PAGE教育機構(gòu)檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強教育機構(gòu)檔案室管理，有效保護和利用檔案資源，提高檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化水平，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本教育機構(gòu)實際情況，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本教育機構(gòu)各部門形成的各類檔案的管理，包括但不限于教學(xué)檔案、行政檔案、學(xué)生檔案、師資檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案由檔案室集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映教育機構(gòu)的各項工作和活動。3.完整性原則：全面收集、整理各類檔案，保證檔案的齊全。4.保密性原則：對涉及機密、敏感信息的檔案嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，便于檔案的查閱、借閱和利用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本教育機構(gòu)檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的保管、保護工作，確保檔案的安全，定期對檔案進行檢查、清點、核對，做好防潮、防蟲、防火、防盜、防光、防塵等工作。5.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進行鑒定、銷毀工作。6.負(fù)責(zé)檔案的借閱、查閱服務(wù)，嚴(yán)格執(zhí)行借閱、查閱制度，做好登記和跟蹤管理。7.開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。8.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和各部門兼職檔案員的工作能力。9.參與檔案利用效果的反饋和評估工作，為教育機構(gòu)各項工作提供檔案信息支持。（二）各部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案管理工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門檔案的收集、整理和移交工作。2.各部門應(yīng)指定專人作為兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門日常檔案的收集、分類、整理、臨時保管等工作，并按照規(guī)定及時向檔案室移交檔案。3.各部門兼職檔案員應(yīng)熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，嚴(yán)格按照檔案管理制度要求開展工作，確保本部門檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。4.在各項工作活動中，各部門應(yīng)注重形成和積累檔案資料，保證檔案材料的質(zhì)量，積極配合檔案室做好檔案管理相關(guān)工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.教學(xué)檔案：包括教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、教案、課件、考試試卷、成績冊、教學(xué)評估材料、學(xué)生實習(xí)報告、畢業(yè)論文（設(shè)計）等。2.行政檔案：包括機構(gòu)設(shè)置、人員編制、規(guī)章制度、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、請示報告、合同協(xié)議、財務(wù)報表、審計報告等。3.學(xué)生檔案：包括學(xué)生入學(xué)登記表、學(xué)籍卡、成績單、獎懲記錄、畢業(yè)登記表、學(xué)位授予材料等。4.師資檔案：包括教師個人基本信息、學(xué)歷學(xué)位證書、職稱評審材料、教學(xué)科研成果、培訓(xùn)進修記錄等。5.招生檔案：包括招生簡章、招生計劃、錄取名單、考生信息等。6.其他檔案：與教育機構(gòu)工作相關(guān)的各類有保存價值的文件、資料、圖片、音像等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時、主動地收集本部門形成的各類檔案，并確保檔案材料的齊全、完整、真實。2.檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定格式和要求進行存儲，并確保其可讀性和完整性。電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件應(yīng)同時歸檔保存。（三）整理方法1.分類：根據(jù)檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，按照預(yù)先制定的分類方案進行分類。一般可分為黨群工作類、行政管理類、教學(xué)工作類、學(xué)生工作類、師資隊伍建設(shè)類、招生就業(yè)類、財務(wù)審計類等類別。每個類別下可再細(xì)分若干二級類目和三級類目。2.編號：對每一份檔案給予唯一的編號，編號應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度、保管期限等信息，便于管理和查詢。例如，教學(xué)檔案的編號可采用“JX[年份][流水號]”的形式。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項目，以便快速查找和了解檔案的基本情況。4.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的檔案材料進行修整、裱糊，去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式進行裝訂，確保檔案整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防蟲、防火、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、防蟲藥品投放裝置、消防器材、防盜門窗、遮光窗簾等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類方案進行上架存放，排列有序，便于查找。不同類別的檔案應(yīng)分開存放，同一類別的檔案應(yīng)按照年度順序排列。2.檔案應(yīng)裝盒存放，盒內(nèi)檔案應(yīng)排列整齊，盒脊應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限、起止件號等信息。3.對于特殊載體的檔案，如照片、錄音帶、錄像帶、光盤等，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行單獨存放，并做好標(biāo)識和保護工作。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。