PAGE會計檔案查借閱制度一、總則（一）目的為了加強公司會計檔案的管理，規(guī)范會計檔案的查借閱行為，保證會計檔案的安全與完整，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《會計檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機構(gòu)、子公司的會計檔案查借閱管理。（三）定義1.會計檔案：是指公司在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。2.查借閱：是指因工作需要，公司內(nèi)部人員或外部相關(guān)單位、個人查閱或借閱公司會計檔案的行為。二、會計檔案的保管（一）保管部門及職責1.公司財務(wù)部門負責會計檔案的整理、裝訂、保管等工作，并指定專人負責會計檔案的日常管理。2.財務(wù)部門應(yīng)設(shè)置專門的會計檔案保管庫房或?qū)９?，確保會計檔案存放安全、有序，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等條件。（二）保管期限會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。具體保管期限按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。（三）檔案整理與裝訂1.會計憑證應(yīng)按月裝訂成冊，標明月份、年度、起止號數(shù)、憑證種類、張數(shù)，由裝訂人在裝訂線封簽處簽名或蓋章。2.會計賬簿應(yīng)按年打印，活頁賬應(yīng)撤出空白頁，裝訂成冊，并加具封面、封底，注明單位名稱、年度、月份、賬簿名稱、冊數(shù)、編號等。3.財務(wù)會計報告應(yīng)按年度裝訂成冊，加具封面，注明單位名稱、年度、月份、報表名稱、報出日期等，并由單位負責人、主管會計工作的負責人、會計機構(gòu)負責人（會計主管人員）簽名并蓋章。（四）檔案編號與標識1.財務(wù)部門應(yīng)對會計檔案進行統(tǒng)一編號，編號應(yīng)連續(xù)、清晰，便于查找和管理。2.在會計檔案的存放位置應(yīng)設(shè)置明顯的標識，注明檔案類別、年度、保管期限等信息。三、查借閱申請（一）內(nèi)部人員查借閱申請1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱會計檔案的，應(yīng)填寫《會計檔案查借閱申請表》（以下簡稱“申請表”），注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，并經(jīng)所在部門負責人簽字批準。2.申請表應(yīng)提交至財務(wù)部門，由財務(wù)部門負責人審核同意后，方可安排查閱。（二）外部單位查借閱申請1.外部單位因?qū)徲?、稅?wù)檢查、司法調(diào)查等工作需要查閱公司會計檔案的，應(yīng)出具單位介紹信、工作證明等相關(guān)文件，并填寫申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等。2.申請表應(yīng)提交至公司辦公室，由公司辦公室審核同意后，轉(zhuǎn)至財務(wù)部門。財務(wù)部門負責人應(yīng)根據(jù)具體情況進行審核，并報公司分管領(lǐng)導批準。（三）特殊情況查借閱申請1.因緊急業(yè)務(wù)需要，無法提前提交申請表的，申請人應(yīng)通過電話、郵件等方式向財務(wù)部門負責人說明情況，并在事后及時補辦申請手續(xù)。2.涉及公司重大經(jīng)濟事項、商業(yè)秘密等敏感信息的會計檔案查借閱申請，應(yīng)經(jīng)公司總經(jīng)理批準。四、查借閱審批（一）審批流程1.財務(wù)部門收到查借閱申請表后，應(yīng)首先對申請內(nèi)容進行初步審核，檢查申請手續(xù)是否齊全、查閱目的是否合理等。2.對于內(nèi)部人員查借閱申請，財務(wù)部門負責人審核同意后，即可安排查閱；對于外部單位查借閱申請，財務(wù)部門負責人審核通過后，應(yīng)報公司分管領(lǐng)導批準，公司分管領(lǐng)導批準后，方可安排查閱。3.對于涉及公司重大經(jīng)濟事項、商業(yè)秘密等敏感信息的會計檔案查借閱申請，財務(wù)部門負責人審核通過后，應(yīng)報公司總經(jīng)理批準，公司總經(jīng)理批準后，方可安排查閱。（二）審批意見1.審批人應(yīng)在申請表上簽署明確的審批意見，同意查閱的，應(yīng)注明查閱時間、查閱地點、查閱人員等信息；不同意查閱的，應(yīng)說明理由。2.審批意見應(yīng)留存?zhèn)洳椋鳛闀嫏n案查借閱管理的重要依據(jù)。