PAGE天津科研檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)天津科研檔案管理，確保科研檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮科研檔案在科技創(chuàng)新、科研管理和社會(huì)發(fā)展中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本市科研工作實(shí)際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于天津市行政區(qū)域內(nèi)從事科研活動(dòng)的各類企事業(yè)單位、科研機(jī)構(gòu)、高等院校等（以下統(tǒng)稱“科研單位”）。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：科研單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)科研檔案管理工作，對科研項(xiàng)目從立項(xiàng)到結(jié)題全過程形成的各類檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。2.完整準(zhǔn)確原則：科研檔案應(yīng)全面、真實(shí)地反映科研活動(dòng)的全過程和實(shí)際成果，確保檔案內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、字跡清晰、圖表規(guī)范。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，加強(qiáng)科研檔案的安全防護(hù)和保密措施，防止檔案信息泄露、丟失或損壞。4.有效利用原則：積極推進(jìn)科研檔案的信息化建設(shè)，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，促進(jìn)科研檔案的有效利用，為科研創(chuàng)新和經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供有力支持。二、管理體制與職責(zé)（一）管理體制科研單位應(yīng)建立健全科研檔案管理體制，明確檔案管理部門與科研項(xiàng)目管理部門、科研人員之間的職責(zé)分工，形成相互配合、相互制約的工作機(jī)制。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家和本市有關(guān)科研檔案管理的法律法規(guī)、方針政策和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本單位科研檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)本單位科研檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確?？蒲袡n案的質(zhì)量和安全。3.指導(dǎo)和監(jiān)督本單位各部門科研項(xiàng)目文件材料的形成、積累和歸檔工作，參與科研項(xiàng)目的立項(xiàng)、驗(yàn)收等活動(dòng)，對檔案工作進(jìn)行同步指導(dǎo)和檢查。4.組織開展科研檔案信息化建設(shè)，建立科研檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用。5.負(fù)責(zé)科研檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。6.定期向上級主管部門和檔案行政管理部門報(bào)送科研檔案工作情況。（三）科研項(xiàng)目管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織本部門科研項(xiàng)目的申報(bào)立項(xiàng)、實(shí)施和驗(yàn)收等工作，明確項(xiàng)目文件材料的形成、積累和歸檔要求。2.督促本部門科研人員按照規(guī)定及時(shí)整理、移交科研項(xiàng)目文件材料，確保項(xiàng)目文件材料的完整、準(zhǔn)確。3.配合檔案管理部門做好科研項(xiàng)目檔案的審核、驗(yàn)收等工作。（四）科研人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本崗位科研項(xiàng)目文件材料的形成、積累和整理工作，確保文件材料真實(shí)、完整、規(guī)范。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將科研項(xiàng)目文件材料移交歸檔，不得據(jù)為己有或擅自銷毀。3.積極配合檔案管理部門開展科研檔案的查閱、利用等工作。三、科研文件材料的形成與積累（一）形成要求1.科研項(xiàng)目文件材料應(yīng)在科研活動(dòng)過程中同步形成，確保文件材料與科研活動(dòng)的實(shí)際進(jìn)程相一致。2.文件材料應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體，字跡清晰、圖表規(guī)范、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，簽署完備。3.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的科研文件材料，應(yīng)按照國家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行管理。（二）積累范圍1.科研項(xiàng)目立項(xiàng)階段：項(xiàng)目申報(bào)書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目批復(fù)文件、任務(wù)書、開題報(bào)告等。2.科研項(xiàng)目實(shí)施階段：實(shí)驗(yàn)記錄、研究報(bào)告、論文著作、專利申請文件、技術(shù)合同、會(huì)議紀(jì)要、測試報(bào)告、原始數(shù)據(jù)、樣本標(biāo)本等。3.科研項(xiàng)目驗(yàn)收階段：項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告、驗(yàn)收申請報(bào)告、驗(yàn)收意見、成果鑒定文件、獲獎(jiǎng)證書等。4.其他相關(guān)文件材料：科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算與決算文件、科研合作協(xié)議、科研設(shè)備購置文件、科研成果推廣應(yīng)用文件等。四、科研檔案的整理與歸檔（一）整理要求1.科研檔案應(yīng)按照項(xiàng)目進(jìn)行整理，遵循科研活動(dòng)的規(guī)律和文件材料的形成特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。2.歸檔文件材料應(yīng)齊全完整，分類科學(xué)合理，編號規(guī)范統(tǒng)一，編目清晰準(zhǔn)確。3.對破損、褪色的文件材料應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，對字跡模糊或易退變的文件材料應(yīng)進(jìn)行字跡加固處理。（二）歸檔流程1.科研項(xiàng)目完成或告一段落后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)組織本項(xiàng)目組人員對項(xiàng)目文件材料進(jìn)行整理，經(jīng)自查合格后向檔案管理部門移交。2.檔案管理部門對移交的科研項(xiàng)目檔案進(jìn)行審核，對不符合要求的檔案退回項(xiàng)目負(fù)責(zé)人重新整理。3.審核合格的科研項(xiàng)目檔案進(jìn)行分類、編號、編目等工作，裝入檔案盒（卷），上架保管，并建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。五、科研檔案的保管（一）保管條件1.