PAGE一個(gè)制度一個(gè)檔案盒總則目的為了加強(qiáng)公司/組織的檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱、使用和維護(hù)，特制定本管理辦法。本辦法適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理的部門和人員。適用范圍本辦法適用于公司/組織在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種載體的文件材料，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、照片、音像資料等?；驹瓌t1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀和利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)和歷史面貌，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地反映公司/組織的工作過程和成果，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息等的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止檔案信息的泄露。5.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、使用，提高檔案的利用效率，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供支持。檔案盒使用規(guī)范檔案盒標(biāo)識1.編號：每個(gè)檔案盒應(yīng)按照一定的規(guī)則進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于檔案的識別和查找。編號可采用數(shù)字、字母等組合方式，例如：“A001”、“B002”等。2.類別標(biāo)識：在檔案盒正面顯著位置標(biāo)明檔案所屬類別，如“財(cái)務(wù)檔案”、“人事檔案”、“項(xiàng)目檔案”等，類別標(biāo)識應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，與檔案內(nèi)容相符。3.年度標(biāo)識：對于涉及不同年度的檔案，應(yīng)在檔案盒上標(biāo)明檔案形成的年度，格式為“XXXX年”，如“2023年”。檔案盒內(nèi)容1.文件清單：每個(gè)檔案盒內(nèi)應(yīng)附有一份文件清單，詳細(xì)列出盒內(nèi)所裝文件的名稱、編號、日期、來源等信息，文件清單應(yīng)與盒內(nèi)文件實(shí)際內(nèi)容一致。2.檔案材料：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，將相關(guān)的文件材料有序放入檔案盒內(nèi)，確保檔案材料的完整性和準(zhǔn)確性。檔案材料應(yīng)排列整齊，邊緣對齊，不得隨意折疊或損壞。檔案盒存放1.分類存放：檔案盒應(yīng)按照檔案類別進(jìn)行分類存放，不同類別的檔案應(yīng)放置在不同的檔案柜或檔案架上，便于查找和管理。2.順序排列：同一類別的檔案盒應(yīng)按照編號順序排列，編號從小到大依次排列，以便于快速定位和檢索檔案。3.標(biāo)識清晰：在檔案柜或檔案架上應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年度等信息，標(biāo)識應(yīng)清晰、醒目，便于識別和查找檔案盒。檔案管理制度檔案收集1.收集范圍：各部門應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，及時(shí)收集本部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類文件材料，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、報(bào)告、會(huì)議記錄、信函等。2.收集時(shí)間：文件材料形成后，承辦部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將其整理歸檔，一般應(yīng)在次年上半年完成上一年度文件材料的歸檔工作。對于重要緊急的文件材料，應(yīng)及時(shí)收集歸檔。3.收集要求：收集的文件材料應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。對于電子文件，應(yīng)確保其格式正確、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和備份。檔案整理1.分類標(biāo)準(zhǔn)：檔案應(yīng)按照公司/組織制定的檔案分類方案進(jìn)行分類整理，分類應(yīng)科學(xué)合理，便于管理和利用。常見檔案分類包括行政管理類、財(cái)務(wù)類、人事類、業(yè)務(wù)類等。2.編號規(guī)則：檔案編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則，按照分類方案為每一份檔案賦予一個(gè)唯一的編號。編號應(yīng)簡潔明了，便于記憶和查找。3.裝訂要求：對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，不得使用釘書釘裝訂。檔案保管1.保管環(huán)境：檔案應(yīng)存放在安全、干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲的檔案庫房內(nèi)，庫房溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)控制在45%60%之間。2.保管設(shè)備：檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、檔案架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等。檔案柜、檔案架應(yīng)牢固、整齊，便于檔案的存放和查找。3.定期檢查：檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。檔案鑒定1.鑒定標(biāo)準(zhǔn)：檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保存價(jià)值和保管期限，確定檔案的存毀。鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)符合國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.鑒定程序：檔案鑒定工作應(yīng)成立鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等組成。鑒定小組應(yīng)按照鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進(jìn)行逐一審查，提出存毀意見。3.鑒定結(jié)果處理：經(jīng)鑒定確定銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清單，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)。檔案利用1.利用范圍：公司/組織內(nèi)部人員因工作需要，可按照規(guī)定查閱、借閱檔案。查閱、借閱檔案應(yīng)填寫申請表，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.利用手續(xù)：查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。如需借閱檔案，借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。3.利用登記：檔案管理部門應(yīng)對檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括查閱、借閱日期、查閱人姓名、借閱人部門、檔案名稱、查閱或借閱目的等。檔案保密1.保密制度：公司/組織應(yīng)建立健全檔案保密制度，明確檔案保密責(zé)任，加強(qiáng)對檔案保密工作的管理。對涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息等的檔案，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施。2.保密措施：檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案信息。在檔案查閱、借閱過程中，應(yīng)嚴(yán)格控制接觸范圍，防止檔案信息的泄露。對于電子檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、訪問控制等技術(shù)手段，確保檔案信息的安全。檔案管理人員職責(zé)檔案管理部門職責(zé)1.制定檔案管理制度：負(fù)責(zé)制定和完善公司/組織的檔案管理制度，確保檔案管理工作有章可循。2.檔案收集與整理：組織開展檔案收集工作，指導(dǎo)各部門做好文件材料的整理歸檔工作，對收集到的檔案進(jìn)行分類、編號、裝訂等整理工作。3.檔案保管與維護(hù)：負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，確保檔案的安全保管。定期對檔案進(jìn)行檢查、維護(hù)，做好檔案的防潮、防蟲、防火、防盜等工作。4.檔案鑒定與銷毀：組織開展檔案鑒定工作，按照規(guī)定對檔案進(jìn)行存毀鑒定，編制銷毀清單，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后，組織實(shí)施檔案銷毀工作。5.檔案利用服務(wù)：為公司/組織內(nèi)部人員提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記工作，及時(shí)反饋檔案利用情況。6.檔案信息化建設(shè)：推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理和遠(yuǎn)程查閱利用。檔案管理人員崗位職責(zé)1.檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、保管、借閱等工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進(jìn)行分類、編號、裝訂等整理工作，建立檔案目錄和索引，便于檔案的查找和利用。定期對檔案進(jìn)行檢查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。為檔案利用人員提供服務(wù)，辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，登記檔案利用情況。參與檔案鑒定和銷毀工作，協(xié)助編制銷毀清單，負(fù)責(zé)監(jiān)銷檔案。做好檔案庫房的管理工作，保持庫房整潔、通風(fēng)良好，做好溫濕度記錄，確保檔案保管環(huán)境符合要求。負(fù)責(zé)檔案管理信息系統(tǒng)的操作和維護(hù)，及時(shí)錄入、更新檔案信息。2.檔案主管負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度、工作流程和操作規(guī)范，并組織實(shí)施。指導(dǎo)檔案管理員開展檔案管理工作，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。組織開展檔案收集、整理、鑒定、銷毀等工作，確保檔案管理工作的質(zhì)量和效率。負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)的規(guī)劃和實(shí)施，推動(dòng)檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用。協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的問題，與其他部門溝通協(xié)作，提供檔案支持服務(wù)。負(fù)責(zé)檔案管理人員的培訓(xùn)和考核，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和