PAGE數(shù)字檔案資源管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司數(shù)字檔案資源的管理，確保數(shù)字檔案的真實(shí)、完整、可用和安全，提高公司檔案管理水平和工作效率，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位在數(shù)字檔案資源的形成、收集、整理、存儲、利用、保管等過程中的管理活動。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則公司數(shù)字檔案資源實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，確保數(shù)字檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.全程管理原則對數(shù)字檔案資源的形成、積累、整理、歸檔到開發(fā)利用的全過程進(jìn)行管理，確保各環(huán)節(jié)工作有序銜接。3.規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)原則遵循國家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，制定公司數(shù)字檔案管理的具體標(biāo)準(zhǔn)和操作流程，保證數(shù)字檔案的質(zhì)量。4.安全保密原則采取有效措施確保數(shù)字檔案的安全，防止信息泄露、篡改和丟失，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，保障公司和國家利益。（四）定義與術(shù)語1.數(shù)字檔案資源指公司在各項(xiàng)工作活動中直接形成的，具有保存價值的以數(shù)字形式存在的各種文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.電子文件是數(shù)字檔案資源的主要來源，指公司在履行職能過程中形成的，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。3.元數(shù)據(jù)描述數(shù)字檔案資源內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)及其管理過程的數(shù)據(jù)，用于支持?jǐn)?shù)字檔案的長期保存和有效利用。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)數(shù)字檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司數(shù)字檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司數(shù)字檔案資源的統(tǒng)籌規(guī)劃和宏觀管理，指導(dǎo)各部門做好數(shù)字檔案的收集、整理、歸檔等工作。3.負(fù)責(zé)公司數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。4.負(fù)責(zé)對公司數(shù)字檔案資源進(jìn)行鑒定、整理、存儲、保管和統(tǒng)計(jì)分析，定期開展檔案清查工作，確保數(shù)字檔案的完整和準(zhǔn)確。5.負(fù)責(zé)組織開展公司數(shù)字檔案的開發(fā)利用工作，為公司各項(xiàng)工作提供檔案信息支持。6.負(fù)責(zé)對公司各部門數(shù)字檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查和考核評價，提出改進(jìn)意見和建議。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門數(shù)字檔案資源的形成、收集、整理和初步審核工作，確保檔案的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.按照公司檔案管理部門的要求，及時將本部門的數(shù)字檔案移交歸檔，并配合做好相關(guān)工作。3.負(fù)責(zé)本部門數(shù)字檔案的日常管理和利用，嚴(yán)格遵守公司數(shù)字檔案管理制度，確保檔案安全。4.接受公司檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，積極配合檔案管理部門開展各項(xiàng)工作。（三）信息技術(shù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)為公司數(shù)字檔案管理系統(tǒng)提供技術(shù)支持和保障，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。2.協(xié)助檔案管理部門做好數(shù)字檔案的存儲、備份和恢復(fù)等工作，制定相關(guān)技術(shù)方案和應(yīng)急預(yù)案。3.負(fù)責(zé)對公司數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)升級和優(yōu)化，提高系統(tǒng)的性能和功能，滿足公司檔案管理工作的需要。三、數(shù)字檔案資源的形成與收集（一）數(shù)字檔案的形成1.公司各部門在業(yè)務(wù)活動中應(yīng)按照國家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，采用電子辦公系統(tǒng)、業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)等信息化手段形成數(shù)字檔案。2.數(shù)字檔案應(yīng)確保內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，格式規(guī)范，符合長期保存和利用的要求。在形成過程中，應(yīng)明確文件的責(zé)任者、日期、來源等元數(shù)據(jù)信息。（二）數(shù)字檔案的收集1.各部門應(yīng)定期對本部門形成的數(shù)字檔案進(jìn)行收集整理，確保檔案的齊全完整。收集范圍包括但不限于各類公文、合同協(xié)議、項(xiàng)目文檔、財(cái)務(wù)報(bào)表、技術(shù)資料、人事檔案等。2.對于紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案的，應(yīng)按照檔案整理要求進(jìn)行掃描，確保掃描圖像清晰可讀，與紙質(zhì)原件內(nèi)容一致。掃描后的電子文件應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和元數(shù)據(jù)著錄，納入數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。