PAGE技術(shù)檔案與管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司技術(shù)檔案管理，確保技術(shù)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮技術(shù)檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、科研等活動(dòng)中的作用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在技術(shù)研發(fā)、生產(chǎn)制造、工程建設(shè)、設(shè)備維護(hù)等活動(dòng)中形成的各類技術(shù)檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則技術(shù)檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)性原則技術(shù)檔案應(yīng)如實(shí)反映公司技術(shù)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.保密原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密和技術(shù)秘密的檔案進(jìn)行保密管理。4.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索系統(tǒng)，便于檔案的查詢、借閱和利用。二、技術(shù)檔案的分類與編號(hào)（一）分類1.產(chǎn)品研發(fā)檔案包括產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)方案、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、測(cè)試數(shù)據(jù)等。2.生產(chǎn)工藝檔案涵蓋工藝流程、操作規(guī)程、工藝參數(shù)、質(zhì)量控制文件等。3.設(shè)備技術(shù)檔案包含設(shè)備選型資料、安裝調(diào)試記錄、使用說明書、維護(hù)保養(yǎng)手冊(cè)、維修記錄等。4.工程建設(shè)檔案有工程項(xiàng)目規(guī)劃設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、竣工報(bào)告、驗(yàn)收資料等。5.科研項(xiàng)目檔案涉及科研項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)書、研究報(bào)告、成果鑒定文件、專利申請(qǐng)資料等。6.技術(shù)合同檔案包括技術(shù)開發(fā)合同、技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同、技術(shù)服務(wù)合同等相關(guān)文件。（二）編號(hào)1.編號(hào)規(guī)則采用“年份+類別代碼+流水號(hào)”的方式進(jìn)行編號(hào)。例如：2023PJ001，其中“2023”表示年份，“PJ”表示產(chǎn)品研發(fā)檔案類別代碼，“001”表示流水號(hào)。2.類別代碼產(chǎn)品研發(fā)檔案：PJ生產(chǎn)工藝檔案：GY設(shè)備技術(shù)檔案：SB工程建設(shè)檔案：GC科研項(xiàng)目檔案：KY技術(shù)合同檔案：HT三、技術(shù)檔案的形成與收集（一）形成1.各部門在技術(shù)活動(dòng)中應(yīng)及時(shí)形成各類技術(shù)文件，并確保文件內(nèi)容的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.技術(shù)文件的形成應(yīng)遵循公司的質(zhì)量管理體系和相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）收集1.各部門指定專人負(fù)責(zé)技術(shù)文件的收集工作，確保在技術(shù)活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)將相關(guān)文件整理歸檔。2.收集的技術(shù)文件應(yīng)包括紙質(zhì)文件、電子文件及相關(guān)的實(shí)物資料等。3.對(duì)于外來技術(shù)文件，如供應(yīng)商提供的設(shè)備資料、合作單位的技術(shù)文件等，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)收集并移交檔案管理部門。四、技術(shù)檔案的整理與歸檔（一）整理1.檔案管理人員對(duì)收集到的技術(shù)文件進(jìn)行分類整理，剔除重復(fù)、無效的文件。2.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)、編目、裝訂等處理，確保檔案的整齊規(guī)范。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于查詢。（二）歸檔1.整理后的技術(shù)檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，存入專門的檔案庫房或電子存儲(chǔ)系統(tǒng)。2.檔案管理人員應(yīng)填寫檔案歸檔登記表，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號(hào)、歸檔時(shí)間、保管期限等信息。3.建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的計(jì)算機(jī)管理，方便檔案的檢索和利用。五、技術(shù)檔案的保管（一）保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放，排列有序，并定期進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.電子檔案應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和更新，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（二）保管期限1.技術(shù)檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：涉及公司核心技術(shù)、重大科研成果、重要設(shè)備資料等，對(duì)公司的生產(chǎn)經(jīng)營和發(fā)展具有長期重要價(jià)值的檔案。長期保管期限為1050年的檔案：包括一般性的產(chǎn)品研發(fā)檔案、生產(chǎn)工藝檔案、設(shè)備技術(shù)檔案等，對(duì)公司的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)有一定參考價(jià)值的檔案。短期保管期限為110年的檔案：如臨時(shí)性的技術(shù)文件、一般的技術(shù)合同檔案等，保存期滿后可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行銷毀。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，確定其保管期限，并在檔案目錄中注明。六、技術(shù)檔案的借閱與利用（一）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱技術(shù)檔案，應(yīng)填寫《技術(shù)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，對(duì)符合借閱條件的檔案予以借閱，并在《技術(shù)檔案借閱登記簿》上登記借閱人姓名、部門、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。3.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。（二）利用1.檔案管理部門應(yīng)積極為公司各部門提供技術(shù)檔案的利用服務(wù)，根據(jù)利用需求及時(shí)提供相關(guān)檔案資料。2.在提供檔案利用服務(wù)時(shí)，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密和技術(shù)秘密的檔案進(jìn)行保密處理。3.鼓勵(lì)公司員工充分利用技術(shù)檔案，開展技術(shù)創(chuàng)新、質(zhì)量改進(jìn)、生產(chǎn)管理等活動(dòng)，提高公司的技術(shù)水平和經(jīng)濟(jì)效益。七、技術(shù)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門定期對(duì)已到保管期限的技術(shù)檔案進(jìn)行鑒定，組成鑒定小組，由檔案管理人員、相關(guān)技術(shù)專家和部門負(fù)責(zé)人參加。2.鑒定小組根據(jù)檔案的實(shí)際價(jià)值和歷史意義，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，確定其是否仍有保存價(jià)值。3.對(duì)于仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定其保管期限；對(duì)于確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《技術(shù)檔案銷毀申請(qǐng)表》，提出銷毀意見。（二）銷毀1.《技術(shù)檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織銷毀工作。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案被徹底銷毀，防止檔案信息泄露。3.銷毀工作完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《技術(shù)檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將銷毀清冊(cè)存檔。八、技術(shù)檔案的保密管理（一）保密措施1.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密和技術(shù)秘密（如產(chǎn)品配方、工藝訣竅、技術(shù)研發(fā)計(jì)劃、客戶信息等）的技術(shù)檔案，實(shí)行嚴(yán)格的保密制度。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。3.借閱涉密檔案的人員，必須簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。4.在檔案利用過程中，如需對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)印、摘錄等操作，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并嚴(yán)格控制復(fù)印件和摘錄件的發(fā)放范圍。（二）保密監(jiān)督與檢查1.公司定期對(duì)技術(shù)檔案的保密管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.對(duì)違反保密制度的行為，公司將視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的處罰；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。九、技術(shù)檔案管理的信息化建設(shè)（一）信息化目標(biāo)1.建立完善的技術(shù)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索、高效利用和安全存儲(chǔ)。2.通過信息化手段，提高技術(shù)檔案管理的工作效率和管理水平，為公司的決策提供有力支持。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案管理軟件選型與應(yīng)用選擇適合公司業(yè)務(wù)需求的檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案的錄入、存儲(chǔ)、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能的自動(dòng)化管理。2.電子檔案存儲(chǔ)與管理建立安全可靠的電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并采用加密、備份等技術(shù)手段，確保電子檔案的安全。3.檔案信息資源共享平臺(tái)建設(shè)搭建檔案信息資源共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)公司內(nèi)部各部門之間的檔案信息共享，提高檔案的利用效率。（三）信息化培訓(xùn)與維護(hù)1.組織公司員工參加檔案管理信息化培訓(xùn)，提高員工的信息化操作技能和檔案管理意識(shí)