PAGE校車公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)校車公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為公司各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于校車公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.完整性原則：保證檔案的齊全完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中收集、整理、保管公司各類檔案，建立檔案目錄和索引。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀和統(tǒng)計(jì)工作。4.為公司各部門提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記工作。5.指導(dǎo)各部門的檔案管理工作，開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門形成檔案的收集、整理和初步保管工作，并定期移交綜合管理部門。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作。3.配合綜合管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。三、檔案分類及編號(hào)（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會(huì)、董事會(huì)會(huì)議記錄，公司章程，管理制度，行政公文等。2.人事檔案：?jiǎn)T工入職、離職、調(diào)動(dòng)、晉升等相關(guān)資料，勞動(dòng)合同，薪酬福利記錄，培訓(xùn)檔案等。3.財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表，審計(jì)報(bào)告，稅務(wù)資料等。4.業(yè)務(wù)檔案：校車運(yùn)營(yíng)合同，車輛購(gòu)置、維修、保險(xiǎn)記錄，駕駛員檔案，學(xué)生乘車信息等。5.安全檔案：安全管理制度，安全檢查記錄，事故處理報(bào)告等。（二）檔案編號(hào)1.采用“年度類別流水號(hào)”的編號(hào)方式。2.年度：以公元紀(jì)年，如“2023”。3.類別：按照上述檔案分類，分別用一位大寫(xiě)字母表示，如“A”代表行政檔案，“B”代表人事檔案等。4.流水號(hào)：按照檔案形成時(shí)間順序依次編號(hào)，用四位數(shù)字表示，如“0001”。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門工作中形成的檔案材料收集齊全，不得遺漏。2.檔案材料應(yīng)保持原件，如有特殊情況需復(fù)制，應(yīng)注明復(fù)制日期和復(fù)制人，并加蓋部門印章。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其紙質(zhì)版本或進(jìn)行備份，確保電子文件的可讀性和完整性。（二）整理要求1.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類整理。2.每份檔案應(yīng)編制目錄，目錄內(nèi)容包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等。3.對(duì)檔案材料進(jìn)行裝訂或裝盒，確保整齊美觀，便于保管和查閱。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.綜合管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.永久保管的檔案主要包括公司設(shè)立、變更、注銷等重要文件，股東會(huì)、董事會(huì)會(huì)議記錄，公司章程等。3.長(zhǎng)期保管的檔案期限為10年至50年，主要包括人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。4.短期保管的檔案期限為1年至10年，主要包括一般性行政文件、臨時(shí)性業(yè)務(wù)資料等。（三）檔案保管措施1.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、保管期限等信息。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。3.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份介質(zhì)應(yīng)妥善保管，并定期進(jìn)行檢查和更新。六、檔案查閱與借閱（一）查閱程序1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱和編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門查閱。2.綜合管理部門檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，迅速查找所需檔案，并在指定地點(diǎn)供查閱人員查閱。3.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，如需摘錄或復(fù)制部分內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并登記備案。（二）借閱程序1.因工作需要借閱檔案的，需填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、檔案名稱和編號(hào)、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或帶出公司，如因特殊情況需帶出公司，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并采取必要的保密措施。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和完好性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.綜合管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見(jiàn)。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部門負(fù)責(zé)組織銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)長(zhǎng)期保存。八、檔案統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.綜合管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，為公司檔案管理決策提供依據(jù)。（二）移交工作1.各部門應(yīng)在每年年底前，將本年度形成的檔案整理完畢，并移交綜合管理部門。2.移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案移交清單》，注明檔案名稱、編