PAGE村建檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本村建設(shè)檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為村建設(shè)工作提供有力的支持和保障，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本村各類(lèi)建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理，包括但不限于基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、公共服務(wù)設(shè)施建設(shè)、環(huán)境整治項(xiàng)目等相關(guān)檔案資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則村建檔案由專(zhuān)人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映村建設(shè)工作的實(shí)際情況，嚴(yán)禁弄虛作假。3.及時(shí)性原則建設(shè)項(xiàng)目從立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)形成的文件材料，應(yīng)及時(shí)收集、整理、歸檔。4.保密性原則對(duì)涉及村建設(shè)規(guī)劃、商業(yè)機(jī)密等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善村建檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理本村建設(shè)檔案，建立檔案目錄和索引，方便查詢利用。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)和保管，確保檔案的安全與完整。4.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高其業(yè)務(wù)水平。（二）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織本項(xiàng)目文件材料的收集、整理和歸檔工作，確保文件材料的齊全、完整。2.對(duì)項(xiàng)目文件材料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性負(fù)責(zé)，及時(shí)向檔案管理部門(mén)移交項(xiàng)目檔案。3.在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，督促相關(guān)人員按照檔案管理要求做好文件材料的形成和積累工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理制度，做好檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。2.嚴(yán)格遵守檔案管理的操作規(guī)程，確保檔案的安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。3.積極為檔案利用者提供服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目前期文件，包括項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)等。2.設(shè)計(jì)文件，如初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更等相關(guān)圖紙及說(shuō)明。3.施工過(guò)程文件，包括施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、工程技術(shù)交底、施工日志、工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件等。4.監(jiān)理文件，如監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。5.竣工驗(yàn)收文件，包括竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程質(zhì)量保修書(shū)、竣工結(jié)算報(bào)告等。6.其他與村建設(shè)項(xiàng)目相關(guān)的文件材料，如項(xiàng)目招投標(biāo)文件、合同協(xié)議等。（二）收集要求1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)人員收集項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的各類(lèi)文件材料，確保文件材料的真實(shí)、完整。2.對(duì)收集到的文件材料應(yīng)進(jìn)行分類(lèi)整理，剔除重復(fù)、無(wú)效的文件，確保每份文件都具有保存價(jià)值。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備。（三）整理方法1.按照項(xiàng)目建設(shè)程序和文件材料形成的時(shí)間順序進(jìn)行整理，同一項(xiàng)目的文件材料應(yīng)集中在一起。2.對(duì)每份文件材料進(jìn)行編號(hào)、編目，編制文件材料目錄，注明文件名稱、編號(hào)、日期、來(lái)源等信息。3.將整理好的文件材料按照類(lèi)別分別裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類(lèi)別、項(xiàng)目名稱、起止日期等信息。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.項(xiàng)目竣工后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)將整理好的項(xiàng)目檔案移交檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，核對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，符合要求的予以接收歸檔。3.對(duì)不符合要求的檔案，檔案管理部門(mén)應(yīng)退回項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，要求其補(bǔ)充完善后重新移交。（二）保管期限1.村建檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.對(duì)涉及村建設(shè)規(guī)劃、重大決策、重要基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)歷史價(jià)值和查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。3.對(duì)在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，如項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中的一般性文件材料，保管期限為長(zhǎng)期，一般為10年至50年。4.對(duì)只在較短時(shí)間內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，如項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中的臨時(shí)性文件材料，保管期限為短期，一般為5年以下。（三）保管要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)分類(lèi)存放，排列有序，便于查找利用。同時(shí)，應(yīng)建立檔案存放位置索引，注明檔案的存放地點(diǎn)和編號(hào)。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱村建檔案的，查閱人應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱檔案時(shí)，查閱人應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行，不得將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人同意，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行。3.查閱人應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱村建檔案的，借閱人應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限等信息，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，報(bào)村主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱檔案時(shí)，借閱人應(yīng)出具本人有效身份證件，并與檔案管理部門(mén)簽訂《檔案借閱承諾書(shū)》，承諾遵守檔案管理規(guī)定，按時(shí)歸還檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容等。3.檔案借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，借閱人應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得遺失、損壞。如發(fā)生檔案遺失或損壞，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.定期對(duì)村建檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.對(duì)保管期滿的檔案，鑒定小組應(yīng)逐卷逐件進(jìn)行審查，分析檔案的內(nèi)容和價(jià)值，確定其是否仍有保存必要。2.對(duì)涉及村建設(shè)規(guī)劃、重大決策、重要基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)歷史價(jià)值和查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)予以保留；對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確需銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，報(bào)村主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底，防止檔案流失。監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。4.檔案銷(xiāo)毀后，應(yīng)將《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步建立村建檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)字化處理1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.對(duì)掃描后的電子檔案進(jìn)行圖像處理，去除圖像中的污點(diǎn)、劃痕等，提高圖像質(zhì)量。3.按照檔案分類(lèi)和編號(hào)規(guī)則，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，方便查詢利用。（三）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速錄入和修改，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。2.檢索查詢功能，提供多種檢索方式，如按檔案名稱、編號(hào)、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.借閱管理功能，記錄檔案借閱情況，包括借閱人、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案借閱的全程跟蹤。4.統(tǒng)計(jì)分析功能，對(duì)檔案的數(shù)量、類(lèi)別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理功能，設(shè)置用戶權(quán)限，對(duì)不同用戶的操作權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制，確保檔案信息的安全。（四）數(shù)據(jù)備份與維護(hù)1.定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)