PAGE風險評估檔案管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司風險評估檔案管理工作，確保風險評估檔案的完整性、準確性和安全性，為公司決策提供可靠依據，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門在開展風險評估工作過程中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.真實性原則：風險評估檔案應如實反映風險評估工作的全過程和實際情況。2.完整性原則：涵蓋風險評估工作涉及的各個環(huán)節(jié)、各類資料，確保檔案資料的全面性。3.準確性原則：檔案內容應準確無誤，數據真實可靠，分析結論客觀公正。4.保密性原則：對涉及公司機密的風險評估檔案嚴格保密，防止信息泄露。5.規(guī)范性原則：檔案管理工作應遵循國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案格式、內容等符合規(guī)范要求。二、風險評估檔案的分類與編號（一）分類1.戰(zhàn)略風險評估檔案：包括公司戰(zhàn)略規(guī)劃、市場環(huán)境分析、競爭對手研究等相關資料。2.財務風險評估檔案：涵蓋財務報表、財務指標分析、資金流動狀況、信用風險等方面的文件。3.市場風險評估檔案：涉及市場需求變化、價格波動、客戶滿意度等資料。4.運營風險評估檔案：包含業(yè)務流程、內部控制、供應鏈管理、人力資源管理等相關檔案。5.法律風險評估檔案：如法律法規(guī)政策文件、合同協(xié)議審查、訴訟糾紛記錄等。（二）編號采用統(tǒng)一的編號規(guī)則，以確保檔案編號的唯一性和系統(tǒng)性。編號格式為：[年份][部門代碼][風險類別代碼][流水號]。例如，2023年財務部的財務風險評估檔案編號為：2023CWFX001。其中，年份為檔案形成年份；部門代碼根據公司內部部門代碼表確定；風險類別代碼按照上述分類設定；流水號為該部門該類風險評估檔案的順序編號。三、風險評估檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門在風險評估工作開展過程中，應及時收集相關資料，確保資料的完整性和及時性。2.資料來源包括但不限于內部文件、會議記錄、調查數據、外部報告等。3.對于重要資料，應進行原件收集；如無法收集原件，需收集經授權的復印件，并注明出處和復印時間。（二）整理方法1.按照風險評估工作流程，對收集到的資料進行分類整理。2.每份檔案資料應進行編號、編目，編制資料清單，明確資料名稱、來源、日期、頁碼等信息。3.對于同一風險評估項目的相關資料，應按照邏輯順序進行排列，形成一套完整的檔案卷宗。4.對資料中的圖表、數據等進行清晰標注，確保易于理解和查閱。四、風險評估檔案的審核與審批（一）審核1.風險評估報告初稿完成后，應由項目負責人進行自我審核，檢查報告內容的準確性、完整性和邏輯性。2.審核要點包括風險識別是否全面、風險分析是否深入、風險應對措施是否合理可行等。3.項目負責人審核通過后，提交部門負責人進行審核。部門負責人應從部門整體業(yè)務角度出發(fā)，對報告進行全面審查，提出審核意見。（二）審批1.經部門負責人審核后的風險評估報告，提交公司風險管理委員會進行審批。2.風險管理委員會成員應根據公司戰(zhàn)略目標、風險偏好等，對報告進行綜合評估，做出審批決定。3.審批通過的風險評估報告應簽署審批意見，并加蓋公司公章或風險管理委員會專用章。五、風險評估檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.經過審核與審批的風險評估檔案，應及時進行歸檔。2.歸檔時，應按照分類與編號規(guī)則，將檔案資料裝入檔案盒或文件夾，并在盒面或文件夾封面標注檔案編號、名稱、年度等信息。3.同時，建立電子檔案，將紙質檔案內容進行掃描或拍照，形成電子文檔，存儲在公司指定的服務器或存儲設備上，并按照電子檔案管理要求進行分類存儲和命名。（二）保管1.設立專門的檔案保管場所，確保檔案存放環(huán)境安全、干燥、通風，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的完整性和安全性。如發(fā)現檔案有損壞、丟失等情況，應及時報告并采取相應措施。3.對于電子檔案，應定期進行備份，防止數據丟失。備份數據應存儲在不同的物理位置，并按照規(guī)定的時間間隔進行更新。4.風險評估檔案的保管期限根據相關法律法規(guī)和公司實際情況確定。一般情況下，重要風險評估檔案的保管期限為[X]年，一般性檔案的保管期限為[X]年。保管期限屆滿后，經公司相關部門批準，方可進行銷毀處理。六、風險評估檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內部人員因工作需要查閱風險評估檔案的，應填寫《風險評估檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息。2.申請表經所在部門負責人審批后，提交檔案管理部門。檔案管理部門根據審批意見，為查閱人員提供相應的檔案資料，并做好查閱登記工作。3.查閱人員應在指定的查閱場所進行查閱，不得擅自將檔案帶出。查閱過程中，不得對檔案進行涂改、損壞、抽取等操作。4.查閱結束后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理部門，并在查閱登記表上簽字確認。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱風險評估檔案的，應填寫《風險評估檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限、歸還時間等。2.申請表經所在部門負責人、檔案管理部門負責人和公司分管領導審批后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員應向檔案管理部門出具借條，注明借閱檔案的編號、名稱、數量等信息，并承諾遵守檔案管理規(guī)定，按時歸還檔案。4.借閱期限一般不得超過[X]個工作日。如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人或用于非工作目的。歸還檔案時，檔案管理部門應進行認真檢查，如發(fā)現檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應承擔相應責任。七、風險評估檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應嚴格遵守公司保密制度，對風險評估檔案的內容予以保密。2.未經公司授權，不得向任何單位或個人泄露檔案信息。3.在檔案查閱、借閱過程中，檔案管理人員應監(jiān)督查閱、借閱人員的行為，防止信息泄露。4.對于涉及公司機密的風險評估檔案，應采取加密存儲、專人管理等特殊保密措施。（二）安全管理1.加強檔案保管場所的安全防范措施，安裝監(jiān)控設備、門禁系統(tǒng)等。2.定期對檔案保管場所進行安全檢查，消除安全隱患。3.對電子檔案的存儲設備進行定期維護和殺毒，防止病毒感染和數據丟失。4.制定檔案安全應急預案，如果發(fā)生火災、水災、盜竊等突發(fā)事件，應及時采取措施保護檔案安全，并按照應急預案進行處理。八、風險評估檔案的銷毀（一）銷毀條件風險評估檔案保管期限屆滿或因其他原因不再需要保存的，經公司相關部門審核批準后，方可進行銷毀。（二）銷毀程序1.檔案管理部門編制《風險評估檔案銷毀清單》，詳細列出擬銷毀檔案的編號、名稱、數量、保管期限等信息。2.《銷毀清單》經檔案管理部門負責人、公司分管領導審批后，組織實施銷毀工作。3.銷毀工作應指定專人負責，采用粉碎、焚燒等方式進行徹底銷毀，確保檔案信息無法恢復。4.銷毀過程中，應進行現場監(jiān)督，并由監(jiān)督人員和銷毀人員在《風險評估檔案銷毀清單》上簽字確認。5.銷毀后的《風險評估檔