PAGE建立巡察檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司巡察工作檔案管理，確保巡察檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮巡察檔案在公司監(jiān)督管理、決策支持等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部開展的各類巡察工作所形成的檔案管理，包括巡察準備、巡察實施、巡察報告、巡察反饋、巡察整改等各個環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件、資料、記錄等。（三）基本原則1.真實性原則：巡察檔案應如實反映巡察工作的全過程和實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：全面收集巡察工作各個階段形成的各類文件材料，保證檔案的完整性，不得遺漏重要信息。3.規(guī)范性原則：檔案管理應遵循國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及公司內(nèi)部的相關(guān)規(guī)定，做到格式規(guī)范、分類準確、整理有序。4.保密性原則：嚴格遵守保密規(guī)定，對涉及公司機密、敏感信息的巡察檔案進行妥善保管，防止信息泄露。（四）管理職責1.巡察工作領(lǐng)導小組負責審定巡察檔案管理制度，對巡察檔案管理工作進行宏觀指導和監(jiān)督。協(xié)調(diào)解決巡察檔案管理工作中的重大問題。2.巡察工作辦公室負責制定巡察檔案管理工作的具體流程和操作規(guī)范。組織開展巡察檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等日常工作。定期對巡察檔案管理工作進行自查和總結(jié)，向巡察工作領(lǐng)導小組報告工作情況。3.巡察組負責在巡察工作過程中及時收集、整理本巡察組形成的各類文件材料，并按照要求定期移交至巡察工作辦公室。配合巡察工作辦公室做好巡察檔案的整理、歸檔等相關(guān)工作，確保檔案資料的完整性和準確性。4.檔案管理人員負責巡察檔案的具體管理工作，包括檔案的接收、登記、分類、編目、裝訂、上架、保管、查閱、借閱等。嚴格遵守檔案管理工作制度，確保檔案安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。二、巡察檔案的收集與整理（一）收集范圍1.巡察準備階段巡察工作方案、計劃、請示報告等文件。巡察組人員組成及分工文件。被巡察單位基本情況資料，包括組織架構(gòu)、人員情況、業(yè)務范圍等。與被巡察單位溝通聯(lián)系的相關(guān)記錄，如通知、函件等。2.巡察實施階段巡察組工作記錄，包括工作日志、談話記錄、問卷調(diào)查情況、查閱資料清單及相關(guān)資料復印件等。群眾來信來訪記錄及相關(guān)舉報材料。巡察組發(fā)現(xiàn)問題的線索及證據(jù)材料，如財務憑證、合同協(xié)議、會議記錄等。與被巡察單位人員溝通交流的會議紀要、談話提綱等。3.巡察報告階段巡察工作報告、專題報告等各類報告文本。報告撰寫過程中形成的討論記錄、修改稿等。對巡察發(fā)現(xiàn)問題的分析材料、數(shù)據(jù)統(tǒng)計等。4.巡察反饋階段巡察反饋意見文件，包括向被巡察單位領(lǐng)導班子反饋的書面意見、會議記錄等。被巡察單位對巡察反饋意見的表態(tài)發(fā)言材料。5.巡察整改階段被巡察單位整改方案、整改報告等文件。整改工作臺賬，記錄整改措施、責任部門、整改時限、整改結(jié)果等。對整改情況的監(jiān)督檢查記錄，如檢查報告、整改落實情況通報等。整改過程中形成的其他相關(guān)材料。（二）收集要求1.巡察組應在巡察工作結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)，將本巡察組形成的文件材料進行初步整理，并移交至巡察工作辦公室。2.移交的文件材料應齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對于電子文件，應確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進行存儲和備份，同時提供相應的紙質(zhì)打印件一并移交。（三）整理方法1.分類按照巡察工作流程，將巡察檔案分為巡察準備、巡察實施、巡察報告、巡察反饋、巡察整改五個大類。在每個大類下，根據(jù)文件材料的性質(zhì)和內(nèi)容，進一步細分若干小類，如巡察實施類可分為談話記錄、查閱資料、問題線索等小類。2.編號對每一份文件材料進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。編號格式可采用“年份+巡察組序號+流水號”，例如“20XXX001”，其中“20XX”表示年份，“X”表示巡察組序號，“001”表示該巡察組文件材料的流水號。3.編目編制檔案目錄，目錄應包含文件編號、題名、日期、責任者、頁數(shù)等項目。按照分類順序依次排列文件材料，并在目錄中對應填寫相關(guān)信息，確保目錄與檔案內(nèi)容一致。4.