PAGE基建辦檔案管理制度一、總則（一）目的為加強基建辦檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在基建工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于基建辦在工程項目規(guī)劃、設計、施工、竣工驗收等全過程中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：基建辦檔案由專人負責集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：檔案內容必須真實反映基建項目的實際情況，數(shù)據準確無誤。3.及時歸檔原則：基建項目各環(huán)節(jié)產生的檔案資料應及時整理歸檔，不得積壓。4.保密安全原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，確保檔案信息安全，防止檔案丟失、損壞、泄密。二、檔案管理職責（一）基建辦主任職責1.全面負責基建辦檔案管理工作，確保檔案管理工作符合相關法律法規(guī)和行業(yè)標準。2.審批檔案管理制度、工作計劃和重要檔案的保管期限等。3.協(xié)調解決檔案管理工作中的重大問題。（二）檔案管理人員職責1.負責基建辦檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用等具體工作。2.制定檔案管理工作計劃，定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的完整和安全。3.對檔案進行分類、編號、編目等工作，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查閱和利用。4.負責檔案庫房的日常管理，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。5.對基建項目各部門的檔案管理工作進行指導和監(jiān)督。（三）基建項目各部門職責1.負責本部門在基建項目過程中形成的各類檔案資料的收集、整理，并定期移交檔案管理人員。2.嚴格按照檔案管理制度的要求，規(guī)范本部門檔案資料的形成、積累和保管工作。3.配合檔案管理人員做好檔案的查閱、利用等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項目前期文件：包括項目建議書、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、項目立項批復等。2.工程設計文件：初步設計、施工圖設計、設計變更等。3.工程施工文件：施工組織設計、施工方案、技術交底、工程質量檢驗記錄、隱蔽工程驗收記錄、材料設備質量證明文件等。4.工程監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單、工程質量評估報告等。5.工程竣工驗收文件：竣工驗收報告、竣工圖、工程決算審計報告等。6.其他與基建項目有關的文件：會議紀要、來往信函、合同協(xié)議、招投標文件等。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時、完整。2.收集的檔案資料應字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全，紙質文件應使用耐久性強的書寫材料。3.電子文件應采用通用格式存儲，并確保其真實性、完整性和可讀性。（三）整理方法1.分類：按照基建項目的階段、文件類型等進行分類，如前期文件類、設計文件類、施工文件類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等，目錄應打印成冊，并建立電子目錄。4.裝訂：紙質檔案應進行整齊裝訂，拆除金屬物，破損的檔案應進行修復。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.各部門收集整理好的檔案資料應定期移交檔案管理人員，移交時應填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。2.檔案管理人員對移交的檔案資料進行審核，符合要求的予以接收，并按照整理方法進行進一步整理和歸檔。3.歸檔后的檔案應及時上架存放，確保檔案存放有序。（二）保管期限1.基建項目檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案包括項目立項批復、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、竣工驗收報告等重要文件。3.長期保管的檔案包括工程設計文件、施工文件、監(jiān)理文件等，保管期限為[X]年。4.短期保管的檔案包括一般性的來往信函、會議紀要等，保管期限為[X]年。（三）保管要求1.設置專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案應分類存放，排列整齊，便于查找。3.定期對檔案進行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對電子檔案應進行備份，備份存儲介質應異地存放，確保電子檔案的安全。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.本單位人員因工作需要查閱檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理人員處查閱。2.外單位人員查閱檔案的，應持單位介紹信，經基建辦主任批準后，方可查閱。查閱重要檔案的，還應報上級主管部門備案。（二）查閱程序1.查閱人員應在檔案管理人員指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房。2.查閱檔案時，應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損。3.需要復印檔案資料的，應經檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理復印手續(xù)。（三）利用管理1.檔案管理人員應根據查閱人員的需求，提供必要的檔案信息服務。2.對檔案的利用情況進行登記，包括查閱時間、查閱人員、查閱內容等。3.涉及保密內容的檔案，查閱人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案信息。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組由基建辦主任擔任組長，檔案管理人員及相關部門負責人為成員。負責對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定方法1.檔案鑒定小組根據檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對到期檔案進行逐卷鑒定。2.對于仍有保存價值的檔案，應延長保管期限；對于確無保存價值的檔案，應填寫檔案銷毀清單。（三）銷毀程序1.檔案銷毀清單經檔案鑒定小組組長簽字確認后，報基建辦主任批準。2.批準后的檔案銷毀清單應送檔案庫房，由檔案管理人員監(jiān)督銷毀。3.檔案銷毀時，應采用適當?shù)姆绞竭M行，確保檔案信息無法恢復。4.檔案銷毀后，檔案管理人員應在檔案銷毀清單上簽字，并將銷毀情況記錄在檔案管理臺賬中。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立基建辦檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息錄入與維護1.檔案管理人員應及時將紙質檔案信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保電子檔案與紙質檔案內容一致。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進行維護，更新檔案數(shù)據，確保系統(tǒng)的正常運行。（三）信息安全管理1.加強檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護，設置用戶權限，防止未