PAGE運(yùn)維服務(wù)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司運(yùn)維服務(wù)檔案管理，確保運(yùn)維服務(wù)相關(guān)信息的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，提高運(yùn)維服務(wù)質(zhì)量和效率，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司提供的各類運(yùn)維服務(wù)項(xiàng)目所涉及的檔案管理工作，包括但不限于系統(tǒng)運(yùn)維、網(wǎng)絡(luò)運(yùn)維、設(shè)備運(yùn)維等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)如實(shí)反映運(yùn)維服務(wù)的實(shí)際情況，確保信息真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋運(yùn)維服務(wù)全過(guò)程的各類文件、記錄等應(yīng)全面收集、整理，保證檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：檔案管理應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案的格式、內(nèi)容等符合要求。4.保密性原則：對(duì)于涉及公司機(jī)密和客戶隱私的檔案信息，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.便利性原則：檔案的整理、存儲(chǔ)和檢索應(yīng)便于使用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）運(yùn)維服務(wù)部門1.負(fù)責(zé)運(yùn)維服務(wù)過(guò)程中各類文件、記錄的及時(shí)收集、整理和初步分類。2.按照檔案管理要求，定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門進(jìn)行檔案的查閱、借閱等工作。（二）檔案管理部門1.制定和完善運(yùn)維服務(wù)檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.負(fù)責(zé)接收、審核運(yùn)維服務(wù)部門移交的檔案，進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)、分類、存儲(chǔ)和保管。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.對(duì)檔案的安全保管、保密工作負(fù)責(zé)，定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案的完整性和安全性。（三）相關(guān)人員1.運(yùn)維服務(wù)人員應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地記錄運(yùn)維服務(wù)過(guò)程中的各類信息，確保檔案資料的原始性和真實(shí)性。2.涉及運(yùn)維服務(wù)的其他部門和人員，應(yīng)配合檔案管理工作，提供相關(guān)檔案資料。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.項(xiàng)目文檔類：包括運(yùn)維服務(wù)項(xiàng)目的立項(xiàng)申請(qǐng)、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目合同、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。2.運(yùn)維記錄類：如日常運(yùn)維日志、故障處理記錄、性能監(jiān)測(cè)報(bào)告等。3.技術(shù)文檔類：系統(tǒng)架構(gòu)圖、網(wǎng)絡(luò)拓?fù)鋱D、設(shè)備配置文件等。4.培訓(xùn)文檔類：針對(duì)運(yùn)維服務(wù)相關(guān)人員的培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄等。5.其他文檔類：如與運(yùn)維服務(wù)相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、客戶反饋等。（二）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用“年份+類別代碼+順序號(hào)”的格式。2.年份：用四位數(shù)字表示，如“2023”。3.類別代碼：根據(jù)檔案分類，分別用兩位字母表示，如“XM”表示項(xiàng)目文檔類，“YW”表示運(yùn)維記錄類等。4.順序號(hào)：按照檔案形成的先后順序，從“001”開(kāi)始依次編號(hào)。例如：2023XM001表示2023年的第一個(gè)項(xiàng)目文檔。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.運(yùn)維服務(wù)人員在工作過(guò)程中應(yīng)及時(shí)收集各類與運(yùn)維服務(wù)相關(guān)的文件和記錄，確保檔案資料的及時(shí)性。2.對(duì)于外部接收的文件，如客戶提供的需求文檔、供應(yīng)商提供的設(shè)備資料等，應(yīng)在收到后及時(shí)進(jìn)行登記和整理。3.收集的檔案應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、簽字蓋章齊全。（二）整理方法1.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，并編制檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源等信息。3.去除檔案中的金屬物，對(duì)破損或褪色的文件進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并存儲(chǔ)在規(guī)定的存儲(chǔ)介質(zhì)和文件夾中。五、檔案存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照檔案類別和編號(hào)順序排列，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器的專用存儲(chǔ)區(qū)域，并進(jìn)行定期備份。備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)于重要的檔案資料，可同時(shí)采用紙質(zhì)和電子兩種存儲(chǔ)方式。（二）保管期限1.項(xiàng)目文檔類：立項(xiàng)申請(qǐng)、項(xiàng)目計(jì)劃等保存至項(xiàng)目結(jié)束后[X]年；項(xiàng)目合同保存至合同履行完畢后[X]年；項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告長(zhǎng)期保存。2.運(yùn)維記錄類：日常運(yùn)維日志、故障處理記錄等保存[X]年；性能監(jiān)測(cè)報(bào)告保存至相關(guān)系統(tǒng)或設(shè)備升級(jí)或更換后[X]年。3.技術(shù)文檔類：系統(tǒng)架構(gòu)圖、網(wǎng)絡(luò)拓?fù)鋱D等長(zhǎng)期保存；設(shè)備配置文件根據(jù)設(shè)備的使用周期進(jìn)行保存，一般保存至設(shè)備報(bào)廢后[X]年。4.培訓(xùn)文檔類：培訓(xùn)教材保存至培訓(xùn)內(nèi)容不再適用后[X]年；培訓(xùn)記錄長(zhǎng)期保存。5.其他文檔類：根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限，一般保存[X]年至長(zhǎng)期不等。（三）保管環(huán)境1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。2.檔案柜應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止檔案發(fā)霉、蟲(chóng)蛀、損壞等情況發(fā)生。3.電子檔案存儲(chǔ)區(qū)域應(yīng)具備防火、防潮、防盜、防病毒等安全措施，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和備份檢查。六、檔案查閱與借閱（一）查閱流程1.內(nèi)部人員查閱運(yùn)維服務(wù)檔案，需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱和編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案，并在查閱登記表上記錄查閱時(shí)間、查閱人等信息。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房或轉(zhuǎn)借他人。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（二）借閱流程1.因工作需要借閱運(yùn)維服務(wù)檔案的，需填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、損壞或丟失檔案。如發(fā)生檔案丟失或損壞情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）保密要求1.查閱和借閱檔案時(shí)，查閱和借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案中的機(jī)密信息。2.對(duì)于涉及公司機(jī)密和客戶隱私的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，如限制查閱范圍、使用加密存儲(chǔ)等。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保存價(jià)值和歷史意義，對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查，確定檔案的存毀。3.對(duì)于仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對(duì)于確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷毀申請(qǐng)表》。（二）銷毀流程1.《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行檔案銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，紙質(zhì)檔案一般采用焚燒或粉碎等方式；電子檔案應(yīng)進(jìn)行徹底刪除，并在存儲(chǔ)介質(zhì)上進(jìn)行多次覆蓋處理。3.檔案銷毀過(guò)程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并在銷毀記錄上簽字確認(rèn)。銷毀記錄應(yīng)包括檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式等信息，保存[X]年。八、檔案信息化管理（一）建立檔案管理系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立運(yùn)維服務(wù)檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。2.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與公司的其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行集成，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和交換，提高工作效率。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，包括檔案的分類調(diào)整、編號(hào)變更、保管期限更新等。3.建立數(shù)據(jù)備份機(jī)制，定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)運(yùn)維服務(wù)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、保管、查閱、借閱等環(huán)節(jié)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。（二