五、查借閱實施（一）查閱規(guī)定1.查閱會計檔案時，查閱人員應(yīng)在財務(wù)部門指定的地點進行查閱，不得擅自將會計檔案帶出指定地點。2.查閱人員應(yīng)愛護會計檔案，不得在會計檔案上涂畫、標記、拆封、抽換等。3.查閱人員如需復印會計檔案資料的，應(yīng)經(jīng)財務(wù)部門負責人批準，并在復印件上加蓋財務(wù)部門印章。（二）借閱規(guī)定1.借閱會計檔案時，借閱人員應(yīng)填寫借閱清單，注明借閱檔案名稱、數(shù)量、借閱時間、歸還時間等信息，并經(jīng)財務(wù)部門負責人簽字批準。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前向財務(wù)部門提出申請，并經(jīng)財務(wù)部門負責人批準。3.借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的會計檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復制、摘錄、傳播會計檔案內(nèi)容。4.借閱人員歸還會計檔案時，財務(wù)部門應(yīng)進行認真核對，檢查檔案是否完整、有無損壞等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人員的責任。（三）陪同查閱與監(jiān)督1.對于外部單位查閱會計檔案，財務(wù)部門應(yīng)安排專人陪同查閱，負責解答查閱過程中的疑問，并對查閱過程進行監(jiān)督。2.陪同查閱人員應(yīng)嚴格遵守會計檔案查借閱制度，不得擅自離開查閱現(xiàn)場，不得干預(yù)查閱人員的正常查閱工作。六、查借閱登記與記錄（一）登記內(nèi)容1.財務(wù)部門應(yīng)建立會計檔案查借閱登記簿，對每一次查借閱申請進行詳細登記，登記內(nèi)容包括申請日期、申請人姓名、所在部門、查閱/借閱目的、查閱/借閱內(nèi)容、查閱/借閱時間、審批意見、查閱/借閱人員簽字等。2.對于外部單位查借閱會計檔案，還應(yīng)登記單位名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系電話等信息。（二）記錄保存1.會計檔案查借閱登記簿應(yīng)妥善保管，保存期限與會計檔案的保管期限一致。2.查借閱記錄應(yīng)真實、準確、完整，不得隨意涂改、銷毀。如有需要修改或補充記錄的，應(yīng)經(jīng)財務(wù)部門負責人批準，并注明修改或補充的原因及日期。七、保密與安全（一）保密措施1.查閱人員應(yīng)對所查閱的會計檔案內(nèi)容嚴格保密，不得向無關(guān)人員泄露。2.涉及公司商業(yè)秘密、財務(wù)數(shù)據(jù)等敏感信息的會計檔案，查閱人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務(wù)。3.財務(wù)部門應(yīng)加強對會計檔案查借閱過程的保密管理，對查閱現(xiàn)場進行必要的監(jiān)控，防止信息泄露。（二）安全保障1.財務(wù)部門應(yīng)確保會計檔案查借閱場所的安全，配備必要的安全設(shè)施，如防火設(shè)備、防盜設(shè)備等。2.在查借閱過程中，如發(fā)現(xiàn)會計檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)立即采取措施進行處理，并及時報告公司領(lǐng)導。3.對于因自然災(zāi)害、意外事故等不可抗力因素導致會計檔案受損的，應(yīng)及時組織搶救和修復，并按照相關(guān)規(guī)定進行處理。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準擅自查閱或借閱會計檔案的。2.查閱或借閱過程中違反查閱、借閱規(guī)定，如擅自將會計檔案帶出指定地點、在會計檔案上涂畫、標記、拆封、抽換、轉(zhuǎn)借他人、擅自復制或傳播會計檔案內(nèi)容等。3.泄露會計檔案內(nèi)容，造成公司商業(yè)秘密、財務(wù)數(shù)據(jù)等信息泄露的。4.未按規(guī)定進行查借閱登記或記錄，導致會計檔案查借閱管理混亂的。5.其他違反會計檔案查借閱制度的行為。（二）處理措施1.對于內(nèi)部人員違反會計檔案查借閱制度的，視情節(jié)輕重，給予批評教育、警告、罰款等處理；情節(jié)嚴重的，給予紀律處分，并追究相關(guān)責任。2.對于外部單位違反會計檔案查借閱制度的，公司有權(quán)拒絕其查閱或借閱申請，并要求其承擔相應(yīng)的法律責任；給公司造成損失的，應(yīng)依法賠償損失。3.對于因違反會計檔案查借閱制度導致會計檔案損壞、丟失、信息泄露等后果的，相關(guān)