裝訂對紙張規(guī)格不一致、破損或易散失的文件材料進行修整和粘貼，使其規(guī)格統(tǒng)一、整齊牢固。采用線裝或膠裝等方式對文件材料進行裝訂，確保裝訂牢固、整齊美觀，不影響文件的查閱和利用。三、巡察檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.巡察工作辦公室收到巡察組移交的文件材料后，按照整理方法進行再次審核和完善。2.對審核無誤的文件材料，按照分類編號順序進行排列，裝入檔案盒，并在檔案盒封面填寫檔案類別、年度、巡察組名稱等信息。3.將檔案盒存放在檔案柜中，并建立檔案存放索引，便于查找和管理。（二）保管期限1.永久保管涉及公司重大決策、重要人事任免、重大項目安排、大額資金使用等方面的巡察檔案。反映公司巡察工作歷史沿革、重要經(jīng)驗教訓等具有長遠查考利用價值的檔案。對公司發(fā)展具有重大影響的巡察整改結(jié)果及相關(guān)材料。2.定期保管其他巡察檔案根據(jù)實際情況確定保管期限，一般為[X]年。定期保管檔案到期后，經(jīng)鑒定確無保存價值的，按照規(guī)定進行銷毀。（三）保管要求1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案安全。2.檔案柜應排列整齊，便于通風和查找。檔案應分類存放，標識清晰，不得隨意堆放。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、褪色的檔案要及時進行修復或復制。4.采用電子檔案管理系統(tǒng)對巡察檔案進行數(shù)字化管理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。同時，定期對電子檔案進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。四、巡察檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱巡察檔案的，應填寫《巡察檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報巡察工作辦公室審批。2.巡察工作領(lǐng)導小組成員、巡察工作辦公室人員因工作需要查閱巡察檔案的，可直接查閱，但應做好查閱記錄。3.涉及公司機密、敏感信息的巡察檔案，查閱范圍嚴格限定在相關(guān)保密規(guī)定允許的人員范圍內(nèi)，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準。（二）查閱程序1.申請人將填寫好的《巡察檔案查閱申請表》提交至巡察工作辦公室。2.巡察工作辦公室對申請表進行審核，符合查閱條件的，通知檔案管理人員提供檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。3.查閱人員應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。查閱過程中應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換等。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員對檔案進行檢查，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。（三）借閱規(guī)定1.原則上不允許借閱巡察檔案。確因特殊情況需要借閱的，應填寫《巡察檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人、巡察工作辦公室負責人、公司分管領(lǐng)導簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應按時歸還檔案，檔案管理人員應對歸還的檔案進行認真檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時查明原因并追究責任。五、巡察檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對保管期限已滿的巡察檔案進行鑒定。鑒定工作由巡察工作辦公室牽頭，組織檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務人員等組成鑒定小組進行。2.鑒定小組根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、查考利用價值等因素，對檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。3.對擬銷毀的檔案，應編制《巡察檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案的編號、題名、日期、責任者、保管期限等信息。（二）銷毀程序1.《巡察檔案銷毀清冊》經(jīng)巡察工作辦公室負責人審核、公司分管領(lǐng)導批準后，方可進行銷毀。2.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程符合規(guī)定要求。監(jiān)銷人員應在銷毀現(xiàn)場進行監(jiān)督，并在銷毀清冊上簽字確認。3.銷毀方式應采用安全可靠的方法，