔。7.聲像檔案在活動(dòng)結(jié)束或事件發(fā)生后一周內(nèi)整理歸檔。（二）保管期限1.文書檔案：重要文件永久保管，一般文件保管10年。2.合同檔案：根據(jù)合同性質(zhì)和重要程度確定保管期限，一般為520年。3.財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)憑證保管30年，賬簿保管30年，報(bào)表永久保管。4.人事檔案：?jiǎn)T工在職期間檔案永久保管，離職后根據(jù)相關(guān)規(guī)定保管一定期限。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)和重要性確定保管期限，一般為310年。6.科技檔案：與項(xiàng)目相關(guān)的檔案在項(xiàng)目結(jié)束后保管1020年。7.聲像檔案：重要的聲像檔案永久保管，一般性的保管510年。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案：采用專用檔案柜存放，按照檔案類別和編號(hào)順序排列，確保檔案存放整齊、有序。2.電子檔案：存儲(chǔ)在服務(wù)器的專用存儲(chǔ)區(qū)域，定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在異地存儲(chǔ)設(shè)備上。同時(shí)，建立電子檔案索引，方便查詢和管理。3.聲像檔案：照片、底片等紙質(zhì)資料應(yīng)妥善保管，電子照片和錄像應(yīng)存儲(chǔ)在安全的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并進(jìn)行分類標(biāo)注。六、檔案的查詢與借閱（一）查詢流程1.內(nèi)部員工因工作需要查詢檔案，應(yīng)填寫《檔案查詢申請(qǐng)表》，注明查詢目的、檔案名稱和編號(hào)等信息。2.將申請(qǐng)表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審批，部門負(fù)責(zé)人根據(jù)工作實(shí)際情況進(jìn)行審核，如同意查詢，簽字批準(zhǔn)。3.申請(qǐng)人持審批通過(guò)的申請(qǐng)表到檔案管理部門進(jìn)行查詢，檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，協(xié)助查詢并提供相關(guān)檔案資料。（二）借閱流程1.借閱檔案需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限、用途等。2.將申請(qǐng)表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人審核同意后簽字。3.申請(qǐng)表提交至檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批，檔案管理部門負(fù)責(zé)人根據(jù)檔案的重要性、保密性等因素進(jìn)行審批，如同意借閱，簽字批準(zhǔn)，并注明借閱期限。4.借閱人憑審批通過(guò)的申請(qǐng)表到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，檔案管理人員按照申請(qǐng)表的要求提供檔案，并登記借閱日期、歸還日期、借閱人姓名等信息。5.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改或損壞檔案。如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門申請(qǐng)。6.借閱人在借閱期限屆滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性后，辦理歸還手續(xù)。（三）特殊情況處理1.涉及公司機(jī)密的檔案，嚴(yán)格限制查詢和借閱范圍，必須經(jīng)過(guò)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。2.如因工作需要必須復(fù)印檔案，需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)印用途和份數(shù)。復(fù)印件應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤后，加蓋檔案管理部門公章。3.如檔案在借閱過(guò)程中出現(xiàn)丟失、損壞等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行補(bǔ)救。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、各部門兼職檔案員代表等組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，判斷檔案是否仍需保存。2.對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，如超過(guò)保管期限且無(wú)查考利用價(jià)值的文件、已執(zhí)行完畢且無(wú)后續(xù)影響的合同等，可以考慮銷毀。3.對(duì)于涉及公司機(jī)密但已過(guò)保密期限的檔案，需經(jīng)公司相關(guān)部門審核后，確定是否可以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，形成鑒定報(bào)告，列出擬銷毀檔案的清單。2.將鑒定報(bào)告和清單提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后實(shí)施銷毀工作。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀，防止檔案信息泄露。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將銷毀清單歸檔保存。八、檔案的信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的錄入、存儲(chǔ)、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份、安全審計(jì)等功能，確保檔案信息的安全。（二）數(shù)據(jù)錄入檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將紙質(zhì)檔案和電子檔案的相關(guān)信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。錄入的數(shù)據(jù)應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱、類別、保管期限、形成時(shí)間、來(lái)源等。（三）系統(tǒng)維護(hù)定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)更新，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。及時(shí)處理系統(tǒng)故障和數(shù)據(jù)問(wèn)題，保證檔案信息的安全可靠。同時(shí)，根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和檔案管理需求，不斷優(yōu)化系統(tǒng)功能。九、檔案管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制建立檔案管理監(jiān)督機(jī)制，檔案管理部門定期對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行檢查，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行。同時(shí)，接受公司內(nèi)部審計(jì)部門和上級(jí)主管部門對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案的收集、整理、歸檔情況，是否符合規(guī)定的時(shí)間和質(zhì)量要求。2.檔案的保管情況，包括保管方式、存儲(chǔ)環(huán)境、安全措施等是否到位。3.檔案的查詢、借閱管理情況，是否嚴(yán)格按照流程進(jìn)行操作。4.檔案的鑒定與銷毀工作是否規(guī)范，是否經(jīng)過(guò)審批和監(jiān)銷。5.檔案信息化管理情況，系統(tǒng)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、完整，系統(tǒng)運(yùn)行是否正常。（三）問(wèn)題整改