2.確定檔案保管期限的原則是：根據(jù)檔案的重要程度、歷史價值和現(xiàn)實利用價值等因素綜合判定。對反映教育機構(gòu)主要職能活動和歷史面貌的重要檔案，應(yīng)列為永久保管；對在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，可分別確定為30年或10年保管期限。具體保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)見本制度附件。（四）檔案檢查1.檔案室應(yīng)定期對檔案進行檢查，一般每季度進行一次全面檢查，重點檢查檔案的保管狀況、數(shù)量變化、安全防護等情況。2.在檢查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、霉變、蟲蛀等情況，應(yīng)及時采取措施進行修復(fù)或處理。對檔案數(shù)量不符、丟失等問題，應(yīng)查明原因，追究責(zé)任，并及時進行補救。3.每次檢查應(yīng)做好記錄，包括檢查時間、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況等，檢查記錄應(yīng)歸檔保存。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對到期檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，對超過保管期限的檔案進行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，如重復(fù)文件、無查考利用價值的臨時性文件等，可予以銷毀。3.對仍有一定查考利用價值，但保管期限過長的檔案，可進行調(diào)整保管期限。（三）鑒定程序1.檔案管理人員對到期檔案進行初步清理，列出擬鑒定檔案清單，提交鑒定工作小組。2.鑒定工作小組對擬鑒定檔案進行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、歷史背景等因素，提出存毀意見。3.對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案的編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。《檔案銷毀清冊》經(jīng)鑒定工作小組組長審核簽字后，報教育機構(gòu)負(fù)責(zé)人審批。4.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)在指定地點進行銷毀，并由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀完畢后，在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。（四）銷毀記錄銷毀檔案的相關(guān)記錄，包括《檔案銷毀清冊》、審批文件、監(jiān)銷記錄等，應(yīng)長期保存，以備查考。六、檔案的利用（一）借閱制度1.本教育機構(gòu)內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。2.檔案室對借閱申請進行審核，對符合借閱條件的，予以批準(zhǔn)，并將檔案提供給借閱人。借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自轉(zhuǎn)借、摘抄、復(fù)印、傳播檔案內(nèi)容。如需摘抄、復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在指定地點進行。4.借閱人應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞情況，應(yīng)及時報告檔案室。（二）查閱制度1.外單位人員查閱本教育機構(gòu)檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱范圍等內(nèi)容，經(jīng)教育機構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室查閱。2.查閱檔案應(yīng)在檔案室指定地點進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案室。如需摘抄、復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定格式和要求進行操作。3.查閱檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，查閱人員應(yīng)對查閱過程中知悉的檔案內(nèi)容予以保密，不得泄露給無關(guān)人員。（三）利用效果反饋1.鼓勵檔案利用者對檔案利用效果進行反饋，檔案利用者可通過填寫《檔案利用效果反饋表》等方式，向檔案室反饋檔案在工作中發(fā)揮的作用、存在的問題及改進建議等。2.檔案室應(yīng)定期對檔案利用效果反饋情況進行整理和分析，總結(jié)檔案利用工作的經(jīng)驗和不足，不斷改進檔案管理和服務(wù)工作，提高檔案的利用價值。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。2.逐步實現(xiàn)檔案信息資源的共享，為教育機構(gòu)各部門提供便捷的檔案信息服務(wù)，促進教育機構(gòu)各項工作的開展。（二）數(shù)字化檔案管理1.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，將掃描后的檔案圖像及相關(guān)元數(shù)據(jù)錄入數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的電子化存儲。3.對數(shù)字化檔案進行分類、編號、編目等管理，確保數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和關(guān)聯(lián)性。（三）信息化系統(tǒng)功能1.檔案檢索功能：提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、關(guān)鍵詞等進行檢索，方便快速查找所需檔案信息。2.借閱管理功能：實現(xiàn)檔案借閱申請、審批、登記、歸還等流程的信息化管理，對借閱情況進行跟蹤和統(tǒng)計。3.權(quán)限管理功能：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，對檔案的查閱、借閱、修改等操作進行嚴(yán)格的權(quán)限控制，確保檔案信息安全。4.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)功能：定期對檔案信息化系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時，能夠及時進行數(shù)據(jù)恢復(fù)。（四）信息化安全保障1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強對信息化系統(tǒng)的安全防護，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊、病毒感染、數(shù)據(jù)泄露等安全事件的