3.在收集數(shù)字檔案時，應(yīng)注意收集相關(guān)的背景信息、參考資料等，豐富數(shù)字檔案的內(nèi)容。同時，要對收集到的數(shù)字檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案質(zhì)量符合要求。四、數(shù)字檔案資源的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于管理和利用。2.按照公司檔案分類方案進(jìn)行分類，確保分類科學(xué)合理、層次清晰。3.數(shù)字檔案的整理應(yīng)與紙質(zhì)檔案的整理相對應(yīng)，便于相互印證和補(bǔ)充。（二）分類方法1.公司數(shù)字檔案采用年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限分類法。2.年度：按照文件形成的年度進(jìn)行劃分。3.機(jī)構(gòu)（問題）：根據(jù)公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置或業(yè)務(wù)職能，將檔案分為不同的類別，如行政管理類、財(cái)務(wù)管理類、業(yè)務(wù)項(xiàng)目類等。4.保管期限：根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，將檔案劃分為永久、定期（30年、10年）等不同的保管期限。（三）元數(shù)據(jù)著錄1.數(shù)字檔案應(yīng)進(jìn)行全面、準(zhǔn)確的元數(shù)據(jù)著錄，元數(shù)據(jù)應(yīng)符合國家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。2.元數(shù)據(jù)著錄內(nèi)容包括文件編號、題名、責(zé)任者、日期、來源、保管期限、密級等基本信息，以及與文件內(nèi)容相關(guān)的主題詞、分類號等擴(kuò)展信息。3.在數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中，應(yīng)提供元數(shù)據(jù)錄入界面，方便檔案管理人員進(jìn)行著錄操作。同時，要對元數(shù)據(jù)進(jìn)行審核和校驗(yàn)，確保元數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和一致性。（四）歸檔要求1.各部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將整理好的數(shù)字檔案向公司檔案管理部門移交歸檔。移交時，應(yīng)填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.檔案管理部門對接收的數(shù)字檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。對于不符合要求的檔案，應(yīng)及時通知移交部門進(jìn)行整改。3.審核通過的數(shù)字檔案應(yīng)按照規(guī)定的存儲方式和位置進(jìn)行存儲，并在數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行登記和標(biāo)注，確保檔案可查、可閱。五、數(shù)字檔案資源的存儲與保管（一）存儲方式1.公司數(shù)字檔案采用多種存儲方式相結(jié)合的方式，包括磁盤陣列存儲、磁帶備份存儲、光盤存儲等，確保檔案數(shù)據(jù)的安全可靠。2.對于重要的數(shù)字檔案，應(yīng)進(jìn)行異地備份存儲，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.存儲設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。同時，要建立存儲設(shè)備的使用記錄和維護(hù)檔案，記錄設(shè)備名稱、型號、使用時間、維護(hù)情況等信息。（二）保管環(huán)境1.數(shù)字檔案存儲場所應(yīng)具備良好的環(huán)境條件，溫度、濕度應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，一般溫度控制在14℃24℃，濕度控制在45%60%。2.存儲場所應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，防止灰塵、有害氣體等對檔案造成損害。同時，要配備防火、防盜、防蟲、防潮、防磁等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。3.定期對數(shù)字檔案存儲場所進(jìn)行檢查和清理，及時發(fā)現(xiàn)和處理存在的問題。對于存儲設(shè)備和檔案載體，要進(jìn)行定期盤點(diǎn)和清查，確保賬實(shí)相符。（三）數(shù)據(jù)安全管理1.建立健全數(shù)字檔案數(shù)據(jù)安全管理制度，明確數(shù)據(jù)安全責(zé)任，加強(qiáng)對數(shù)據(jù)安全的監(jiān)督和管理。2.采取數(shù)據(jù)加密、身份認(rèn)證、訪問控制等技術(shù)措施，保障數(shù)字檔案數(shù)據(jù)的安全。對涉及公司機(jī)密和敏感信息的數(shù)字檔案，要嚴(yán)格限制訪問權(quán)限，確保信息不被泄露。3.定期對數(shù)字檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的位置，并進(jìn)行異地存放。同時，要制定數(shù)據(jù)恢復(fù)應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練，確保在數(shù)據(jù)發(fā)生故障時能夠及時恢復(fù)。4.加強(qiáng)對數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，安裝防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全軟件，及時更新系統(tǒng)補(bǔ)丁，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。六、數(shù)字檔案資源的利用（一）利用原則1.合法合規(guī)原則數(shù)字檔案的利用應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，不得損害公司和國家利益。2.權(quán)限管理原則嚴(yán)格按照規(guī)定的權(quán)限對數(shù)字檔案進(jìn)行訪問和利用，確保檔案信息的安全。3.方便快捷原則優(yōu)化數(shù)字檔案利用流程，提高利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供及時、準(zhǔn)確的檔案信息支持。