科研單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的檔案裝具、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備和安全監(jiān)控設(shè)備等。3.檔案庫房的溫濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)要求，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管期限科研檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：凡是反映本單位主要科研活動(dòng)和重要科研成果，對本單位和社會(huì)具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的科研檔案，應(yīng)永久保管。2.長期保管：凡是在較長時(shí)間內(nèi)對本單位科研工作有查考利用價(jià)值的科研檔案，保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對本單位科研工作有查考利用價(jià)值的科研檔案，保管期限為15年以下。（三）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對已到保管期限的科研檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門會(huì)同科研項(xiàng)目管理部門、相關(guān)科研人員組成鑒定小組，對檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)科研檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、利用價(jià)值等因素，提出鑒定意見，對確無保存價(jià)值的檔案編制銷毀清冊，報(bào)經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后予以銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案信息徹底銷毀，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字。（四）檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立科研檔案統(tǒng)計(jì)制度，對科研檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，定期向上級主管部門和檔案行政管理部門報(bào)送科研檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。六、科研檔案查閱與利用（一）查閱范圍1.本單位科研人員因科研工作需要，可查閱本人參與的科研項(xiàng)目檔案。2.本單位其他部門人員因工作需要，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可查閱相關(guān)科研項(xiàng)目檔案。3.外單位因工作需要查閱本單位科研檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的科研檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)保密規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.查閱科研檔案應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱目的、范圍、時(shí)間等內(nèi)容，經(jīng)批準(zhǔn)后到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)按照查閱申請表的要求提供檔案，并對查閱過程進(jìn)行監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.查閱檔案一般應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行，如需借出檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)，限期歸還。借出的檔案應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非查閱目的。（三）利用服務(wù)1.檔案管理部門應(yīng)積極開展科研檔案的利用服務(wù)工作，根據(jù)利用者的需求，提供檔案原件、復(fù)印件、電子文檔等多種形式的服務(wù)。2.對重要的科研檔案，檔案管理部門可組織專題展覽、編研資料等，為科研創(chuàng)新、成果轉(zhuǎn)化和社會(huì)發(fā)展提供信息支持。3.鼓勵(lì)科研單位利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，開展科研檔案遠(yuǎn)程查閱、在線利用等服務(wù)，提高檔案利用效率和服務(wù)水平。七、科研檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)科研單位應(yīng)積極推進(jìn)科研檔案信息化建設(shè)，建立覆蓋本單位科研檔案全生命周期的數(shù)字化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)科研檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對科研檔案進(jìn)行全面數(shù)字化處理，包括檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，確保數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.數(shù)據(jù)庫建設(shè)：建立科研檔案數(shù)據(jù)庫，包括檔案目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中存儲(chǔ)和共享。3.應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)：開發(fā)科研檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、查閱、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。4.安全保障體系建設(shè)：建立科研檔案信息化安全保障體系，包括網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全、系統(tǒng)安全等方面的防護(hù)措施，確保檔案信息的安全。（三）數(shù)據(jù)管理1.科研檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行備份管理，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。2.定期對科研檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.加強(qiáng)對科研檔案信息化數(shù)據(jù)的保密管理，嚴(yán)格控制數(shù)據(jù)訪問權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體市檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對本市科研單位科研檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。各科研單位應(yīng)加強(qiáng)對本單位科研檔案管理工作的內(nèi)部監(jiān)督檢查，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.科研檔案管理制度的建立和執(zhí)行情況。2.科研文件材料的形成、積累、整理和歸檔情況。3.科研檔案的保管條件、保管期限、鑒定銷毀等情況。