（二）利用方式1.在線查詢公司員工可通過數(shù)字檔案管理系統(tǒng)在線查詢授權(quán)范圍內(nèi)的數(shù)字檔案，系統(tǒng)應(yīng)提供便捷的檢索功能，方便用戶快速查找所需檔案。2.借閱因工作需要借閱數(shù)字檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門審批后，方可借閱。借閱時，應(yīng)在檔案管理部門的監(jiān)督下進(jìn)行，確保檔案安全。借閱期限屆滿后，應(yīng)及時歸還檔案。3.復(fù)制根據(jù)利用需求，可對數(shù)字檔案進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制時，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門審批，并注明復(fù)制用途、復(fù)制數(shù)量等信息。復(fù)制的數(shù)字檔案應(yīng)與原件內(nèi)容一致，并按照規(guī)定進(jìn)行管理。4.共享對于需要在公司內(nèi)部共享的數(shù)字檔案，應(yīng)按照規(guī)定的共享范圍和權(quán)限進(jìn)行設(shè)置，確保檔案信息的合理利用。共享過程中，要做好記錄和跟蹤，防止檔案信息的不當(dāng)傳播。（三）利用記錄1.建立數(shù)字檔案利用記錄制度，對每一次利用行為進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、部門、利用時間、利用方式、利用內(nèi)容等信息。2.利用記錄應(yīng)及時錄入數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，以便進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析和審計(jì)監(jiān)督。通過對利用記錄的分析，可了解公司檔案利用情況，為檔案管理工作的改進(jìn)提供依據(jù)。七、數(shù)字檔案資源的鑒定與處置（一）鑒定原則1.全面審查原則對數(shù)字檔案的內(nèi)容、來源、保管期限等進(jìn)行全面審查，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。2.價值評估原則綜合考慮數(shù)字檔案的歷史價值、現(xiàn)實(shí)價值和潛在價值，科學(xué)評估其保存價值。3.動態(tài)調(diào)整原則根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和檔案管理實(shí)際情況，對數(shù)字檔案的鑒定標(biāo)準(zhǔn)和結(jié)果進(jìn)行動態(tài)調(diào)整。（二）鑒定組織1.成立公司數(shù)字檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，檔案管理部門、信息技術(shù)部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人為成員。2.鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)制定鑒定工作計(jì)劃、組織鑒定工作實(shí)施、審定鑒定結(jié)果等。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對數(shù)字檔案逐件進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、保管期限等因素，判斷其保存價值。2.價值評估法建立數(shù)字檔案價值評估指標(biāo)體系，從檔案的重要性、完整性、系統(tǒng)性、時效性等方面進(jìn)行評估，確定檔案的保存價值。3.專家咨詢法對于一些專業(yè)性較強(qiáng)、價值難以判斷的數(shù)字檔案，可邀請相關(guān)領(lǐng)域的專家進(jìn)行咨詢，提供鑒定意見。（四）鑒定結(jié)果處置1.經(jīng)過鑒定，對仍有保存價值的數(shù)字檔案，應(yīng)繼續(xù)按照本制度進(jìn)行管理和保管。2.對于已失去保存價值的數(shù)字檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀前，應(yīng)填寫檔案銷毀申請表，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，經(jīng)鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批后，方可實(shí)施銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。3.對已銷毀的數(shù)字檔案，應(yīng)在數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行注銷，并將相關(guān)銷毀記錄歸檔保存。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對公司各部門數(shù)字檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保各項(xiàng)制度的有效執(zhí)行。2.定期對數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況、數(shù)據(jù)安全情況等進(jìn)行檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。3.對數(shù)字檔案資源的形成、收集、整理、存儲、利用、保管等環(huán)節(jié)進(jìn)行全過程監(jiān)督，確保數(shù)字檔案管理工作規(guī)范有序。（二）檢查內(nèi)容1.制度執(zhí)行情況檢查各部門是否嚴(yán)格執(zhí)行公司數(shù)字檔案管理制度，是否存在違反制度的行為。2.檔案質(zhì)量檢查數(shù)字檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性，包括文件內(nèi)容、元數(shù)據(jù)著錄、格式等方面。3.系統(tǒng)運(yùn)行與數(shù)據(jù)安全檢查數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況，是否存在故障、漏洞等問題；檢查數(shù)據(jù)安全措施的落實(shí)情況，是否存在數(shù)據(jù)泄露、篡改等安全隱患。4.檔案利用情況檢查檔案利用流程是否規(guī)范，利用記錄是否完整，是否存在超權(quán)限利用等問題。（三）問題整改1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題